10 Tipps für wirkungsvolle Event Newsletter

Event Newsletter sind ein wichtiges Werkzeug im Online-Marketing. Denn eine gut geplante und zielgruppengerechte Newsletter-Ankündigung im Vorfeld Ihrer Veranstaltung kann Ihnen wichtige Anmeldungen für Ihr Event einbringen. Aber auch im Anschluss an die Veranstaltung können Post Event Newsletter dazu dienen, möglichst langfristig mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu bleiben und diese über weitere Events aus Ihrem Haus zu informieren. Ganz nach dem Motto: Nach dem Event ist vor dem Event.

Vom gut gepflegten E-Mail-Verteiler bis hin zum ansprechenden Design: Es gibt viele Faktoren, die den Erfolg Ihres Event Newsletters beeinflussen können. In diesem Artikel geben wir Ihnen wertvolle Tipps an die Hand, mit denen Sie ab sofort noch effektivere Event Newsletter launchen und somit noch mehr Aufmerksamkeit auf Ihre Veranstaltung lenken können.

10 Tipps, für eine bessere Event Newsletter-Performance

Gut Ding will Weile haben: Das trifft auch auf die Erstellung von einem ansprechenden Event Newsletter zu. Schließlich sollten Sie nichts dem Zufall überlassen, wenn es um die Ansprache Ihrer Zielgruppe und die Rekrutierung von Teilnehmern für Ihre Veranstaltungen geht. Mit unseren zehn Tipps für Ihre nächste Event-Newsletter-Kampagne können Sie noch mehr aus der Performance Ihrer Mailings herausholen.

Tipp #1: Ein professionelles Newsletter-Tool verwenden

Als Eventplaner sollten Sie mit einem Newsletter-Tool arbeiten, das Ihnen die Features und Funktionen bietet, die für ein professionelles Mailing unerlässlich sind. Denn wer ein herkömmliches E-Mail-Programm für den Event Newsletter-Versand nutzt, nimmt ein hohes Fehlerpotenzial in Kauf und kann zudem keine Reportings erstellen, die für die Erfolgskontrolle von Events unverzichtbar sind.

Converve bietet Ihnen daher eine Komplettlösung, mit der Sie beliebig viele E-Mail-Kampagnen erstellen, speichern und versenden können und die Ihnen zusätzlich eine große Auswahl an weiteren Features und Funktionen zur Verfügung stellt. 

Tipp #2: Mit der Betreffzeile neugierig machen 

Die Betreffzeile ist Ihr persönliches Aushängeschild und das Erste, was der Empfänger von Ihrem Event Newsletter wahrnimmt. Je überzeugender der Betreff Ihrer E-Mail, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Newsletter geöffnet wird. Die Betreffzeile muss also den Empfänger überzeugen und die Neugier auf mehr wecken. Damit der Betreff die Open Rate Ihrer E-Mail-Kampagne nach oben treibt, sollten Sie sich daher besonders viel Mühe mit der Formulierung geben. 

So bringen Sie die Betreffzeile auf den Punkt:

• Für eine optimale Ansicht auf Desktop, Smartphone oder Tablet empfiehlt sich eine Betreff-Länge von circa 50 Zeichen.
• First Things First: Die Kernbotschaften gehören an den Anfang der Betreffzeile. Relevante Aufhänger für Ihre Betreffzeile sind:
• Eventankündigung
• Anmeldefrist
• early-bird-Tickets / last-minute-Tickets
• Top-Speaker auf dem Event
• Weitere Event Highlights
• Mit einer personalisierten Ansprache können Sie die Öffnungsrate erhöhen.
• Vorsicht vor Spam-Filtern: Damit Ihr Event Newsletter nicht direkt im Spam-Folder landet, sollten zu werbliche Formulierungen wie “gratis”, “umsonst” oder “dringend” vermieden werden. Auch mit Sonderzeichen und Emojis treten Sie in die Spam-Falle. 

Tipp #3: Nutzen Sie den Preheader

Mittlerweile werden E-Mail Preheader in fast allen Postfächern der großen E-Mail Provider sowohl am PC-Bildschirm als auch auf dem Smartphone oder Tablet angezeigt. Sie geben Ihren Abonnenten einen Vorgeschmack auf den Inhalt Ihres Newsletters. Lassen Sie diese kurze Vorschau keinesfalls ungenutzt, sondern nehmen Sie sich diesen Platz, um relevante Inhalte kurz anzuteasern und den Leser neugierig zu machen. 

