Einladung zur Veranstaltung: Save the Date, Einladung, Erinnerung und Nachfassen mit Vorlagen

Rund 2,02 Millionen Präsenzveranstaltungen zählt der Meeting- & EventBarometer 2026 für Deutschland im Jahr 2025. Herausgegeben wird er vom Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren (EVVC), dem German Convention Bureau (GCB) und der Deutschen Zentrale für Tourismus (DZT). Für Ihre Einladung heißt das: Sie konkurriert nicht mit dem Arbeitsalltag Ihrer Gäste, sondern mit vielen anderen Einladungen. Eine schön formulierte Mail allein gewinnt diesen Wettbewerb selten.

Zur Einladung einer B2B-Veranstaltung gehören meist mehrere Nachrichten: Save the Date, Einladung, Bestätigung, Erinnerung und Nachfassen. Jede erfüllt eine eigene Aufgabe und sollte zum aktuellen Stand des Empfängers passen. Wer bereits angemeldet ist, braucht andere Informationen als jemand, der noch über die Teilnahme entscheidet. Vor dem Versand müssen außerdem die Voraussetzungen für eine Ansprache per E-Mail geklärt sein.

Dieser Artikel führt durch den Versandablauf und bietet sieben Vorlagen zum Anpassen. Dazu kommen Hinweise zu Einwilligung, Zustellung und Erfolgsmessung, damit jede Nachricht ihre Aufgabe erfüllt.

Was zu einer Einladung zur Veranstaltung gehört

Die Einladung begleitet Ihre Gäste über mehrere Schritte bis zur Veranstaltung. Ein Beispiel zeigt, welche Information zu welchem Zeitpunkt hilfreich ist.

Denken Sie an die Einkaufsleiterin eines mittelständischen Maschinenbauers, die zum ersten Mal zu Ihrem Branchentag kommen soll. Ein halbes Jahr vorher braucht sie nur ein Datum, das sie blockieren kann. Acht Wochen vorher braucht sie einen Grund, zwei Tage aus dem Büro zu gehen, und ihr Geschäftsführer braucht diesen Grund auch. Am Abend vor der Veranstaltung braucht sie nur noch eine Information: wann und wo ihr erstes Gespräch stattfindet. Drei Momente, drei verschiedene Schreiben.

Die letzte Spalte entscheidet, wer welches Schreiben bekommen darf. Darauf kommen wir gleich zurück. Wie Sie Budget und Kanäle über die gesamte Kampagne verteilen, beschreibt unser Eventmarketing-Plan für B2B-Veranstalter; dieser Beitrag konzentriert sich auf die Schreiben selbst. Für Gestaltung, Betreffzeilen und Versandzeit eines regelmäßigen Newsletters helfen unsere 10 Tipps für wirkungsvolle Newsletter rund um Ihre Veranstaltung. Und falls ein internationaler Gast ein Schreiben für sein Visum braucht: Das ist ein eigenes Dokument mit eigenen Regeln, das wir im Beitrag zum Einladungsschreiben für das Visum erklären.

Bevor Sie schreiben: wen Sie einladen dürfen

Die Spalte “Werbung” in der Tabelle ist keine Formalie. In Deutschland gilt Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) als unzumutbare Belästigung. Das gilt auch gegenüber Geschäftskontakten. Ein Save the Date und eine Einladung zu Ihrer Veranstaltung sind Werbung in diesem Sinn.

Eine Ausnahme regelt § 7 Abs. 3 UWG. Sie greift nur, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

1. Sie haben die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten, etwa einem Ticket für die Vorjahresveranstaltung.
2. Sie bewerben eine eigene, ähnliche Leistung, zum Beispiel die nächste Ausgabe derselben Veranstaltung.
3. Der Kunde hat nicht widersprochen.
4. Sie weisen bei der Erhebung und in jeder Mail klar auf das Widerspruchsrecht hin.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergänzt zwei Pflichten. Nach Art. 7 Abs. 1 müssen Sie eine Einwilligung nachweisen können. Nach Art. 7 Abs. 3 muss der Widerruf so einfach sein wie die Erteilung. In der Praxis heißt das: Double-Opt-in bei der Anmeldung zum Verteiler und ein Abmeldelink in jedem werblichen Schreiben.

