Referentenvertrag für Veranstaltungen: was Veranstalter regeln sollten

Ein Referent klagte 23.800 Euro Honorar ein, nachdem ein Veranstalter seinen Vortrag abgesagt hatte. Das Landgericht Wuppertal wies die Klage im Januar 2026 ab (Urteil vom 27.01.2026, Az. 5 O 202/25, laut Urteilsbesprechung der Kanzlei Kotz). Im Kern ging es um eine E-Mail mit dem Wort „soll“. War das eine Weisung, ein bestimmtes Thema auszulassen, oder nur eine Bitte? Das Gericht fand die Formulierung doppeldeutig. Den Streit hätte ein Satz im Vertrag verhindert.

Ein Referentenvertrag ist die schriftliche Vereinbarung zwischen Veranstalter und Referent über Vortrag, Pflichten, Honorar, Rechte und Absage. Was Sie darin nicht ausdrücklich regeln, entscheidet im Streitfall das Gesetz, und zwar selten so, wie Sie es sich gedacht haben. Das gilt für die Aufzeichnung genauso wie für die Umsatzsteuer oder die Absage.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen sechs Regelungsbereiche, die in jeden Referentenvertrag gehören, drei Steuer- und Sozialversicherungsfragen für Ihre Buchhaltung und einen Zeitplan für die Bestätigung. Ein Hinweis vorab: Dieser Leitfaden ist eine Checkliste, keine Rechts- oder Steuerberatung. Lassen Sie Ihre Vorlage vor dem ersten Einsatz von einer Anwältin oder einem Anwalt prüfen, Steuerfragen von Ihrer Steuerberatung.

Was ein Referentenvertrag regelt und was nicht

Das Wuppertaler Urteil zeigt zunächst, welche Art von Vertrag Sie überhaupt schließen. Das Gericht ordnete einen einzelnen Vortrag zu einem vorgegebenen Thema als Dienstvertrag nach § 611 BGB ein, nicht als Werkvertrag. Der Referent schuldet also den Vortrag, aber kein bestimmtes Ergebnis. Deshalb müssen Sie Inhalt, Umfang und Folgen einer Absage selbst festlegen, denn eine gesetzliche Abnahme wie beim Werk gibt es nicht.

Zwei benachbarte Dokumente werden oft mit dem Vertrag verwechselt. Das Referentenbriefing informiert über Publikum, Format und Ablauf, es verpflichtet aber niemanden. Der Vertrag mit einer Redneragentur regelt bei bezahlten Keynotes meist Honorar, Anzahlung und Stornierung. Ihr eigener Vertrag ergänzt dann, was die Agentur offenlässt, etwa die Aufzeichnung oder die Zeit nach dem Vortrag.

Stellen Sie sich die Programmleiterin eines Fachverbands vor, die für die Jahrestagung 30 Referenten bestätigen muss. Zwei Mitglieder bekommen ein Honorar, eine Keynote läuft über eine Agentur, der Rest tritt ehrenamtlich auf. Sie braucht keinen 30-fachen Einzelvertrag, sondern zwei geprüfte Vorlagen:

Auch ehrenamtliche Referenten brauchen klare Regeln zur Aufzeichnung und zu Fristen. Ohne Honorar entfällt der Streit ums Geld, nicht der um die Rechte.

Bei bezahlten Keynotes kommen drei Punkte hinzu, die in der Kurzvereinbarung fehlen dürfen. Exklusivität: ob und wie lange der Referent vor Ihrer Veranstaltung bei einem direkten Wettbewerber oder in derselben Region auftreten darf, mit klarer Frist und Region statt eines pauschalen Verbots. Technische Anforderungen: Bühne, Mikrofon, Bildschirme, Vorschaumonitor und Ansprechpartner als Anlage zum Vertrag, damit Ihre Technik sie vor dem Aufbau kennt. Haftung: wer für Schäden einsteht, etwa wenn Fremdmaterial auf den Folien abgemahnt wird, und ob die Haftung beider Seiten auf das Honorar begrenzt ist. Diese Punkte verhandelt oft die Agentur mit. Prüfen Sie sie trotzdem selbst, denn die Agenturbedingungen schützen in erster Linie die Agentur.

Die Checkliste: sechs Regelungsbereiche

Ob kurz oder ausführlich, dieselben sechs Bereiche tragen jeden Vertrag. Die Tabelle gibt den Überblick, die Abschnitte darunter erklären, was Sie jeweils festlegen sollten.

