“In dem Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen und den vorgegebenen Zielen gegenüberzustellen.” So steht es in Nummer 6.2.1 der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung des Bundes (ANBest-P, Fassung 2025). Für ein Netzwerk, das Kooperationsbörsen, Partnering-Tage und eine Plattform für seine Mitglieder betreibt, ist der Satz eine harte Vorgabe. Teilnehmerzahlen zeigen dabei nur einen Teil des Ergebnisses. Für den Wirkungsnachweis brauchen Sie auch Angaben dazu, was aus der Teilnahme entstanden ist.
Der Fördergeber finanziert Veranstaltungen und Plattformen als Mittel zum Zweck. Sehen will er, was sich bei den beteiligten Unternehmen, Hochschulen und Einrichtungen verändert hat. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Kennzahlen in den Bericht gehören, wie Sie sie über eine mehrjährige Laufzeit erfassen, welche Belege eine Prüfung bestehen und was der Datenschutz dabei verlangt.
Legen Sie schon vor der Anmeldung fest, welche Ergebnisse Sie später belegen müssen. So können Sie die nötigen Daten von Anfang an gezielt erfassen und passende Nachbefragungen einplanen.
Leistung, Ergebnis, Wirkung: was der Fördergeber wissen will
Die meisten Berichte scheitern nicht an fehlenden Zahlen, sondern an den falschen. Die EU-Strukturfonds unterscheiden in ihrer Dachverordnung zwei Arten von Indikatoren. Ein Outputindikator misst, was ein Vorhaben konkret geliefert hat. Ein Ergebnisindikator misst die Effekte bei den direkt Begünstigten (Verordnung (EU) 2021/1060, Artikel 2). Landes- und Bundesprogramme verwenden andere Begriffe, fragen aber dasselbe: Was haben Sie umgesetzt, und was hat sich bei Ihrer Zielgruppe verändert?
Die Wirkung im engeren Sinn liegt eine Ebene darüber: neue Produkte, Arbeitsplätze oder Investitionen in der Region. Diese Ebene belegen Sie selten allein. Meist bewertet sie eine Evaluation im Auftrag des Fördergebers, und Ihre Daten fließen dort ein.
| Ebene | Was sie misst | Beispiel aus einem Clusterprogramm | Wer sie meist liefert |
|---|---|---|---|
| Leistung (Output) | Was umgesetzt wurde | 4 Kooperationsbörsen, 260 angemeldete Organisationen, 380 geführte Gespräche | Sie, aus Anmelde- und Termindaten |
| Ergebnis | Was sich bei den Teilnehmenden verändert hat | 21 gemeinsame Förderanträge, 7 unterzeichnete Kooperationsvereinbarungen | Sie, aus Nachbefragung und Belegen |
| Wirkung | Langfristige Veränderung in Region oder Branche | Neue Produkte, Arbeitsplätze, Investitionen | Evaluation des Fördergebers, mit Ihren Daten |
Die Zahlen in der Tabelle sind ein Rechenbeispiel, kein Richtwert.
Stellen Sie sich einen Clustermanager vor, dessen Landesinitiative für drei Jahre gefördert wird. Sein Team veranstaltet zweimal im Jahr eine Kooperationsbörse und betreut zwischen den Terminen rund 180 Mitgliedsunternehmen. Beim ersten Zwischennachweis fragt der Projektträger, welche Kooperationen aus den Börsen entstanden sind. Die Teilnehmerliste beantwortet diese Frage nicht.
Termine sind Leistung. Kooperationen sind Ergebnis.
Warum Terminzahlen allein nichts beweisen
Zwischen diesen beiden Ebenen liegt eine Lücke, und sie hat zwei Ursachen. Die erste ist inhaltlich: Eine hohe Terminzahl zeigt, dass das Format funktioniert hat. Eine gute Bewertung zeigt, dass es den Teilnehmenden gefallen hat. Ob danach etwas entstanden ist, zeigt beides nicht.
Die zweite Ursache ist die Zeit. Ein gemeinsamer Förderantrag folgt oft erst Monate nach dem ersten Gespräch, eine Kooperationsvereinbarung manchmal erst nach Projektende. Das EU-Programm Interreg Central Europe, an dem auch Regionen aus Deutschland und Österreich beteiligt sind, erhebt seinen Ergebnisindikator zur fortgesetzten Zusammenarbeit deshalb zum Projektabschluss oder mit dem letzten Bericht, drei Monate nach Projektende (Indikatorbeschreibungen, 2023). Wer erst zum Projektende sammelt, hat danach nur noch diese drei Monate.