Ein Beispiel macht die Grenze greifbar. Ein Partnerverband überlässt Ihnen seine Teilnehmerliste vom Vorjahr, 800 Adressen, sauber sortiert. Für Ihre Einladung ist diese Liste wertlos, denn die Einwilligung gilt für den Verband, nicht für Sie. Lassen Sie den Partner stattdessen selbst an seine Liste versenden, mit Ihrem Text und einem eigenen Anmeldecode.

Für das Nachfassen ist ein Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) wichtig. Er hat 2018 entschieden, dass auch eine Bitte um Bewertung per E-Mail Direktwerbung ist, selbst wenn sie zusammen mit einer Rechnung verschickt wird (BGH, Urteil vom 10. Juli 2018, VI ZR 225/17). Die Feedbackbefragung nach Ihrer Veranstaltung braucht also dieselbe Grundlage wie die Einladung. Anders die Schreiben an Angemeldete: Bestätigung, Erinnerung und Ablaufinformation dienen der Durchführung der Anmeldung, solange sie keine Werbung enthalten.

Dieser Abschnitt ist ein Hinweis, kein Rechtsrat für Ihren Einzelfall. Wie Sie Einwilligungen bei der Anmeldung einholen und dokumentieren, fassen unsere Expertentipps zur DSGVO bei Veranstaltungen zusammen. Die beste Einladung ist die, die Sie verschicken dürfen.

Warum der Kalender allein nicht reicht

Nach der Auswahl der Empfänger geht es um den richtigen Zeitpunkt. Ein gemeinsamer Versandkalender ist hilfreich, sollte aber berücksichtigen, wer sich bereits angemeldet hat. Registrierungsdaten des Dienstleisters Maritz zeigen, warum diese Unterscheidung wichtig ist.

Für Ihre Einladungen folgen daraus drei Dinge. Erstens läuft die Einladungsphase bis in die letzte Woche, denn ein großer Teil des Publikums entscheidet erst dann. Zweitens bekommt jede späte Anmeldung sofort die Schreiben, die ihr fehlen: Bestätigung und Ablaufinformation in einem Zug, nicht die Mail “Noch sechs Wochen bis zum Start”. Drittens trifft die späte Entscheidung vor allem die Erstbesucher, also genau die Einkaufsleiterin aus dem Beispiel oben. Wer Neukunden gewinnen will, darf die Einladungen an neue Kontakte nicht nach dem Frühbucherpreis einstellen.

Die Zahlen stammen aus dem US-Markt. Prüfen Sie deshalb Ihre eigene Anmeldekurve aus dem Vorjahr, bevor Sie den Zeitplan festlegen. Die Richtung gilt trotzdem.

Der Ablauf: sieben Schreiben in vier Phasen

Die folgenden sieben Nachrichten begleiten unterschiedliche Phasen der Teilnahme. Ihre Zeitangaben beziehen sich auf den Veranstaltungstag: „T-7 Tage“ bedeutet eine Woche vorher. Nutzen Sie die Angaben als Ausgangspunkt für einen ein- bis zweitägigen Fachkongress oder Branchentag und passen Sie sie an Ihre Vorlaufzeit an.

Die Vorlagen unten sind bewusst schlicht. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern, streichen Sie, was nicht passt, und halten Sie jedes Schreiben so kurz, dass es auf einen Handybildschirm passt. Zahlen in den Vorlagen sind Platzhalter: Setzen Sie nur Werte ein, die Sie aus Ihren eigenen Daten belegen können.

1. Das Save the Date

Das Save the Date hat eine einzige Aufgabe: einen Kalendereintrag. Programm und Preise gehören noch nicht hinein. Verschicken Sie es erst, wenn Ort und Termin vertraglich gesichert sind, denn eine Verschiebung nach dem Save the Date kostet Vertrauen.

Betreff: Save the Date: [Name der Veranstaltung] am [Datum] in [Stadt]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

bitte merken Sie sich den [Datum] vor. An diesem Tag treffen sich in [Stadt] [Zielgruppe, zum Beispiel Einkaufsverantwortliche aus der Zulieferindustrie] zum [Name der Veranstaltung].