1. Vortrag und Lieferpflichten

Beginnen Sie mit dem, was der Referent Ihnen schuldet, denn alle anderen Klauseln hängen daran. Nennen Sie Titel, Format, Dauer und Termin, mit dem Hinweis, dass sich das Zeitfenster innerhalb der Veranstaltungstage verschieben kann. Danach folgen die Fristen: Kurzbiografie und Foto bei Zusage, Folien ein bis zwei Wochen vorher, Technikprobe und Ankunftszeit am Tag.

Diese Fristen speisen Ihren Regieplan. Unser Leitfaden zum Ablaufplan für Veranstaltungen zeigt, welche Auszüge Referenten daraus bekommen. Bei Panels bestätigen Moderation und jeder einzelne Gast getrennt. Regeln Sie außerdem, was bei späten Folien passiert. Eine schlichte Vorlage oder ein Vortrag ohne Folien sind beide besser als Hektik am Technikpult.

2. Nutzungsrechte, Aufzeichnung und KI

Hier zeigt sich die These dieses Beitrags am deutlichsten. Ein Vortrag ist ein urheberrechtlich geschütztes Werk, und das Urheberrechtsgesetz enthält eine Regel, die Veranstalter kennen sollten. Sind die Nutzungsarten nicht ausdrücklich einzeln bezeichnet, bestimmt der gemeinsame Vertragszweck, wie weit Ihr Nutzungsrecht reicht (§ 31 Abs. 5 UrhG). Eine Formulierung wie „für Marketingzwecke“ deckt deshalb im Zweifel weniger ab, als Sie glauben.

Das übliche Modell ist einfach: Der Referent behält die Rechte an Vortrag und Folien und räumt Ihnen ein einfaches Nutzungsrecht ein. Dieses Recht kann räumlich, zeitlich und inhaltlich beschränkt werden (§ 31 Abs. 1 UrhG). Legen Sie vier Punkte schriftlich fest:

• Umfang: Ton, Video, Fotos, Folien und Transkripte, jeweils einzeln genannt.
• Kanäle: Eventplattform, Mediathek, Ausschnitte für soziale Netzwerke, kostenpflichtige Inhalte, jeweils benannt.
• Dauer: eine Veranstaltungsrunde, eine feste Zahl von Jahren oder unbefristet.
• Ausnahmen: was der Referent ausschließen darf, etwa unveröffentlichte Daten, Kundenbeispiele oder die Fragerunde.

Fotos und Videos berühren zusätzlich das Recht am eigenen Bild: Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet werden (§ 22 Kunsturhebergesetz, KUG). Öffentlich zugängliche Muster lassen genau diese Lücke oft offen. Der Mustervertrag des Deutschen Roten Kreuzes für eine Online-Fortbildung (Version 02/24) regelt das Nutzungsrecht an der schriftlichen Seminarzusammenfassung, die Aufzeichnung der Sitzungen erwähnt er nicht.

KI-Nutzung gehört in dieselbe Klausel. Schreiben Sie hinein, ob KI-Werkzeuge Beiträge zusammenfassen dürfen und ob Sie Aufzeichnungen oder Stimmen dafür verwenden. Für KI-generierte Clips oder realistisch bearbeitete Videos eines Referenten gelten seit dem 2. August 2026 Kennzeichnungspflichten, die unser Beitrag zu den KI-Transparenzpflichten für Veranstalter erklärt. Nennen Sie jeden Kanal beim Namen.

3. Honorar, Reisekosten und Steuern

Machen Sie die finanziellen Bedingungen so genau wie die Rechte. Nennen Sie das Honorar oder schreiben Sie ausdrücklich, dass keines gezahlt wird. Listen Sie auf, was Sie übernehmen: Reiseklasse, Zahl der Hotelnächte, Verpflegung, eine Obergrenze für Auslagen und eine Frist für Belege. Halten Sie fest, ob die Teilnahme an der übrigen Veranstaltung enthalten ist und für welche Tage.

Der DRK-Mustervertrag zeigt eine verbreitete Variante. Er vereinbart ein Pauschalhonorar für alle Leistungen, Reise- und Übernachtungskosten sind damit abgegolten. Das ist einfach abzurechnen, verlagert aber das Risiko teurer Anreisen auf den Referenten. Für eine Keynote aus Hamburg nach München ist das ein anderes Angebot als für eine Fachfrau aus der Nachbarstadt.

Bei der Umsatzsteuer hilft eine Formulierung wie „zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit sie anfällt“. Viele Einzelreferenten sind Kleinunternehmer. Seit 2025 gilt das für einen Gesamtumsatz bis 25.000 Euro im Vorjahr und bis 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz, UStG). Diese Referenten stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung. Ihr Budget sollte trotzdem für beide Fälle reichen, denn der Status kann sich von Jahr zu Jahr ändern.

