Die 10 wichtigsten KPIs für Ihr Event (und wo sie diese finden)

“Wie erfolgreich war eigentlich Ihr Event?” Mit dieser Frage werden Sie als Eventplaner nach jeder Veranstaltung aufs Neue konfrontiert. Jetzt hilft es, konkrete Zahlen und Fakten parat zu haben, um Vorgesetzte, Sponsoren und Partner davon überzeugen, dass sich Ihre Investition bezahlt gemacht hat. In diesem Artikel erfahren Sie, warum KPIs wichtige Werkzeuge für die Erfolgsmessung von virtuellen und hybriden Events darstellen. 

Außerdem geben wir Ihnen maßgebende Event KPIs an die Hand, auf die Sie sich bei Ihrer nächsten Veranstaltung fokussieren sollten. Lernen Sie mehr über die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Gäste, damit Ihre Events künftig noch erfolgreicher werden!

Was sind Event KPIs?

Die Abkürzung KPI steht für das englische Wort “Key Performance Indicator”. Bezogen auf die Eventplanung sind KPIs wichtige Kennzahlen, mit denen Sie den Erfolg Ihrer hybriden und virtuellen Veranstaltungen messen und darstellen können. Wer KPIs misst, kann also überprüfen, ob die im Vorfeld festgelegten Ziele erreicht wurden und was aufgrund der erhobenen Daten in Zukunft besser gemacht werden sollte.

Warum sind Event KPIs wichtig?

Das Event als Marketing-Tool ist in erster Linie ein bewährtes Mittel, mit dem bestimmte Ziele erreicht werden sollen. Welche Absichten Sie mit Ihrem Event verfolgen, sollte daher im Vorfeld der Veranstaltung ganz klar durch Ziele definiert werden. Auf diese Weise machen Sie Ihr Event planbar sowie den Erfolg im Nachgang für sich und Ihre Sponsoren anhand vorab festgelegter Event KPIs messbar und sichtbar. Mit der regelmäßigen Erhebung der richtigen KPIs vor, während und nach dem Event lernen Sie zudem die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe besser kennen und können Ihre zukünftigen Veranstaltungen daraufhin optimieren. 

Übersicht: Event KPIs sind wichtig, um:

• den Erfolg Ihres Events messbar und sichtbar zu machen.
• mögliche Zielabweichungen zu überprüfen.
• den Erfolg von Events miteinander vergleichen zu können.
• die Wünschen und Bedürfnisse der Zielgruppe besser kennenzulernen.
• Ihre nächste Veranstaltung optimieren zu können.

Der Erfolg eines Events lässt sich sicherlich nicht zu 100 Prozent steuern, aber Sie können das Gelingen einer Veranstaltung anhand ausgewählter KPIs messbar machen, um daraus mithilfe der Erfolgsmessung nachträglich wichtige Learnings für die darauf folgenden Events zu generieren. Ganz nach dem Motto: Nach dem Event ist vor dem Event! 

Welche Event KPIs Sie konkret für Ihre Veranstaltung erkennen, tracken und auswerten sollten, hängt ganz von Ihrer Branche, Ihrer Zielgruppe und Ihren gesteckten Zielen ab. Deswegen stellen wir Ihnen die für die Online-Eventbranche wichtigsten KPIs vor, aus denen Sie die für sich entscheidenden Event KPIs individuell wählen können.

10 KPIs, die jeder Eventplaner kennen sollte

Die richtigen Event KPIs für Ihre Erfolgsanalyse zu bestimmten, zählt zu den wichtigsten Aufgaben als Event Planner. KPI ist dabei natürlich nicht gleich KPI – je nach Event werden verschiedene Größen herangezogen, um den Erfolg zu tracken und somit sichtbar zu machen. Wir zeigen Ihnen, die für die Veranstaltungsbranche wichtigsten Event KPIs, die sich bei der Erfolgsanalyse und der späteren Optimierung von Events bei Veranstaltungsplanern bewährt haben.

Event KPI #1: Event-Anmeldungen

Ein erster Anhaltspunkt, um den Erfolg eines Events zu messen, ist ganz eindeutig die Anzahl an Event-Anmeldungen. Achten Sie bei der Erhebung nicht nur darauf, wie viele Tickets Sie verkauft haben, sondern auch welche Zielgruppe sich besonders für Ihr Event interessiert. Ebenso kann der Ticketverkauf Aufschluss darüber geben, ob sich die im Vorfeld durchgeführten verkaufsfördernden Werbemaßnahmen positiv auf die Abverkaufszahlen ausgewirkt haben. Das ist der Fall, wenn sich die Anmeldungen zu Ihrem Event zeitlich mit dem Durchführen von Werbemaßnahmen decken. Sind die Anmeldungen für Ihr Event abgeschlossen, können Sie darüber hinaus die Ticketverkäufe mit den Zahlen von vergangenen Veranstaltungen oder auch mit zukünftigen Events vergleichen. 