Programm und Anmeldung folgen im [Monat]. Den Termin können Sie schon jetzt in Ihren Kalender übernehmen.

[Termin in den Kalender übernehmen]

Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Funktion]

[Hinweis auf Widerspruchsrecht und Abmeldelink]

2. Die Einladung

Die Einladung muss einen guten Grund liefern, und zwar einen, den die Empfängerin auch ihrem Geschäftsführer nennen kann. Im B2B ist das selten der Veranstaltungsort. Meist ist es die Frage, wen sie dort trifft und was sie danach mitbringt. Trennen Sie die Zielgruppen deshalb vor dem ersten Satz: Ein Stammgast will wissen, was neu ist, eine Erstbesucherin will wissen, wer kommt.

Betreff: [Name der Veranstaltung]: [Anzahl] [Einkäufergruppe] treffen [Anbietergruppe] am [Datum] in [Stadt]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

am [Datum] bringen wir in [Stadt] [Anzahl] [Einkäufergruppe] mit [Anzahl] [Anbietergruppe] zusammen. Steht [konkretes geschäftliches Thema] in diesem Jahr auf Ihrer Liste, finden Sie dort die passenden Gesprächspartner.

Nach der Anmeldung können Sie ab dem [Datum] Gespräche mit anderen Teilnehmenden anfragen. Die Anmeldung ist bis zum [Datum] möglich.

[Jetzt anmelden]

Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Funktion]

[Hinweis auf Widerspruchsrecht und Abmeldelink]

Ein kleiner Zusatz hilft bei der Freigabe: zwei, drei Sätze unter der Überschrift “Was Sie mitnehmen”, die sich unverändert an den Vorgesetzten weiterleiten lassen. So schreiben Sie die Begründung, die Ihre Einkaufsleiterin sonst selbst formulieren müsste.

3. Der letzte Aufruf

Der letzte Aufruf geht nur an Kontakte, die sich noch nicht angemeldet haben. Gleichen Sie die Liste deshalb vor jedem Versand mit den Anmeldungen ab. Wer sich angemeldet hat und trotzdem “Sichern Sie sich Ihren Platz” liest, zweifelt an Ihrer Organisation.

Betreff: Anmeldung bis [Datum]: [Name der Veranstaltung]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

in [Anzahl] Tagen beginnt [Name der Veranstaltung]. [Konkreter Stand, zum Beispiel: Die Terminbuchung ist geöffnet, und Unternehmen wie [Firma] und [Firma] haben ihre Teilnahme bestätigt.]

Die Anmeldung schließt am [Datum].

[Jetzt anmelden]

[Hinweis auf Widerspruchsrecht und Abmeldelink]

Nennen Sie nur Fristen, die es wirklich gibt: das Ende einer Preisstufe, den Anmeldeschluss, den Schluss der Terminbuchung. Künstliche Knappheit fällt im B2B schnell auf. Ihr Verteiler erinnert sich im nächsten Jahr daran.

4. Die Anmeldebestätigung

Die Bestätigung ist das Schreiben, das Gäste später im Postfach suchen. Geben Sie ihm deshalb die praktischen Aufgaben: Ticket oder QR-Code, eine Kalenderdatei und einen Satz dazu, was als Nächstes passiert. Die Kalenderdatei im ICS-Format (iCalendar, ein offener Standard nach RFC 5545) übernehmen Outlook, Google Kalender und Apple Kalender mit einem Klick.

Betreff: Ihre Anmeldung zu [Name der Veranstaltung] am [Datum]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

vielen Dank für Ihre Anmeldung. Ihr Ticket mit QR-Code finden Sie unten, die Kalenderdatei im Anhang.

Wie es weitergeht: Ab dem [Datum] können Sie Gespräche mit anderen Teilnehmenden anfragen. Zwei Tage vor der Veranstaltung erhalten Sie Ihren persönlichen Ablauf mit allen Informationen zu Anreise und Check-in.

[In den Kalender übernehmen] · [Anmeldung verwalten]

Den QR-Code scannen Ihre Gäste am Eingang, und davon hängt ab, wie schnell die Schlange am Check-in kleiner wird. Wie viele Stationen Sie dafür brauchen, rechnen wir im Beitrag zu Check-in und Badgedruck auf Messen vor. Werbung für Zusatzangebote gehört nicht in die Bestätigung, sonst wird aus dem Anmeldeschreiben ein werbliches Schreiben.