Tipp #4: Mit personalisiertem Event Newsletter Nähe schaffen

Auch wenn Ihr Event Newsletter an viele Empfänger verschickt wird, richtet sich das Medium E-Mail doch immer an eine Person und hat daher stets einen persönlichen Charakter. Deshalb empfehlen wir Ihnen, bei der Formulierung Ihrer Mailings auf eine direkte Ansprache zu setzen. Schon in der Betreffzeile zeigt sich, welche Wirkung die personalisierte Anrede auf die Empfänger hat. Daher sollten Sie auch im weiteren Verlauf der E-Mail darauf setzen. Verwenden Sie je nach Zielgruppe die Anrede mit Vorname oder Nachname und wählen Sie eine allgemeinere Form der Anrede, wenn Ihnen der Name nicht bekannt ist, zum Beispiel  “Liebe Event-Freunde”. Damit nicht genug – auch die nachfolgenden E-Mail-Elemente lassen sich personalisieren. 

1. Die Anrede

Eröffnen Sie Ihren Event Newsletter mit einer persönlichen Anrede, um bereits mit der ersten Zeile das Eis zu brechen.

2. Der Absender

Sorgen Sie für mehr Nähe, indem Sie dem Empfänger zeigen, dass hinter Ihrem Event Newsletter echte Menschen stehen:

• Julia von Converve
• Ihr Eventplaner Ben
• Kai Marketing Manager von Firma XY

3. Bilder und grafische Elemente

Anhand gesammelter Daten lässt sich viel über die Interessen und Vorlieben der Empfänger herausfinden. Ebenso das Alter oder das Geschlecht können hilfreich sein, um das Bildmaterial ganz gezielt auf Ihre Abonnenten abzustimmen und eventuell sogar mit Namen des Empfängers zu individualisieren. 

4. Der Mailingtext

Damit auch das Anschreiben in Ihrem Event Newsletter eine persönliche Note erhält, können Sie im Text mit Platzhaltern arbeiten, die später durch den Namen des Empfängers ersetzt werden.

5. Der Link oder Call-to-Action

Möchten Sie eine Verlinkung oder einen Call-to-Action besonders aufmerksamkeitsstark in Szene setzen? Dann können Sie auch hier eine personalisierte Ansprache wählen und Ihre Klickraten erhöhen. 

• Sichern Sie sich jetzt Ihr Ticket, Herr Meier.
• Unsere Empfehlungen für Dich, Simone.

6. Die Grußformel

Auch unpersönliche Grüße lassen sich ganz einfach durch eine personalisierte Grußformel ersetzen.

Zusatztipp: Wenn Sie die Informationen über frühere Besuche Ihrer Veranstaltungen gespeichert haben, können Sie diese Infos natürlich auch für die Personalisierung nutzen. Im Sinne von „Ihnen hat das Event X gefallen? Dann werden Sie die Veranstaltung Y lieben!“

Tipp #5: Auf die Bildgröße achten 

Bilder emotionalisieren Ihren Event Newsletter – keine Frage. Aber beachten Sie dabei, dass immer mehr Menschen Ihre E-Mails über das Smartphone öffnen. Schauen Sie daher ganz genau auf die Datenmenge, die Sie verschicken. Um sparsam mit dem Datenvolumen umzugehen, sollten Sie die Größe Ihrer Bilder und Anhänge so klein wie möglich halten. Fügen Sie außerdem ALT-Texte zu den Bildern hinzu. Denn das automatische Laden von Bildern im Browser oder im E-Mail-Client kann unterdrückt werden. Alle Empfänger, die mobile lesen, werden es Ihnen danken.

Tipp #6: Mit dem Call-to-Action Leads generieren

Was soll Ihr Kunde tun, wenn er Ihren Event Newsletter geöffnet hat? Versäumen Sie es nicht, den Leser durch einen Call-to-Action (CTA) zum Handeln aufzufordern. Denn der Berührungspunkt zwischen Ihren Abonnenten und der Teilnahme an Ihrem Event ist der Call-to-Action, den Sie durch einen auffälligen und klar formulierten CTA-Button in ihrem Event Newsletter prominent platzieren sollten. So sollte der Call-to-Action direkt in den ersten 20 Prozent der E-Mail auftauchen, damit er auch über mobile sofort ins Auge fällt.   