Für ein einzelnes Event zeigen die sechs Kennzahlen aus unserem Beitrag zu KPIs für B2B-Event-Matchmaking, ob die Terminvermittlung funktioniert hat, vom Profil bis zum Folgekontakt. Der Bericht an den Fördergeber setzt eine Stufe höher an: Er fasst mehrere Veranstaltungen zusammen und fragt, was in den Monaten danach passiert ist.
Die Berichtskette: von der Anmeldung bis zur Vereinbarung
Diese Monate lassen sich nur nachweisen, wenn jeder Schritt Daten für den nächsten liefert. Die folgende Kette ist das Minimum für ein Netzwerk mit Kooperationsbörsen oder einer Plattform über mehrere Jahre.
Sechs Schritte von der Anmeldung zum berichtsfähigen Ergebnis
- Anmeldung Ausgangslage erfassen Erfassen Sie Art der Organisation, Branche, Region und Suchanliegen. Kündigen Sie die spätere Nachbefragung an.
- Vorher Anfragen und Zusagen Halten Sie fest, wer wen um ein Gespräch gebeten hat und welche Anfragen angenommen wurden.
- Veranstaltung Geführte Gespräche zählen Zählen Sie Gespräche, die stattgefunden haben, bestätigt am Tisch oder beim Einlass, nicht gebuchte Termine.
- Nach 3 Monaten Erste Nachbefragung Fragen Sie kurz nach zweitem Kontakt, Angebot oder gemeinsamem Antrag und aus welchem Gespräch er entstand.
- Nach 12 Monaten Zweite Nachbefragung Fragen Sie nach Vereinbarungen, Projekten und Aufträgen. Sammeln Sie die Dokumente dazu.
- Bericht Zusammenfassen und erklären Summieren Sie den Zeitraum, stellen Sie ihn den Zielen gegenüber und begründen Sie jede Abweichung.
Beim dritten Schritt wird in vielen Berichten unbemerkt aufgerundet. Ein gebuchter Termin ist ein Plan, keine Leistung. Wie groß der Abstand zwischen gebuchten und geführten Gesprächen oft ist und wie Sie ihn ehrlich messen, erklären wir im Beitrag zur No-Show-Quote bei B2B-Events.
Ein Kennzahlenplan zum Übernehmen
Steht die Kette, entscheidet der Kennzahlenplan, was Sie tatsächlich zählen. Die Tabelle ist ein Ausgangspunkt. Übernehmen Sie die Formulierungen aus Ihrem Zuwendungsbescheid oder Ihrer Fördervereinbarung, denn an diesen Zielen werden Sie gemessen.
| Kennzahl | Ebene | Quelle | Beleg | Zeitpunkt |
|---|---|---|---|---|
| Angemeldete Organisationen nach Art und Region | Leistung | Anmeldung | Export der Anmeldedaten | Je Veranstaltung |
| Organisationen mit mindestens einem geführten Gespräch | Leistung | Termindaten | Export der Termine | Je Veranstaltung |
| Geführte Gespräche | Leistung | Bestätigung am Tisch oder Einlass | Export der Termine | Je Veranstaltung |
| Aktive Mitglieder auf der Netzwerkplattform zwischen den Terminen | Leistung | Plattform | Export der Aktivität | Vierteljährlich |
| Organisationen mit Folgekontakt | Frühes Ergebnis | Nachbefragung | Antworten mit Rücklaufquote | Nach 3 Monaten |
| Gemeinsame Förderanträge oder Angebote | Ergebnis | Nachbefragung, Rückmeldung der Partner | Aktenzeichen oder Eingangsbestätigung | Nach 3 bis 12 Monaten |
| Unterzeichnete Kooperationsvereinbarungen | Ergebnis | Nachbefragung, Dokumente | Vereinbarung, Absichtserklärung | Nach 12 Monaten, Projektende |
Organisationen zählen, nicht Händedrücke
Die EU-Indikatoren für Interreg zählen Organisationen, etwa “Organisations cooperating across borders” (RCO 87) und dieselben Organisationen nach Projektabschluss (RCR 84, Verordnung (EU) 2021/1058, Anhang I). Gezählt werden dort die Projektpartner; das Prinzip übertragen Sie auf Ihre Teilnehmenden. Bereinigen Sie deshalb Doppelungen. Ein Maschinenbauer mit 14 Gesprächen auf drei Börsen ist in dieser Spalte eine Organisation. Die Gesprächszahl berichten Sie getrennt als Leistung.
Vierzehn Gespräche, eine Organisation.
Rücklaufquote immer mitnennen
Antworten 60 von 180 Mitgliedern auf die Nachbefragung, gehört das neben das Ergebnis. Rechnen Sie die 60 Antworten nicht stillschweigend auf alle 180 hoch. Findet der Projektträger eine unbegründete Hochrechnung, zweifelt er an jeder weiteren Zahl im Bericht.