5. Die Erinnerung mit Rückbestätigung

Eine Woche vorher ist die Erinnerung mehr als ein Hinweis. Sie bittet um eine Rückbestätigung der Teilnahme und jedes gebuchten Termins, jeweils mit einem Klick. Was unbestätigt bleibt, geht zurück in den Pool, solange andere den Platz noch nutzen können.

Betreff: In einer Woche: Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme an [Name der Veranstaltung]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

in einer Woche beginnt [Name der Veranstaltung]. Für Sie sind [Anzahl] Gespräche gebucht. Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme und Ihre Termine, oder sagen Sie ab, was nicht mehr passt.

Sie können nicht selbst kommen? Nennen Sie uns eine Kollegin oder einen Kollegen, wir übertragen die Anmeldung.

[Teilnahme und Termine bestätigen] · [Termine ansehen]

Die Frage nach der Stellvertretung ist im B2B oft wertvoller als die Erinnerung selbst. Hat sich die Woche Ihrer Einkaufsleiterin gefüllt, schickt sie vielleicht ihren Stellvertreter, statt einfach nicht zu erscheinen. Dass Erinnerungen wirken, ist gut belegt, allerdings aus einem anderen Feld: In einer Cochrane-Übersicht über acht randomisierte Studien mit 6.615 Teilnehmenden stieg die Wahrnehmung von Arztterminen mit SMS-Erinnerung von 67,8 auf 78,6 Prozent (Gurol-Urganci und andere, Cochrane, 2013). Für Termine auf Veranstaltungen gibt es keine vergleichbare Studie, versprechen Sie also keinen genauen Effekt. Wie Sie Ausfälle sauber messen, zeigt unser Beitrag zu No-Shows auf B2B-Events.

6. Die Ablaufinformation

Zwei Tage vorher wollen Gäste keine Argumente mehr, sondern Informationen. Die Ablaufinformation beantwortet jede Frage, die sonst am Empfang gestellt würde. Halten Sie sie gut überfliegbar:

• Anreise: Adresse, nächste Haltestelle, Parken und der richtige Eingang.
• Check-in: Öffnungszeit, noch einmal der QR-Code und welcher Ausweis nötig ist.
• Programm: die drei oder vier festen Punkte des Tages und ein Link zum vollständigen Programm.
• Persönlicher Terminplan: jedes bestätigte Gespräch mit Uhrzeit, Tisch und Gesprächspartner.
• Praktisches: WLAN, Garderobe, Kleiderordnung und eine Telefonnummer für den Veranstaltungstag.

Betreff: Ihr Ablauf für [Name der Veranstaltung]: Termine, Anreise, Check-in

Sehr geehrte Frau [Nachname],

wir freuen uns auf Sie am [Wochentag]. Unten finden Sie alles Wichtige, auch Ihre [Anzahl] Gespräche.

[Persönlicher Terminplan als kurze Liste]

[Anreise und Check-in]

Wer sich in den letzten beiden Tagen anmeldet, bekommt dieses Schreiben direkt nach der Bestätigung. Genau dafür ist die Auslösung nach Stand gedacht.

7. Das Nachfassen

Nach der Veranstaltung trennen Sie das Nachfassen danach, was die Menschen getan haben. Teilnehmende erhalten einen Dank, die Kontaktdaten ihrer Gesprächspartner und Unterlagen zu den Vorträgen. Angemeldete, die nicht gekommen sind, erhalten eine kurze, freundliche Nachricht mit Aufzeichnungen oder Folien, ohne Vorwurf.

Betreff: Danke für Ihren Besuch: Ihre Kontakte von [Name der Veranstaltung]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

vielen Dank, dass Sie dabei waren. Unten finden Sie die Kontaktdaten aus Ihren [Anzahl] Gesprächen, damit Sie anknüpfen können, solange die Gespräche frisch sind.

