Side Events auf Startup-Konferenzen: So steuern Veranstalter das Programm rund um die Konferenz

Bei Bits & Pretzels in München dürfen offizielle Side Events an den Konferenztagen erst nach 17 Uhr beginnen. Die Regel steht auf der Gastgeberseite der Konferenz für 2026. Sie hilft, Überschneidungen mit dem Tagesprogramm und den geplanten Gesprächen zwischen Gründern und Investoren zu vermeiden.

Je größer eine Konferenz wird, desto voller wird die Stadt um sie herum. Investorenfrühstücke, Gründerdinner, Pitch-Abende und Partys entstehen, ohne dass Sie sie geplant haben. Eine Fondspartnerin mit vier freien Abenden bekommt in einer solchen Woche Dutzende Einladungen, und einige davon fallen genau in Ihre Terminblöcke. Ein offizielles Side-Event-Programm hilft Ihrer Programmleitung, ausgewählte Angebote mit der Konferenz abzustimmen. Sie erfahren, welches Modell zu Ihrer Konferenz passt, welche Aufnahmeregeln Sie schriftlich festlegen sollten, wie ein gemeinsamer Kalender aussieht, wie Sie Ihre Terminblöcke schützen und was Sie danach messen.

Beziehen Sie zugelassene Side Events in die Planung ein, damit Teilnehmende passende Angebote finden und ihre Konferenztermine trotzdem wahrnehmen können.

Was ist ein Side Event?

Ein Side Event ist eine Veranstaltung, die ein Dritter während der Konferenzwoche ausrichtet, meist außerhalb des Hauptveranstaltungsorts und außerhalb der offiziellen Agenda. Gastgeber sind Partner, Investoren, Konzerne, Länderagenturen oder Communities. Die Konferenz liefert Termin und Publikum, der Gastgeber trägt Kosten und Durchführung.

Damit unterscheidet sich ein Side Event klar vom Rahmenprogramm. Das Rahmenprogramm planen Sie als Veranstalter selbst, vom Empfang bis zur Abendveranstaltung, und es steht in Ihrer Agenda. Wie Sie es so gestalten, dass Teilnehmer ins Gespräch kommen, beschreiben wir im Beitrag zum Rahmenprogramm für Tagungen und Kongresse. Ein offizielles Side Event wird dagegen von einem anderen Gastgeber durchgeführt und von Ihnen ins begleitende Programm aufgenommen. Legen Sie deshalb fest, wofür beide Seiten verantwortlich sind.

Für Veranstalter zählen zwei Gruppen. Offizielle Side Events haben sich bei Ihnen beworben, erfüllen Ihre Regeln und stehen in Ihrer App und Ihrem Kalender. Inoffizielle finden einfach statt, weil Ihr Publikum in der Stadt ist. Slush in Helsinki zeigt, wie sich die offizielle Ebene staffeln lässt: Neben eigenen Signature Side Events listet die Konferenz hunderte Veranstaltungen von Partnern und Communities in der Stadt und in einem eigenen Partnerbereich am Veranstaltungsort (Slush FAQ, 2026).

Warum Side Events in Ihr Programm gehören

Kleinere Veranstaltungen von Partnern können das Hauptprogramm sinnvoll ergänzen. Ein 25-minütiger 1:1-Termin zwischen Gründerin und Fondspartner ist effizient, baut aber selten allein Vertrauen auf. Das Dinner am Vorabend oder das Frühstück mit acht Gründern aus einer Branche kann Gelegenheit geben, sich näher kennenzulernen und einen Anlass für ein weiteres Gespräch zu finden. In unserem Playbook für Investor-Meetings auf einer 2-Tages-Startup-Konferenz gehört die Koordination der Side Events deshalb zu den ersten Planungsschritten.

Side Events lohnen sich auch wirtschaftlich. Partner bekommen einen Grund, ein Paket zu buchen. Ein passendes Begleitprogramm kann Investoren einen Grund geben, länger zu bleiben. Und Nischen, die Ihre Bühne nicht abdeckt, bekommen ein eigenes Format. Ein Klimafonds, der 30 Gründer aus dem Klimabereich zum Frühstück einlädt, übernimmt Kuratierungsarbeit, die sonst bei Ihnen läge.

Das Risiko ist allerdings ebenso real. Jedes Side Event konkurriert mit Ihrem Matchmaking um dieselbe knappe Ressource: die Zeit der Investoren. Läuft am ersten Konferenztag von 10 bis 13 Uhr ein beliebter Investorenbrunch, fehlen genau diese Investoren in Ihrem Meetingbereich. Stimmen Sie die Zeiten deshalb so ab, dass Teilnehmende beide Angebote nutzen können.