Belege, die eine Prüfung bestehen
Zahlen sind die eine Hälfte des Sachberichts, Belege die andere. Stellen Sie sich vor, die Prüferin des Projektträgers greift eine der sieben Vereinbarungen heraus und bittet um das Dokument. Diese Bitte sollten Sie in zwei Minuten erfüllen können, nicht in zwei Wochen.
Interreg Central Europe verlangt für die fortgesetzte Zusammenarbeit eine formale Vereinbarung, die von den beteiligten Organisationen dokumentiert wird. Als Beispiele nennt das Programm Gremienbeschlüsse, Absichtserklärungen und ein Memorandum of Understanding (Indikatorbeschreibungen, 2023). Ihre Förderrichtlinie kann andere Belege verlangen, das Prinzip lässt sich aber übertragen:
- Ein Ordner je Ergebnis: Legen Sie Dokument, Datum, beteiligte Organisationen und das Gespräch ab, aus dem der Kontakt entstand.
- Herkunft abfragen: Fragen Sie in der Nachbefragung, ob der Kontakt auf Ihrer Veranstaltung entstand oder schon bestand. Schreiben Sie “hat beigetragen zu”, wo Sie nicht mehr belegen können.
- Stichtag festlegen: Bestimmen Sie, welche Ergebnisse in welchen Berichtszeitraum fallen, und halten Sie sich in jedem Bericht daran.
Die Rückmeldung “Wir sind im Gespräch” zeigt Interesse. Für einen belegten Kooperationserfolg brauchen Sie jedoch die jeweils geforderten Nachweise.
Mit der Umwegrentabilität hat dieser Nachweis übrigens wenig zu tun. Wie Destinationen den wirtschaftlichen Effekt eines Kongresses für die Stadt mit Multiplikatoren schätzen, beschreiben wir im Beitrag zur Umwegrentabilität von Kongressen und Messen. Der Bericht an den Fördergeber bleibt bei den Organisationen, die Sie begleitet haben.
Datenschutz: bei der Anmeldung informieren, nicht danach
Die Nachbefragung braucht personenbezogene Daten, und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt den Zeitpunkt vor. Nach Artikel 13 informieren Sie über die Zwecke der Verarbeitung, wenn Sie die Daten erheben. Genau hier wird die These dieses Beitrags praktisch: Der Bericht beginnt im Anmeldeformular. Dort steht bereits, dass Sie nach der Veranstaltung nach Ergebnissen fragen, dass zusammengefasste Zahlen an den Fördergeber gehen und an wen sich Teilnehmende mit Fragen wenden.
Wollen Sie eine Organisation in einem veröffentlichten Erfolgsbeispiel namentlich nennen, empfiehlt sich dafür jedes Mal eine eigene schriftliche Zustimmung. Was die eingesetzte Software leisten muss, von Hosting bis Löschfristen, finden Sie in unserer Checkliste für DSGVO-konforme Event-Software. Lassen Sie die Formulierungen für Ihr Programm rechtlich prüfen; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Fristen und Berichtsrhythmus über drei Jahre
Sind Daten und Einwilligungen geklärt, bleibt der Takt. Bei Bundeszuwendungen geben die ANBest-P zwei Fristen vor: Ist der Zuwendungszweck am Ende eines Haushaltsjahres noch nicht erfüllt, folgt innerhalb von vier Monaten ein Zwischennachweis. Der Verwendungsnachweis aus Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zwecks fällig, spätestens sechs Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums (ANBest-P, Nummern 6.1 bis 6.3). Landesprogramme und EU-Programme regeln das teils abweichend, maßgeblich ist Ihr Bescheid.
| Zeitpunkt | Was Sie berichten | Welche Daten Sie brauchen |
|---|---|---|
| Vierteljährlich | Übersicht für Lenkungskreis oder Beirat | Veranstaltungen, Anmeldungen, geführte Gespräche, Aktivität auf der Plattform |
| Jährlich, bis vier Monate nach Jahresende | Zwischennachweis mit Sachbericht | Leistung gegenüber den Zielen, frühe Ergebnisse, Abweichungen mit Begründung |
| Spätestens sechs Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums | Verwendungsnachweis | Ergebnisse mit Belegen, Vereinbarungen, Erkenntnisse für die Folgeförderung |
Die vierteljährliche Übersicht ist nicht für den Fördergeber gedacht, sondern für Sie. Lässt die Aktivität der Mitglieder im zweiten Jahr nach, wollen Sie das im 15. Monat wissen, nicht im Verwendungsnachweis. Netzwerke, die ihre Mitglieder auch zwischen den großen Terminen in Kontakt halten, haben schlicht mehr zu berichten. Was eine Plattform dafür leisten sollte, zeigen wir im Beitrag zu Software für Netzwerke und Interessengemeinschaften.