Wo messe ich diese Event KPI? Die Event-Anmeldungen messen Sie am einfachsten direkt in Ihrer Event-Plattform (z.B. im Analytics Dashboard Ihrer Converve Plattform)

Event KPI #2: No-Show Rate

Ein ausgebuchtes Event garantiert nicht, dass es auch gut besucht wird. Dabei sind die Teilnehmer vor Ort zentraler Anhaltspunkt für den Erfolg Ihres Events – und das gilt nicht nur für in-person Veranstaltungen. Auch auf virtuellen Events verursachen angemeldete Nichtteilnehmer Kosten und reduzieren Ihren Gewinn, weil Sie mit einer größeren Menge an Gästen kalkuliert haben. So haben Sie beispielsweise mehr Datenvolumen auf den Event-Plattformen bestellt, als letztendlich benötigt wurde. Darüber hinaus ist es auch für Sponsoren und Referenten enttäuschend, wenn die Anwesenheit am Event geringer ausfällt, als erwartet. Die sogenannte No-Show-Rate ist daher ein häufig erhobenes Event KPI, die den prozentualen Anteil der Teilnehmer, die sich zwar für ein Event registriert haben, dann aber doch nicht erschienen sind, abbildet. Haben Sie viele No-Shows? Dann sollten Sie der Ursache auf den Grund gehen.

Beispiel: Von 100 Anmeldungen haben letztendlich nur 80 Personen am Event teilgenommen. Daraus ergibt sich eine No-Show-Rate von 20 Prozent.

Wo messe ich diese Event KPI? Die No-Show Rate können sie ganz einfach über den Check-In Bereich innerhalb von Converve messen.

Event KPI #3: Wiederkehrende Teilnehmer

Neben der Anzahl an Anmeldungen oder No-Shows stellt die Anzahl der wiederkehrenden Teilnehmer ebenso eine mögliche Messgröße dar, um mehr über den Erfolg Ihres Events zu erfahren. Denn je mehr wiederkehrende Teilnehmer ein Event hat, desto interessanter sind die Event-Inhalte für Ihre Zielgruppe und umso höher ist die Zufriedenheit der Event-Teilnehmer. Bei einer Veranstaltung mit einer hohen Anzahl an wiederkehrenden Teilnehmern geht das Eventkonzept auf. Wenn Teilnehmer jedoch gar nicht zu nachfolgenden Events wiederkommen, deutet das oft auf ein Problem hin, dem Sie auf den Grund gehen sollten.

Wo messe ich diese Event KPI? Über eine längere Zeit verfolgen Sie Ihre Kunden am besten über ein Sales & Marketing CRM wie Hubspot oder Pipedrive. Alternativ können Sie aber auch in Converve Gästelisten erstellen und einsehen, welche Ihrer ausgewählten Teilnehmer sich schon beim Event registriert hat.

Event KPI #4: Engagement-Rate

Sie möchten Ihre virtuellen und hybriden Events in eine aktive Community verwandeln und nicht bloß Webinar-Termine aneinanderreihen? Dann stellt die Erhebung der Engagement-Rate ein unerlässliches Event Planner KPI für Sie dar. Denn bei der Engagement-Rate, die auch als Aktivierungsrate oder Interaktionsrate bekannt ist, geht es darum, wie aktiv sich die Teilnehmer an Ihrem Event beteiligen und auch untereinander austauschen. Die Messung des Engagements kann dabei über mehrere Kennzahlen erfolgen:

• Anzahl der Downloads (an Aussteller-Ständen oder im Infobereich)
• Fragen und Kommentare im Live-Chat
• Fragen, Kommentare, Chat-Interaktionen im Live-Stream    
• Views, Shares, Likes und Kommentare von Videos   
• Anzahl geknüpfter Kontakte, zum Beispiel durch Kontaktanfragen oder den Tausch von analogen und digitalen Visitenkarten
• Zahl der Networking-Aktivitäten und die Zahl der daran Beteiligten

Das Ergebnis sagt sehr viel darüber aus, wie interessiert Ihre Community an Ihren Veranstaltungen ist. Je höher die Beteiligung an Ihrem Event, desto relevanter sind die Inhalte Ihrer Veranstaltung für Ihre Zielgruppe.