4. Absage und Ersatz

Absageregeln wirken in beide Richtungen, und genau das macht sie fair. Für den Referenten legen Sie fest, bis wann er absagen kann, ob ein Ersatz möglich ist, wer ihn freigibt und was mit gebuchten Reisen geschieht. Für sich selbst legen Sie fest, was Sie schulden, wenn Sie die Veranstaltung absagen, den Programmpunkt streichen oder ins Netz verlegen.

Der Wuppertaler Fall zeigt, warum das nicht dem Gesetz überlassen bleiben sollte. Das Gericht prüfte Fälligkeit, Schadensersatz und Annahmeverzug nach den Regeln des Dienstvertrags. Die doppeldeutige E-Mail hatte den Streit ausgelöst, entschieden wurde er dann nach diesen Regeln: Der Referent ging leer aus, unter anderem weil er seine Leistung nicht ordnungsgemäß angeboten hatte. Eine Ausfallregel mit klaren Prozentsätzen hätte beiden Seiten einen Prozess erspart.

Bezahlte Keynotes kommen oft mit Agenturbedingungen. SpeakInc, eine US-Redneragentur, nannte Skift Meetings im Juli 2025 eine nicht erstattbare Anzahlung von 50 Prozent innerhalb von zwei Wochen. Sagt der Kunde innerhalb von 60 Tagen vor der Veranstaltung ab, wird das Resthonorar fällig (Agenturangaben). Für Sie heißt das: Eine Agentur-Keynote bindet Geld, lange bevor die Anmeldezahlen zeigen, ob der Saal voll wird. Der DRK-Mustervertrag geht den umgekehrten Weg: Er erlaubt dem Auftraggeber eine Absage bis vier Wochen vorher ohne Honoraranspruch, wenn weniger als acht Teilnehmende angemeldet sind.

Ergänzen Sie eine Klausel zu höherer Gewalt und eine zum Format. Gilt der Vertrag auch, wenn die Veranstaltung online stattfindet, und ändert sich dann das Honorar? Klären Sie das bei der Zusage, nicht im Krisenfall.

5. Inhalt, Verhalten und Interessenkonflikte

Die Inhaltsklausel beschreibt, was Ihrem Publikum versprochen wurde. Der Vortrag entspricht dem angenommenen Abstract, Themenwechsel brauchen Ihre Zustimmung. Der Programmpunkt ist keine Verkaufsveranstaltung, sofern nichts anderes vereinbart ist. Der Referent bestätigt, dass er die Rechte an allen Bildern, Videos und fremden Inhalten auf seinen Folien hat. Das schützt Sie, sobald die Aufzeichnung online geht.

Genau hier lag der Wuppertaler Streit. Wenn Sie ein Thema ausschließen wollen, schreiben Sie es in den Vertrag oder bestätigen Sie es schriftlich als Vertragsänderung. Eine Bitte per E-Mail ist keine Weisung. Dazu gehört auch Ihr Verhaltenskodex für Bühne, Fragerunde und Bereiche fürs Networking, den unser Beitrag zum Awareness-Konzept für Veranstaltungen ausdrücklich in die Referentenvereinbarung legt.

Bei Fortbildungen mit Punkten verlangen die anerkennenden Stellen häufig eine Offenlegung von Interessenkonflikten. Für andere Fachkongresse genügt oft eine Offenlegungsfolie zu Sponsoren, Arbeitgeber und Beteiligungen. Verankern Sie die Pflicht im Vertrag, nicht in einer Erinnerungsmail.

6. Datenschutz

Referenten sind betroffene Personen wie alle anderen Gäste. Name, Foto, Kurzbiografie, Reisedaten und Aufzeichnungen sind personenbezogene Daten. Nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) informieren Sie bei der Erhebung über Zwecke, Rechtsgrundlage und Speicherdauer (Art. 13).

Die Rechtsgrundlage verdient mehr Aufmerksamkeit, als viele Vorlagen ihr geben. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), was schlecht zu einer bereits veröffentlichten Aufzeichnung passt. Ein verbreiteter Ansatz stützt die vereinbarte Veröffentlichung auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und hält die Einwilligung für echte Zusatznutzungen bereit. Welche Grundlage in Ihrem Fall trägt, klärt Ihr Datenschutzbeauftragter. Die Daten liegen in Ihren Systemen für die Veranstaltung, prüfen Sie diese mit unserer Checkliste für DSGVO-konforme Event-Software.

