Maßgeschneiderte Event Plattform – wann sinnvoll und wann nicht?
Um alle Veranstaltungsformate professionell, datenschutzkonform und im eigenen Corporate Branding umsetzen zu können, bieten maßgeschneiderte Event-Plattformen viele Vorteile. Aber wann lohnt sich diese Investition und wann reichen Standardlösungen? Wir klären in diesem Artikel auf!
Wer häufig virtuelle Events plant, weiß – für den Erfolg einer Veranstaltung müssen viele Details berücksichtigt werden. Von den einzelnen Funktionen und Features, die Ihr Event zu einem ganz besonderen Erlebnis machen, bis hin zum Datenschutz wachsen die Anforderungen an Qualität und Sicherheit stetig. In vielen Bereichen verfügen Unternehmen bereits über ganz individuelle, professionelle Software-Lösungen, die den Workflow effizienter und sicherer machen. Warum also nicht künftig auch auf eine maßgeschneiderte Event-Plattform setzen, die perfekt auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist?
Unterschied: Standard Plattform vs. maßgeschneiderte Event-Plattform
Ob kurze Webinare oder komplexe Kundenveranstaltungen: Die interne und externe Unternehmenskommunikation findet in diesen Zeiten verstärkt online statt. Neben Tools für Videokonferenzen und Collaboration-Tools für den internen Austausch sind virtuelle Event-Plattformen gezielt auf die Durchführung von digitalen Veranstaltungen spezialisiert. Anstatt also weiterhin zwischen mehreren Tools für unterschiedliche Aufgaben zu wechseln, können Sie Ihre digitalen Veranstaltungen ab sofort ganz einfach aus einem Guss über eine Event-Plattform abwickeln. Ob Sie dabei auf eine standardisierte Veranstaltungsplattform oder eine speziell auf Ihr Unternehmen konfigurierte Lösung zurückgreifen möchten, sollten Sie ganz individuell anhand Ihrer persönlichen Ansprüche entscheiden.
Falls Ihre Wahl auf eine standardisierte Event-Plattform fällt, haben Sie Zugriff auf die wichtigsten Funktionen und Features, die Sie generell für die Durchführung von digitalen Events benötigen – und zwar gebündelt gepaart auf einer Plattform. Sie brauchen also nicht mehr den einen Anbieter für Web-Seminar-Lösungen und den anderen für Videokonferenzen, sondern verwalten ab sofort Ihren kompletten virtuellen Event-Workflow in einer Plattform. Wenn Ihnen die Standard-Software für Ihre Zwecke nicht ausreicht, können Sie sich mit dem Support von Experten eine maßgeschneiderte Event-Plattform gestalten lassen, die sich den besonderen Herausforderungen Ihrer Veranstaltungen ganz individuell anpasst.
Wann reicht eine Standard-Event-Plattform aus?
Bevor Sie sich für eine Event-Plattform entscheiden, sollten Sie sich fragen, welche Anforderungen Sie an die Event-Software stellen und welche internen Kapazitäten Sie für die Betreuung und Gestaltung aufbringen können. Veranstalten Sie ausschließlich Events, für die die allgemein üblichen Funktionen ausreichen? Dann kann eine standardisierte Event-Plattform für Sie alle wichtigen Voraussetzungen erfüllen. Denn generell ist eine Event-Software darauf ausgelegt, die wesentlichen Aufgaben in allen Phasen der Eventplanung abzudecken.
Aber beachten Sie: Event-Plattform ist nicht gleich Event-Plattform. Bei Converve können Sie mit einem Standard-Paket bereits jede Art von Networking-Event durchführen und zudem Ihr Event-Setup ganz flexibel anpassen. Dabei stehen Ihnen viele Leistungen auch in der Standard-Variante zur Verfügung, die viele Basic-Softwarelösungen in diesem Umfang nicht mitliefern.
Kundenberatung & -betreuung
Profitieren Sie von einer persönlichen Kundenbetreuung über das gesamte Projekt und nehmen Sie die volle Unterstützung hinsichtlich Plattform-Anpassungen und Veranstaltungsplanung in Anspruch.
Website Baukasten inkl. Corporate Branding
Gestalten Sie mit Converve Ihre Virtuelle-Event-Plattform mit dem benutzerfreundlichen Drag & Drop Website-Builder und wählen Sie aus einer großen Auswahl an Layouts. Auch die Anpassung der Event-Plattform an Ihr bestehendes Branding und Corporate Design ist mit der Standard-Variante möglich.
Maßgeschneidertes Networking- & Matching-Setup
Als All-in-One Event-Networking-Plattform bieten wir Ihnen ganz gezielt Networking- und Matchmaking-Funktionen. Denn mit unserer Matchmaking-Lösung geben Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, bereits vor dem Event erste Kontakte zu knüpfen. Auf Basis von Interessen und Verhalten finden sich passende Meeting-Partner, mit denen Ihre Kunden Ihr Netzwerk weiter ausbauen kann.