Wo messe ich diese Event KPI? Über Engagement innerhalb Ihrer Event Plattform gibt Ihnen unser Reporting Tool Aufschluss. Hier können Sie z.B. messen welcher Teilnehmer am meisten mit anderen interagiert.

Event KPI #5: Social Media Erwähnungen

Wer berichtet über Ihr Event in den sozialen Medien? Dies lässt sich mithilfe von im Vorfeld ausgewählten und kommunizierten Event-Hashtags ermitteln, die Event-Teilnehmer dann nutzen können, um auf ihren Social Media Kanälen über Ihr Event zu berichten. Durch die Beobachtung dieser Hashtags können Sie auswerten, wie oft, in welchen Netzwerken und von wem die Hashtags verwendet werden. 

Wo messe ich diese Event KPI? Ihre Social Media Erwähnungen finden sie ganz leicht innerhalb der jeweiligen App. Tippen Sie Ihr gewünschtes Hashtag dafür einfach in das Suchfeld unten links ein.

Event KPI #6: Social Media Engagement

Als Veranstalter können Sie Ihre Event-Hashtags selbst in Ihren Posts, Tweets und Beiträgen verwenden, um die direkte User-Reaktion in Form von Kommentaren, Shares, Likes oder der Anzahl neuer Abonnenten und Follower zu messen. Durch die Analyse dieser Kennzahlen können Sie auswerten wie hoch das Social-Media-Engagement für Ihr Event ist. Je häufiger ein Post zu Ihrem Event geteilt, geliked oder positiv kommentiert wird, umso besser für Ihre Veranstaltung.

Wo messe ich diese Event KPI? Das Engagement auf Social Media lässt sich am einfachsten in der jeweiligen App messen. Sie können bspw. das Engagement Ihrer LinkedIn Seite während des Zeitraums Ihrer Veranstaltung beobachten.

Event KPI #7: Umsatz

Nehmen Sie Eintritt für die Teilnahme an Ihrem Event, ist der Umsatz ein wichtiger Indikator für Ihre Erfolgsmessung. So können Sie anhand des Umsatzes ableiten, wie hoch die Nachfrage nach Ihren Events am Markt ist oder aber gezielt analysieren, wie sich der Umsatz genau zusammensetzt. Denn der Umsatz kann Ihnen einige Details über Ihre Zielgruppe verraten: Welche Ticketkategorien haben sich am besten verkauft? Wie gut läuft der Abverkauf von Frühbucher-Tickets im Vergleich zu den regulär bepreisten Tickets? Wie viel Umsatz haben Sie durch welche Zielgruppe erzielt?

Wo messe ich diese Event KPI? Den Umsatz Ihrer Tickets verfolgen Sie in Ihrer Ticketing-Plattform. Converve hat dieses Feature zusammen mit einer passenden Buchhaltungslösung integriert. Andere Eventerlöse lassen sich hier ebenfalls einsehen und als individuelle Rechnung exportieren lassen.

Event KPI #8: Gewinn

Nicht nur der Umsatz, sondern auch der tatsächliche Gewinn ist eine wichtige Kennzahl, die Sie im Rahmen Ihrer Erfolgsmessung erheben sollten. Denn der Gewinn gibt Aufschluss darüber, welche Kosten für zukünftige Events niedriger gehalten werden sollten und wo hinsichtlich des Kosten-Nutzen-Verhältnisses noch Optimierungsbedarf besteht. In welchen Punkten haben Sie Ihr Event-Budget überschritten? Wo hätten sich rückblickend höhere Investitionen gelohnt? Haben Sie alle Möglichkeiten vollständig ausgeschöpft?

Wie messe ich diese Event KPI? Den Gewinn errechnen Sie, indem Sie den gesamten Umsatz Ihrer Veranstaltung mit den gesamten Kosten gegenüberstellen.

Event KPI #9: Kundenzufriedenheit

Zufriedenheit ist das Einhorn, nach dem Sie jagen sollten, wenn es um die Analyse Ihrer Messdaten geht. Denn oftmals ist die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer ein besseres Indiz für den Erfolg Ihres Events als die Anzahl der verkauften Tickets. Wenn Teilnehmer mit wertvollen neuen Business-Kontakten die Veranstaltung verlassen, dann hat sich die Veranstaltung für Sie gelohnt, denn Networking und B2B-Matchmaking sind mittlerweile ebenso wichtig wie die Event-Inhalte selbst. 