[Kontakte] · [Unterlagen zu den Vorträgen]

Die Befragung verschicken Sie besser in einem eigenen Schreiben. Kontakte und Fragebogen konkurrieren um Aufmerksamkeit, und meist gewinnen die Kontakte. Denken Sie an das BGH-Urteil von oben: Die Befragung braucht eine Einwilligung oder die Bestandskundenausnahme. Welche Fragen Sie Besuchern, Ausstellern und Referenten stellen und wann, beschreibt unser Leitfaden zum Feedback nach der Veranstaltung.

Persönliche Einladungen für Entscheider

Nicht jeder Gast gehört in den Serienversand. Vorstände, Ehrengäste, Referenten und die wichtigsten Einkäufer bekommen eine persönliche Einladung, die zu dem Weg passt, auf dem diese Menschen ihre Termine verwalten.

• Lassen Sie die Einladung von der Person unterzeichnen, die der Gast kennt, etwa der Geschäftsführung oder dem Verbandspräsidium.
• Beziehen Sie die Assistenz ein. In vielen Häusern führt sie den Kalender, und eine Mail an sie mit allen Angaben spart drei Rückfragen.
• Machen Sie die Zusage einfach: eine Antwort per Mail reicht, das Anmeldeformular füllt Ihr Team aus.
• Fragen Sie bei Gästen, mit denen Sie ohnehin in Kontakt stehen, etwa zwei Wochen vorher persönlich nach, wenn keine Antwort kam. Ein kurzer Anruf aus Ihrem Büro wirkt bei ihnen stärker als ein letzter Aufruf.

Für Einkäufer ist ein Argument besonders stark: Termine, die schon vor der Anreise im Kalender stehen. “Vier Gespräche mit Anbietern, die wir gerade prüfen” ist für den Geschäftsführer ein konkreterer Grund als “ein interessantes Programm”. Die Einladung sollte deshalb sagen, ab wann Gesprächsanfragen möglich sind, und die Erinnerung sollte die gebuchten Termine nennen.

Mit Converve versenden Sie Einladungen, Neuigkeiten und Erinnerungen an Teilnehmergruppen direkt aus dem Modul für Marketing und Analysen. Termine planen Sie in einer konfigurierbaren Meeting-Matrix mit Zeitfenstern und Tischen. So können Erinnerungen Gesprächspartner und Tisch jedes bestätigten Termins nennen, und nach der Veranstaltung zeigt das Reporting Anfragen, Termine und Annahmequoten.

Zustellung und Erfolgsmessung

Die besten Vorlagen nützen nichts, wenn sie im Spamordner landen. Seit dem 1. Februar 2024 verlangt Google von allen, die mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Konten senden, eine Authentifizierung mit SPF, DKIM und DMARC. Diese drei Einträge im Domainsystem belegen, dass eine Mail wirklich von Ihrer Domain stammt. Werbliche Mails müssen eine Abmeldung mit einem Klick anbieten, und die Spamrate in Googles Postmaster Tools muss unter 0,3 Prozent bleiben (Google Workspace Admin-Hilfe, Richtlinien für E-Mail-Absender).

Daraus folgt eine einfache Regel. Trennen Sie werbliche Einladungen von den Schreiben an Angemeldete, am besten auch technisch über getrennte Versandwege. Eine Einladung, die manche Empfänger als Spam markieren, soll nicht die Bestätigung mit dem Ticket in den Spamordner ziehen.

Messen Sie dann, was Ihre Gäste tun, nicht was ihr Postfach meldet. Öffnungsraten sind unzuverlässig geworden, weil manche Mailprogramme Bilder aus Datenschutzgründen vorab laden und damit jede Mail als geöffnet zählen. Aussagekräftiger sind diese Werte:

• Anmeldungen je Versand der Einladung, getrennt nach Zielgruppe.
• Anteil der Rückbestätigungen nach der Erinnerung.
• Erscheinensquote am Check-in und Anteil der geführten Termine.
• Abgesagte Termine, die rechtzeitig wieder vergeben wurden.

Diese Zahlen beantworten die Frage, die Ihre Geschäftsführung nach der Veranstaltung stellt: Welche Schreiben haben Gäste gebracht? Klicken viele auf den Anmeldelink, ohne die Anmeldung abzuschließen, liegt das Problem oft nicht in der Einladung, sondern im Formular. Wie Sie Abbrüche dort senken, zeigt unser Beitrag zum Anmeldeprozess für Veranstaltungen ohne Absprung.