Drei Modelle für das offizielle Programm

Die Frage lautet also nicht, ob Side Events stattfinden, sondern welchen davon Sie Ihren Namen geben. Wie groß solche Programme werden, zeigen die veröffentlichten Zahlen. Sie zeigen auch, wie viel Prüfarbeit dahintersteckt.

Rund um TOKEN2049 kam damit rechnerisch ein Side Event auf 25 Teilnehmende. Bei diesem Umfang erleichtert eine nachvollziehbare Auswahl den Teilnehmenden die Planung. Für diese Auswahl nutzen Konferenzen drei Modelle, oft auch kombiniert:

Daneben gibt es inoffizielle Veranstaltungen, deren Zeiten und Inhalte Sie nicht festlegen können. Slush stellt seine Side Events zusätzlich auf Luma und Eventbrite, also dorthin, wo Teilnehmende ohnehin suchen (Nordic Startup News, 2025).

Welches Modell passt, hängt weniger von Ihrer Größe ab als von der Nachfrage der Gastgeber. Stehen sie Schlange, finanziert eine bezahlte Stufe das Team, das prüft. Brauchen Sie Gastgeber noch, um die Woche zu füllen, verlangen Sie nichts und wählen dafür streng aus. Die Konferenzen in unserer Übersicht der besten Startup-Konferenzen in Europa decken alle drei Positionen ab, von der Mega-Messe bis zum kleinen Gründerfestival.

Aufnahmeregeln, die schriftlich vorliegen sollten

Egal für welches Modell Sie sich entscheiden: Die Regeln müssen stehen, bevor die erste Bewerbung eintrifft. Sonst wird jede Entscheidung zur Verhandlung mit einem Partner. Die veröffentlichten Gastgeberregeln von Bits & Pretzels (2026) und TechCrunch Early Stage (2024) ergeben zusammen eine kurze Liste von Regeln, die ein guter Ausgangspunkt ist:

• Zielgruppe: Legen Sie fest, für wen das Programm gedacht ist. TechCrunch bevorzugte Veranstaltungen für die Community früher Startups und ihrer Investoren.
• Preis für Teilnehmende: Bei Bits & Pretzels müssen Side Events für Konferenzteilnehmende „100% free“ sein, also vollständig kostenlos. So verkauft kein Gastgeber Ihr Publikum weiter.
• Zeitfenster: Beide Konferenzen erlauben Side Events an den Haupttagen erst ab 17 Uhr. Für Ihre Investorentermine ist das die wichtigste Regel.
• Ein Event pro Gastgeber: Bits & Pretzels bevorzugt ein Event je Gastgeber. Große Partner können den Kalender so nicht fluten.
• Format und Ort: in Präsenz, in der Konferenzstadt, mit vollständiger Adresse. Virtuelle Side Events bringen einer Konferenzwoche wenig.
• Pflichten des Gastgebers: Organisation, Einladungen, Registrierung, Versicherung und Kosten liegen beim Gastgeber. Das steht ausdrücklich in der Bewerbung.
• Frist: Planen Sie Zeit für die Bewerbung ein. TechCrunch schloss die Bewerbung am 20. März und bewarb die zugelassenen Events ab 25. März, fast vier Wochen vor der Konferenzwoche.

Ergänzen Sie eine Regel, die in den meisten veröffentlichten Bedingungen fehlt: Der Gastgeber meldet Ihnen nach dem Event Anmelde- und Check-in-Zahlen. Vereinbaren Sie die benötigten zusammengefassten Kennzahlen und den Abgabetermin bereits bei der Aufnahme ins Programm.

Ein Kalender statt fünf

Machen Sie die zugelassenen Veranstaltungen leicht auffindbar und vergleichbar. Sind die Angaben über Website, App, Ticketplattformen und Chatgruppen verteilt, müssen Teilnehmende ihren Zeitplan selbst zusammensuchen. Ein zentraler Kalender gibt ihnen einen verlässlichen Überblick über Themen, Zeiten, Orte und Teilnahmebedingungen.