Drei Fragen für Ihre Buchhaltung

Die sechs Bereiche klären das Verhältnis zum Referenten. Drei weitere Punkte betreffen das Verhältnis zu Finanzamt und Sozialversicherung, und sie landen meist erst nach der Veranstaltung auf dem Tisch der Buchhaltung. Die Programmleiterin aus dem Beispiel muss sie nicht lösen, sie muss sie nur rechtzeitig weitergeben.

• Referenten aus dem Ausland: Entscheidend ist nicht die Staatsangehörigkeit, sondern der Wohnsitz. Für bestimmte Vergütungen an Personen ohne Wohnsitz in Deutschland behält der Veranstalter 15 Prozent Steuer ein und führt sie ans Bundeszentralamt für Steuern ab (§ 50a Einkommensteuergesetz, EStG). Das betrifft künstlerische, sportliche, unterhaltende oder ähnliche Darbietungen und die Überlassung von Rechten, also auch Rechte an einer Aufzeichnung. Bei Darbietungen bis 250 Euro gilt eine Freigrenze. Ein Doppelbesteuerungsabkommen kann den Abzug mindern oder ausschließen, aber nur, wenn vor der Zahlung eine Freistellungsbescheinigung des Bundeszentralamts für Steuern vorliegt. Ob ein Fachvortrag darunter fällt, klärt Ihre Steuerberatung. Für Leistungen ausländischer Unternehmer schulden Sie als Veranstalter in der Regel auch die Umsatzsteuer selbst (§ 13b UStG). Vereinbaren Sie deshalb ausdrücklich brutto oder netto.
• Künstlersozialabgabe: Unternehmen zahlen sie auf Honorare an selbstständige Künstler und Publizisten, 2026 mit einem Satz von 4,9 Prozent (Künstlersozialkasse, Informationsschrift Nr. 26). Ob ein Fachreferent als Publizist gilt, hängt von seiner Tätigkeit ab. Musiker oder Kabarettisten im Rahmenprogramm fallen eher darunter als eine Ärztin mit Fachvortrag. Abgabepflichtig werden Sie als Veranstalter erst, wenn solche Honorare im Kalenderjahr zusammen mehr als 1.000 Euro betragen (§ 24 Abs. 2 Künstlersozialversicherungsgesetz, KSVG). Für Veranstaltungen, mit denen Sie Einnahmen erzielen wollen, gibt es eine weitere Ausnahme: Wer höchstens drei solche Veranstaltungen im Jahr durchführt, zahlt für die Honorare dort keine Abgabe. Aufträge für eigene Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit deckt diese Ausnahme nicht ab.
• Scheinselbstständigkeit: Für einen einzelnen Vortrag ist sie selten ein Thema. Kritisch wird es bei Dozenten, die regelmäßig für Sie arbeiten, Weisungen folgen und in Ihre Organisation eingebunden sind (§ 7 Abs. 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch, SGB IV). Im Zweifel klärt ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung den Status.

In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln. Die Fragen bleiben dieselben, die Antworten gibt Ihre Beratung vor Ort.

Wann Sie was vereinbaren: der Zeitplan

Mit klaren Inhalten bleibt die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt. Nutzen Sie für alle Referenten denselben Ablauf, mit Zeit für Einzelfragen, bevor Unterlagen und Reisen fällig werden.

Der erste Schritt spart die meiste Arbeit. Stehen die Grundbedingungen schon im Call for Papers, wird der Vertrag für ehrenamtliche Referenten zur Bestätigung statt zur Verhandlung. Fragen Sie den Steuerstatus im dritten Schritt mit ab. So weiß die Buchhaltung vor der ersten Rechnung, ob Kleinunternehmer, Reverse Charge oder Abzugsteuer anstehen.

Vereinbaren Sie auch die Zeit nach dem Vortrag

Der Zeitplan endet beim Applaus, der Wert eines Referenten oft nicht. Wenn Referenten über ihren Programmpunkt hinaus mitwirken sollen, gehört auch das in den Vertrag. Viele Gäste melden sich wegen eines Referenten an, und der sitzt nach dem Applaus im Taxi zum Bahnhof. Eine moderierte Tischrunde, eine Sprechstunde oder ein Block kurzer 1:1-Gespräche nach dem Vortrag lassen sich als Lieferpflicht vereinbaren, mit Zeiten und Grenzen.

Wie dieses Angebot sogar einen Teil des Honorars ersetzen kann, zeigt unser Leitfaden, wie Sie Top-Speaker für Ihre B2B-Konferenz gewinnen. Damit die Zusatzstunde nicht mit Sessions kollidiert, braucht sie einen festen Platz im Veranstaltungsprogramm. Was im Vertrag steht, muss im Zeitplan landen.