Aber wie können Sie als Eventplaner die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer messen? Eine Möglichkeit besteht darin im Rahmen der Veranstaltung Umfragen zu versenden, um herauszufinden, was ihr Publikum interessiert, wie Ihren Gästen das Event gefallen hat und was sich die Teilnehmer zukünftig noch von Ihren Events erhoffen. So ein Umfragetool lässt sich auch problemlos in Ihre Converve Event Plattform integrieren. Gerne helfen wir dabei.

Event KPI #10: Ihre Wunsch-KPI

Für Events lassen sich viele verschiedene Metriken messen, aber nicht immer macht jede Sinn. Dafür ist Ihr Event mit großer wahrscheinlich zu einzigartig. Wenn Sie für Ihr Event besondere Statistiken benötigen, erstellen wir Ihnen ein ganz persönliches Dashboard. So müssen nicht nicht mehr selbst zum Taschenrechner greifen und haben alle Ihre wichtigsten Event KPIs auf einen Blick in Ihrer Plattform.

Event KPIs für Sponsoren 

Die Zufriedenheit der Event-Teilnehmer zu bewerten, ist eine wichtige Messgröße für den Erfolg zukünftiger Veranstaltungen. Aber was ist mit Ihren Sponsoren und Partnern, die Ihnen die Realisierung Ihrer Events ermöglichen? Mit welchen Event KPIs können Sie den Event-Erfolg stützen und somit die Zufriedenheit Ihrer Sponsoren fördern? 

Dass Sponsoren den Erfolg der Veranstaltung wesentlich anders wahrnehmen als die Teilnehmer, versteht sich von selbst. Um den Erwartungen der Sponsoren gerecht zu werden, können Schlüsselindikatoren wie die Abverkäufe nach der Veranstaltung, die bei der Veranstaltung generierten Leads sowie die steigenden Abonnentenzahlen auf den Social-Media-Profilen der Marke genutzt werden. Aber auch Downloadzahlen, Link-Klicks oder die Anzahl an Zuschauern im Live-Stream können in diesem Zusammenhang wertvolle Messgrößen sein, die von grundlegender Bedeutung sind, um alte und zukünftige Sponsoren für weitere Events zu gewinnen.

Erfolg lässt sich (nicht nur) an Event KPIs messen

Von der Planung, über die Durchführung bis zur Erfolgsanalyse: Event KPIs sind das Handwerkszeug jedes Eventplaners. Wer sich bei der Organisation von Veranstaltungen nur auf sein Bauchgefühl verlässt, kann letztendlich keine klare Aussage über das Gelingen des Events treffen. 

Aber nicht nur die Event KPIs sind für den Erfolg Ihrer Veranstaltungen ausschlaggebend. Denn eine gute Content-Marketing-Strategie nach Ihrem Event ist das Aushängeschild für nachfolgende Events. Nutzen Sie den Content aus den Live-Streams, Vorträgen, Roundtables und Workshops, den Sie während des Events generiert haben, um Ihre Veranstaltung intensiv nachzubereiten. Verbreiten Sie den aufbereiteten Content über Ihre sozialen Netzwerke, markieren Sie relevante Teilnehmer und laden Sie diese zum Teilen Ihrer Inhalte ein. 

Entwickeln Sie zum Beispiel ein Best-of-Video Ihres Events, das die Highlights Ihrer Veranstaltung transportiert oder veröffentlichen Sie einen Nachbericht auf Ihrem Blog, um Lust auf kommende Events zu machen. Denn die Nachbereitung des gelaufenen Events ist gleichzeitig die Vorbereitung des nächsten.

Converve ist eine All-in-one-Eventplattform und bietet Ihnen vollständige KPI Reports, mit denen Sie die Aktivitäten Ihrer Teilnehmer verfolgen können – von der ersten Einladungsmail über die Registrierung bis zur Erfolgskontrolle nach der Veranstaltung. Machen Sie mit Converve Networking auf Ihrem Event messbar und finden Sie heraus wer auf Ihrem Event die Top Networker waren. Sprechen Sie diese gezielt an und bauen Sie sich eine engagierte Networking Community für kommende Veranstaltungen auf! 

Sie haben Interesse mit Converve Ihr nächstes Event zu planen? Kontaktieren Sie uns und erzählen Sie von Ihrem Event!