Wählen Sie einen führenden Kalender und tragen Sie alles Offizielle dort ein. In Startup-Wochen ist Luma verbreitet, weil die Kalender genau diesen Ablauf abbilden: Gastgeber reichen ihre Events ein, und die Administratoren des Kalenders prüfen die Einreichungen und nehmen die passenden ins Programm auf (Luma Help Center, 2026). Mit Schlagworten für Themen, Zielgruppen und Formate filtert eine Fintech-Investorin nach Fintech, und Events mit vollständiger Adresse erscheinen auf einer Karte. Übernehmen Sie die zugelassene Liste auch in Ihre Konferenz-App, damit Teilnehmende die Side Events neben ihren Terminen sehen.

Achten Sie dabei auf ein Detail. Laut Luma haben externe Events, die von anderen Plattformen eingereicht werden, keine Registrierung, keinen Check-in und keine Gästeverwaltung. Wenn Sie Besucherzahlen wollen, verlangen Sie die Registrierung in einem Kalender, den Sie auswerten können.

Schützen Sie die Terminblöcke

Überschneidungen mit Side Events können dazu führen, dass Teilnehmende vereinbarte Gespräche verpassen. Geben Sie Gastgebern deshalb klare Zeitfenster vor und zeigen Sie diese neben dem Hauptprogramm.

Drei Regeln halten beides zusammen:

1. Halten Sie die Terminblöcke frei. Keine offiziellen Side Events während der 1:1-Blöcke. Frühstücke enden vor dem ersten Termin, Abendformate beginnen nach dem letzten. Genau dafür gibt es die 17-Uhr-Regel.
2. Nutzen Sie die Ränder der Woche. Der Tag vor und der Tag nach der Konferenz sind frei. Slush etwa veranstaltet am 17. November 2026 einen eigenen Day 0 für Gründer mit separater Anmeldung, einen Tag vor den beiden Haupttagen.
3. Machen Sie Side Events zum Zubringer. Ein Frühstück mit 30 Gründern aus dem Gesundheitsbereich und acht Investoren ist eine kuratierte Vorauswahl. Sind beide Gruppen auch in Ihrem Matchmaking, lässt sich der 1:1-Termin am nächsten Morgen direkt buchen.

Alle drei Regeln schützen dieselben knappen Kalender. Wie Anfragelimits die Investoren auch tagsüber vor Überlastung schützen, zeigt unser Playbook gegen Investor-Überlastung beim Demo Day.

Die Meeting-Matrix von Converve arbeitet mit Zeitfenstern, die Sie festlegen, und mit Regeln dafür, wer wen treffen kann und wie viele Anfragen ein Investor erhält. Legen Sie die Matchmaking-Fenster in den Konferenztag, überlassen Sie die Abende den Side Events, und beide konkurrieren nicht mehr um dieselbe Stunde. Wie das bei Startup- und Investorenveranstaltungen aussieht, zeigen wir auf unserer Lösungsseite.

Was Gastgeber von Ihnen brauchen

Geschützte Terminblöcke nützen nur, wenn die Abende den Besuch wert sind. Unterstützen Sie zugelassene Gastgeber mit praktischen Informationen. Geben Sie ihnen einen kurzen Leitfaden mit Regeln, Zielgruppe, Kalender und Terminen. Ergänzen Sie Hinweise, die tatsächlich helfen, denn ein schwaches Side Event fällt auch auf Ihre Konferenz zurück.

Für Gastgeber, die Investoren im Raum haben wollen, zählen zwei Hinweise. Erstens der Zeitpunkt: Der Anbieter Vendelux, der Daten zu B2B-Events auswertet, empfiehlt Einladungen vier bis sechs Wochen vor der Konferenz. Bei weniger als drei Wochen seien die Kalender von Entscheidern bereits voll (Vendelux, 2026). Zweitens die Rechnung: Vendelux rechnet bei einem Executive Dinner mit 50 bis 70 Prozent Zusagen. Für einen Tisch mit zwölf Plätzen braucht es also rund 20 Einladungen (Anbieterschätzung, keine Studie). Ein kleines Dinner mit Gründern aus einer passenden Branche kann für eine Investorin interessanter sein als eine große allgemeine Party. Helfen Sie Gastgebern, die Zielgruppe und den Anlass ihrer Einladung klar zu benennen.

Welche Erwartungen Investoren an eine Konferenzwoche insgesamt haben, und was Sie ihnen nach der Zusage schulden, lesen Sie in unserem Beitrag warum Investoren auf Startup-Konferenzen kommen. Gastgeber, die das verstehen, planen bessere Abende.