Fazit

Ein stimmiger Einladungsablauf gibt jedem Empfänger die Informationen, die gerade gebraucht werden. Klären Sie die Voraussetzungen für den Versand, berücksichtigen Sie bereits erfolgte Anmeldungen und planen Sie auch späte Zusagen ein. Erinnerungen mit einer einfachen Möglichkeit zur Rückbestätigung, Absage oder Vertretung helfen anschließend bei der verlässlichen Planung.

Halten Sie danach die Wege sauber. Trennen Sie Werbung von Anmeldeschreiben, folgen Sie den Absenderregeln und messen Sie Anmeldungen, Rückbestätigungen und Erscheinen statt Öffnungen. Dann erreicht die Einkaufsleiterin aus unserem Beispiel ihren ersten Termin pünktlich. Und ihr Geschäftsführer genehmigt auch die nächste Reise.

Sie möchten Einladungen, Terminbestätigungen und Erinnerungen auf einer Plattform verbinden? Sprechen Sie mit Converve.

Häufig gestellte Fragen

Wie schreibe ich eine Einladung für eine Veranstaltung?

Nennen Sie in den ersten zwei Sätzen Anlass, Datum, Ort und einen konkreten Grund zur Teilnahme, im B2B meist die Menschen, die der Gast dort trifft. Danach folgen Anmeldelink und Anmeldefrist. Schreiben Sie in der Sie-Form, halten Sie den Text auf einer Bildschirmseite und fügen Sie in werblichen Mails den Hinweis auf das Widerspruchsrecht und einen Abmeldelink ein.

Wann verschickt man ein Save the Date für eine Veranstaltung?

Bei Fachkongressen und Branchentagen etwa vier bis sechs Monate vorher, bei großen Messen früher. Verschicken Sie es erst, wenn Ort und Termin vertraglich fest sind. Das Save the Date enthält nur Datum, Stadt, das Format in einem Satz und eine Kalenderdatei; Programm und Anmeldung folgen mit der eigentlichen Einladung.

Dürfen Sie Geschäftskontakte per E-Mail zu einer Veranstaltung einladen?

Nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung, denn nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG gilt das auch im B2B. Eine Ausnahme besteht nach § 7 Abs. 3 UWG für Adressen aus einem früheren Kauf, etwa einem Ticket, wenn Sie eine ähnliche eigene Veranstaltung bewerben und in jeder Mail auf das Widerspruchsrecht hinweisen. Die Einwilligung müssen Sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können. Das ist kein Rechtsrat für Ihren Einzelfall.

Wie viele Erinnerungen sollten Sie vor einer Veranstaltung verschicken?

Für die meisten B2B-Veranstaltungen reichen zwei Schreiben: eine Erinnerung mit Rückbestätigung etwa eine Woche vorher und eine Ablaufinformation zwei Tage vorher. Gäste mit gebuchten Gesprächen erhalten am Veranstaltungstag zusätzlich eine kurze Erinnerung vor jedem Termin. In einer Cochrane-Übersicht (2013) stieg die Wahrnehmung von Arztterminen mit SMS-Erinnerung von 67,8 auf 78,6 Prozent; für Veranstaltungstermine gibt es keine vergleichbare Studie.

Was gehört in eine Erinnerungsmail zur Veranstaltung?

Datum und Ort, eine Bitte um Rückbestätigung der Teilnahme mit einem Klick, die gebuchten Termine mit Uhrzeit und Gesprächspartner sowie die Möglichkeit, abzusagen oder eine Stellvertretung zu nennen. Werbung für Zusatzangebote gehört nicht hinein, sonst wird aus dem Anmeldeschreiben ein werbliches Schreiben, das eine Einwilligung braucht.

Wann sollten Sie Einladungen zu einer B2B-Veranstaltung verschicken?

Beginnen Sie bei einem Fachkongress etwa sechs bis acht Wochen vorher und laden Sie bis in die letzte Woche ein. Im Maritz Registrations Insights Report (2024) meldeten sich 45 Prozent der Teilnehmenden weniger als vier Wochen vor der Veranstaltung an, 22 Prozent in der letzten Woche oder vor Ort. Erstbesucher melden sich etwa doppelt so oft spät an wie Stammgäste.