Für den Clustermanager aus unserem Beispiel heißt das: Beim nächsten Zwischennachweis nennt er sieben Vereinbarungen und kann jede davon vorlegen.
Converve hält die Leistungsseite der Kette an einem Ort. Anmeldungen, Gesprächsanfragen, bestätigte Termine, Annahmequoten und Engagement wie Logins und Session-Teilnahme stehen live im Dashboard und lassen sich für Stakeholder exportieren, wie auf unserer Seite zu Marketing und Analytics beschrieben. Die Meeting-Matrix im B2B-Matchmaking ist regelbasiert, deshalb können Sie dem Fördergeber auch begründen, welche Teilnehmergruppen einander anfragen konnten und nach welchen Regeln. Ergebnisse, die erst Monate später entstehen, etwa gemeinsame Anträge oder Vereinbarungen, erfassen Sie in Ihrer eigenen Nachbefragung und Belegablage.
Der gemeinsame Antrag ist dabei oft das erste Ergebnis, das sich belegen lässt, und bei EU-Programmen hängt er an einer festen Frist. Wie Sie eine Kooperationsbörse für Interreg oder Horizon Europe so planen, dass Sie die eingereichten Anträge danach zählen können, beschreiben wir im Beitrag zur Partnersuche für EU-Förderprojekte.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Output- und Ergebnisindikatoren?
Ein Outputindikator misst, was ein Vorhaben umgesetzt hat, etwa durchgeführte Veranstaltungen, angemeldete Organisationen oder geführte Gespräche. Ein Ergebnisindikator misst die Veränderung bei den Begünstigten, etwa gemeinsame Förderanträge oder unterzeichnete Kooperationen. Die EU-Dachverordnung definiert beide Begriffe in Artikel 2 der Verordnung (EU) 2021/1060.
Was gehört in den Sachbericht eines geförderten Netzwerks?
Nach Nummer 6.2.1 der ANBest-P des Bundes stellen Sie die Verwendung der Zuwendung und das erzielte Ergebnis im Einzelnen dar und stellen es den vorgegebenen Zielen gegenüber. Für ein Netzwerk heißt das: Veranstaltungen und geführte Gespräche als Leistung, Folgekontakte, Anträge und Vereinbarungen als Ergebnis, jeweils mit Abweichungen und Begründung.
Wie misst man die Wirkung einer Kooperationsbörse?
Zählen Sie die geführten Gespräche als Leistung und befragen Sie die Teilnehmenden nach etwa drei und nach zwölf Monaten. Fragen Sie nach zweitem Kontakt, Angebot, gemeinsamem Antrag oder Vereinbarung und sammeln Sie zu jedem berichteten Ergebnis einen Beleg. Die langfristige Wirkung für die Region bewertet meist eine Evaluation des Fördergebers.
Welche Belege gelten als Nachweis einer Kooperation?
Das regelt Ihre Förderrichtlinie. Interreg Central Europe verlangt für die fortgesetzte Zusammenarbeit nach Projektende eine formale, von den Organisationen dokumentierte Vereinbarung, etwa einen Gremienbeschluss, eine Absichtserklärung oder ein Memorandum of Understanding (Indikatorbeschreibungen, 2023). Eine mündliche Zusage erfüllt diese Anforderung nicht.
Dürfen wir Teilnehmerdaten für den Bericht an den Fördergeber nutzen?
In der Regel ja, wenn dafür eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO besteht, etwa ein berechtigtes Interesse oder eine Berichtspflicht aus dem Zuwendungsbescheid, Sie bei der Anmeldung über Nachbefragung und Berichtszweck informieren (Artikel 13) und nur zusammengefasste Zahlen berichten. Vor der namentlichen Nennung einer Organisation, etwa in einem Erfolgsbeispiel, empfiehlt sich deren gesonderte Zustimmung. Klären Sie die Einzelheiten mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Fazit: Legen Sie bei der Anmeldung fest, was Sie belegen müssen
Für den Wirkungsnachweis müssen Sie zeigen, was die geförderten Aktivitäten bei den Beteiligten bewirkt haben. Die Kette dafür beginnt im Anmeldeformular, führt über geführte Gespräche und zwei Nachbefragungen und endet bei nachvollziehbar abgelegten Belegen für die Prüfung. Erfassen Sie die beteiligten Organisationen eindeutig, nennen Sie Rücklaufquoten und informieren Sie die Teilnehmenden, bevor Sie ihre Antworten brauchen.
Planen Sie die Datenerfassung und Nachbefragungen früh, damit die Belege zu den Berichtsterminen vorliegen. Das erleichtert auch die Begründung einer weiteren Förderphase. Sie planen Kooperationsbörsen oder eine Netzwerkplattform mit Berichtspflichten? Sprechen Sie mit Converve.