So messen Sie den Erfolg

Vereinbaren Sie mit den Gastgebern vorab, welche Kennzahlen sie liefern. Zusammengefasste Daten helfen Ihnen, Reichweite, Teilnahme und die Abstimmung mit dem Hauptprogramm zu bewerten:

• Bewerbungen und Zulassungen, nach Art des Gastgebers.
• Anmeldungen und Check-ins pro Event, aus dem gemeinsamen Kalender.
• Anteil der Investoren, die mindestens ein offizielles Side Event besucht haben.
• 1:1-Termine zwischen Personen, die sich beim selben Side Event begegnet sind.
• Kollisionen: offizielle Side Events, die in Ihre Terminblöcke gefallen sind.
• Wiederbewerbung: wie viele Gastgeber im Folgejahr erneut antreten.

Folgetermine zeigen, wie Side Events mit dem Hauptprogramm verbunden sind. Eine Buchung allein belegt allerdings noch nicht, wodurch sie entstanden ist. Werten Sie auch zeitliche Überschneidungen aus und besprechen Sie beide Ergebnisse mit den Gastgebern für die nächste Ausgabe.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Side Event?

Ein Side Event ist eine Veranstaltung, die ein Dritter während einer Konferenzwoche ausrichtet, meist außerhalb des Hauptveranstaltungsorts und der offiziellen Agenda. Typisch sind Investorenfrühstücke, Gründerdinner, Pitch-Abende, Workshops und Partys. Der Gastgeber trägt Kosten und Durchführung, die Konferenz liefert das Publikum und bei offiziellen Side Events auch das Listing.

Worin unterscheiden sich Side Events vom Rahmenprogramm?

Das Rahmenprogramm plant der Veranstalter selbst, etwa Empfang, Abendveranstaltung oder Führungen, und es steht in der offiziellen Agenda. Side Events richten Dritte aus, also Partner, Investoren oder Communities. Der Veranstalter entscheidet bei offiziellen Side Events nur über Aufnahme, Regeln und Zeitfenster.

Sollten Veranstalter Gebühren von Gastgebern verlangen?

Das hängt von der Nachfrage ab. Bits & Pretzels und TechCrunch nehmen zugelassene Side Events kostenlos auf, Bits & Pretzels verlangt zudem, dass sie für Teilnehmende kostenlos sind. Die London Tech Week berechnet Unternehmen das Listing und nimmt gemeinnützige Gastgeber kostenlos auf (2026). Verlangen Sie Gebühren, wenn Gastgeber um Plätze konkurrieren, und verzichten Sie darauf, solange Sie Gastgeber noch gewinnen müssen.

Wann sollten Side Events stattfinden?

Außerhalb Ihrer Terminblöcke. Bits & Pretzels (2026) und TechCrunch Early Stage (2024) erlauben Side Events an den Haupttagen erst ab 17 Uhr. Weitere sichere Fenster sind Frühstücke, die vor dem ersten Termin enden, sowie der Tag vor und der Tag nach der Konferenz.

Wie früh sollten Gastgeber Investoren einladen?

Vier bis sechs Wochen vor der Konferenz, empfiehlt der Anbieter Vendelux (2026); bei weniger als drei Wochen sind die Kalender von Entscheidern meist voll. Bei einem Executive Dinner rechnet Vendelux mit 50 bis 70 Prozent Zusagen (Anbieterschätzung). Die Gästeliste sollte entsprechend größer sein als der Tisch.

Wie messen Veranstalter, ob Side Events funktioniert haben?

Mit Anmeldungen und Check-ins pro Event, dem Anteil der Investoren mit mindestens einem besuchten Side Event, den 1:1-Terminen zwischen Gästen derselben Veranstaltung, der Zahl der Kollisionen mit Terminblöcken und der Wiederbewerbung der Gastgeber. Für Check-in-Daten müssen Gastgeber ihre Gäste in einem Kalender registrieren, den der Veranstalter auswerten kann.

Side Events und Hauptprogramm aufeinander abstimmen

Wählen Sie ein Modell, das zur Nachfrage der Gastgeber und zur Kapazität Ihres Teams passt. Veröffentlichen Sie klare Aufnahme- und Zeitregeln, führen Sie einen zentralen Kalender und vereinbaren Sie die Auswertung. So erweitern Sie das Angebot für Teilnehmende und helfen ihnen gleichzeitig, ihre geplanten Konferenzgespräche wahrzunehmen.

Sie möchten Matchmaking und Abendprogramm als einen Zeitplan aufsetzen? Sprechen Sie mit Converve.