Lösung: Im Programm-Baustein von Converve stehen Referentenprofile und Sessions neben den gebuchten 1:1-Meetings der Teilnehmer in einer persönlichen Agenda. Livestreams lassen sich anschließend als Aufzeichnung bereitstellen. Tragen Sie die vereinbarten Termine des Referenten dort ein und stellen Sie Aufzeichnungen nur im Rahmen der vertraglich eingeräumten Rechte bereit.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Referentenvertrag?

Ein Referentenvertrag ist die schriftliche Vereinbarung zwischen Veranstalter und Referent. Er regelt Vortrag und Fristen, Nutzungsrechte an Aufzeichnung und Folien, Honorar und Reisekosten, Absage, Inhaltsregeln und Datenschutz. Das LG Wuppertal ordnete einen einzelnen Vortrag als Dienstvertrag ein (Urteil vom 27.01.2026, 5 O 202/25).

Was gehört in einen Referentenvertrag?

Sechs Bereiche: Vortrag und Lieferpflichten, Nutzungsrechte und Aufzeichnung samt KI-Nutzung, Honorar mit Reisekosten und Steuern, Absage und Ersatz, Inhalt und Interessenkonflikte sowie Datenschutz. Bezahlte Keynotes ergänzen Exklusivität, technische Anforderungen und Haftung. Lassen Sie die Vorlage anwaltlich prüfen.

Brauchen auch Referenten ohne Honorar einen Vertrag?

Ja, aber einen kurzen. Auch ohne Honorar braucht es Regeln zu Aufzeichnung, Veröffentlichung, Fristen und Datenschutz, denn dort entstehen die meisten Konflikte. Viele Veranstalter nehmen die Grundbedingungen in den Call for Papers auf und bestätigen sie mit einer zweiseitigen Vereinbarung.

Wem gehört die Aufzeichnung eines Vortrags?

Das regelt der Vertrag. Üblich ist, dass der Referent die Rechte an Vortrag und Folien behält und dem Veranstalter ein einfaches Nutzungsrecht für benannte Kanäle und Zeiträume einräumt. Fehlen diese Angaben, bestimmt der Vertragszweck den Umfang (§ 31 Abs. 5 UrhG), und das reicht oft weniger weit als gedacht.

Muss ich bei ausländischen Referenten Steuern einbehalten?

Möglicherweise. Entscheidend ist nicht die Staatsangehörigkeit, sondern ob der Referent in Deutschland weder Wohnsitz noch gewöhnlichen Aufenthalt hat. Für bestimmte Vergütungen an solche beschränkt Steuerpflichtigen, etwa für Darbietungen oder die Überlassung von Rechten, behält der Veranstalter 15 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag ein (§ 50a EStG). Ein Doppelbesteuerungsabkommen hilft nur mit Freistellungsbescheinigung vor der Zahlung. Zusätzlich schulden Sie oft die Umsatzsteuer selbst (§ 13b UStG). Klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Was passiert, wenn ein Referent absagt?

Das entscheidet der Vertrag. Übliche Regeln legen eine Frist fest, erlauben einen vom Veranstalter freigegebenen Ersatz und regeln gebuchte Reisen. Agenturverträge für Keynotes enthalten oft Anzahlungen, SpeakInc etwa 50 Prozent nicht erstattbar (Skift Meetings, 2025). Eine Klausel zu höherer Gewalt deckt Ereignisse ab, die keine Seite beeinflussen kann.

Fazit: Schreiben Sie auf, was Sie meinen

Ein Referentenvertrag schützt Sie vor den absehbaren Streitpunkten: was aufgezeichnet wird und wo es erscheint, was gezahlt wird und wann, was bei einer Absage gilt und was auf der Bühne gesagt werden darf. Was Sie offenlassen, füllen Urheberrecht, Dienstvertragsrecht und Steuerrecht nach ihren eigenen Regeln. Das Wuppertaler Urteil zeigt, wie teuer ein einziges unklares Wort werden kann.

Arbeiten Sie mit zwei Vorlagen, kurz für Ehrenamtliche und ausführlich für bezahlte Keynotes. Legen Sie die Grundbedingungen in den Call for Papers, unterschreiben Sie bei der Zusage und geben Sie die Steuerfragen früh an die Buchhaltung. Nehmen Sie diese Checkliste als Auftrag an Ihre Anwältin, nicht als fertigen Vertrag.

Sie möchten Sessions, Referentenprofile und 1:1-Meetings in einem Programm abbilden, das Ihre Teilnehmer selbst planen? Nehmen Sie Kontakt mit Converve auf.