Erhöhen Sie die Klickrate Ihres Call-to-Action-Button außerdem durch:

• klare und kontrastreiche Farbe
• einen deutlichen Button-Text, zum Beispiel “Event-Ticket buchen”
• einen weißen Hintergrund
• eine rechteckige Button-Form
• einen komplementären Rand

Wir empfehlen, über A/B-Tests die beste Performance herauszufinden.

Tipp #7: Event Newsletter automatisieren und Effektivität steigern

Automatisierte E-Mails oder auch Trigger-Mails sind Mailings, die anlassbezogen versendet werden. Der Anlass (Trigger) ist ein vorab definiertes Ereignis, zum Beispiel der Geburtstag eines Empfängers sowie die Teilnahme an oder Anmeldung zu einem Event. Trigger Event Newsletter können die Wahrnehmung für Ihre Events stärken, die Teilnehmerzahlen erhöhen oder die Zahl an Newsletter Abonnenten vergrößern. 

Ein Beispiel für Trigger Newsletter sind sogenannte Post Event Newsletter, die in Form von Kundenbefragungen und Kundenbewertungen zum Einsatz kommen können. Aber auch Dankeschön-Mailings, die z. B. nach der Anmeldung zu einem Event verschickt werden und beispielsweise einen Rabatt-Code für die nächste Veranstaltung enthalten, erfreuen sich großer Beliebtheit. 

Tipp #8: Den perfekten Versandzeitpunkt wählen

Versandzeiten werden generell wenig beachtet, dabei haben Sie einen wesentlichen Einfluss auf das Öffnen und Lesen von Newslettern. Denn Sie erreichen Ihre potenziellen Event-Teilnehmer in der Regel am besten, wenn diese gerade online sind und sich mit ihrem Postfach beschäftigen. Je nach Zielgruppe sollten Sie dabei von einem unterschiedlichen Nutzerverhalten ausgehen: Empfänger aus dem B2C-Bereich öffnen Ihren Event Newsletter eher in den Morgen- und Abendstunden, während Empfänger aus dem B2B-Bereich am besten in der Arbeitszeit zu erreichen sind. Sie sollten daher nicht versäumen, durch gezieltes Testen herausfinden, wie sich insbesondere Ihre Zielgruppe verhält. Die besten Öffnungsraten erzielen Newsletter, die am Abend gegen 20 Uhr versendet werden. 

Tipp #9: Eine einfache Abmeldefunktion 

Jeder Eventplaner weiß, mit einem gut gepflegten E-Mail-Verteiler steht und fällt der Erfolg Ihrer Event-Newsletter-Kampagne. Umso wichtiger ist es, dass Sie mit den rechtlichen Regelungen von E-Mail-Marketing-Aktionen vertraut sind. So muss Ihr Event Newsletter über eine Abmeldefunktion verfügen und Sie dürfen außerdem nur Personen anschreiben, die bereits Teilnehmer Ihrer Veranstaltung waren oder sich in Ihren Verteiler persönlich eingetragen haben. 

Niemand möchte gern seine wertvollen Abonnenten verlieren – trotzdem sollten Sie es den Empfängern so einfach wie möglich machen, sich aus ihrem Verteiler wieder auszutragen – am besten mit nur einem Klick!

Tipp #10: Eine sorgfältige Qualitätskontrolle

Fehlerhafte Event Newsletter sind nicht nur ärgerlich, sie wirken auch unprofessionell und werfen ein schlechtes Licht auf Ihre Veranstaltungen. Überprüfen Sie daher Ihren Content vor dem Versand auf Tippfehler, Rechtschreibung, korrekte Verlinkungen, eine einwandfreie Newsletterabmeldefunktion und vor allem auch auf die richtigen Eckdaten zu Ihrem Event. 

Fazit: Investieren Sie Zeit in Ihren Event Newsletter

Newsletter sind ein wichtiger Bestandteil im Eventmarketing, um Ihre Zielgruppe zu erreichen, zu informieren und für Ihre Events zu gewinnen. Damit Ihr Event Newsletter bestmöglich performt, können Sie auf eine Vielzahl an gestalterischen Möglichkeiten zurückgreifen, die Sie allerdings wohl dosiert und gut überlegt einsetzen sollten. Damit Ihr Newsletter den gewünschten Erfolg mit sich bringt, sollten Sie sich lieber etwas mehr Zeit nehmen – es lohnt sich. Unsere zehn Tipps helfen Ihnen dabei, die Effektivität Ihrer Newsletter-Kampagnen nachhaltig zu erhöhen.