Online-Registrierung
Führen Sie Ihre Teilnehmer möglichst schnell und nutzerfreundlich durch den Registrierungsprozess. Mit frei gestaltbaren Anmeldeformularen sind die Teilnehmerprofile im Handumdrehen fertiggestellt.
Teilnehmerprofile & Teilnehmermanagement
Egal für welche Form der Event-Plattform Sie sich entscheiden, bei Converve lassen sich die Teilnehmerprofile individuell anpassen. Auch das Management der Teilnehmer lässt sich ganz einfach handhaben. So werden Sie zum Beispiel per E-Mail informiert, wenn sich neue Teilnehmer zu Ihrem Event angemeldet haben und Sie haben außerdem die Möglichkeit, ganze Teilnehmerlisten aus Excel zu importieren.
Ticketing & Payment
Zu den Standardleistungen zählen unter anderem der automatische Rechnungs- und digitale Ticketversand – auch die Erstellung personalisierter Tickets ist möglich. Außerdem können Sie den Bezahlvorgang in allen Währungen abwickeln.
Session- & Programm-Management
Mit dem Aufbau und der Gestaltung Ihres Event-Programms steht und fällt der Erfolg Ihrer Veranstaltung. Legen Sie mit unserer Event-Software Programmelemente wie Titel, Beschreibung, Uhrzeiten, Dauer, Räume, Themenschwerpunkte oder Speaker ganz einfach fest.
Sie können Ihre Teilnehmer außerdem wissen lassen, wann welcher Programmpunkt stattfindet und Sie entscheiden dabei selbst, welche Inhalte anmeldepflichtig sind oder einer begrenzten Teilnehmerzahl unterliegen.
Meetings & Content auf Teilnehmer-Agenda
Ihre Teilnehmer stellen sich aus allen Programm-Elementen und Meetings einen mobilen Terminkalender zusammen und erhalten eine automatisierte Meeting-Erinnerung. Nach den Meetings gibt es unter anderem die Option, ein Meeting-Feedback oder eine Bewertung von den Teilnehmern einzuholen.
Video & Streaming
Vom Webinar über Workshops bis zum Roundtable: Jede Event-Plattform sollte in der Lage sein, die üblichen Formate zu integrieren. Bei Converve ist ebenso unter anderem die Einbindung von Livestreaming und von Pre-Recorded Content möglich.
Responsive Web App
Unsere Event App ist von jedem Gerät abrufbar, responsive und um die App zu nutzen ist nicht einmal ein Download über den App Store nötig. So können Ihre Teilnehmer einfach überall an Ihren Online-Veranstaltungen übers Smartphone teilnehmen.
Mailings & Reportings
Bereits mit der standardisierten Event-Plattform können Sie beliebig viele E-Mail Kampagnen erstellen, speichern und versenden. Ebenso die Erfolgskontrolle durch Reportings ist Bestandteil der Standard-Version. Ebenso ist die Erfolgskontrolle durch Reportings ein Bestandteil der Standard-Version.
Sponsoring
Wie Sie sicherlich wissen spielt Sponsoring eine wichtige Rolle bei der Eventplanung. Sie möchten Ihren Sponsoren den Raum geben, sich entsprechend auf Ihrer Event-Plattform zu präsentieren? Bei Converve können Sie zum Beispiel Sponsorenprofile mit interaktivem Content integrieren, gesponsorte E-Mail-Kampagnen oder Sessions anbieten sowie Werbeflächen auf Tickets, Badges und im PDF-Katalog zur Verfügung stellen.
Check-in-Verfahren
Generieren Sie für Ihre Teilnehmer und Speaker Namensschilder und Badges. Über Barcodes auf den Tickets können die Teilnehmer außerdem ganz schnell und einfach über die Web-App ein- und auschecken. Zusätzliche Check-Ins sind auch am Einlass der Sessions möglich.
Rechtliches & Datenschutz
Alle Event-Plattformen bei Converve sind GDPR und DSGVO konform. Auch die Einbindung von Datenschutzbestimmungen, Nutzungsbedingungen und Impressum gehören zu dem Standardpaket dazu.
Wie Sie sehen, erwartet Sie bei Converve eine standardisierte Event-Plattform, die Ihnen bereits sehr viel Flexibilität bei der Organisation Ihrer Digital-Events einräumt. So entscheiden Sie sich mit unserer Standard-Event-Plattform nicht für eine 08/15-Lösung, sondern erhalten ein umfangreiches Paket, mit dem Sie Ihrer Zielgruppe ein attraktives Teilnehmererlebnis bieten können. Durch den professionellen Support Ihres Tech-Partners können Sie zudem wertvolle Zeit und Ressourcen sparen und die Effizienz Ihrer digitalen Veranstaltungen künftig noch steigern.
Sie möchten mehr über die Standard Version von Converve erfahren? Dann sollten Sie jetzt eine Demo vereinbaren!
Wann lohnt sich eine maßgeschneiderte Event-Plattform?
Für die Durchführung Ihrer Online-Events ergeben sich ganz spezifische und besondere Anforderungen, die Sie nicht mit der Standard-Plattform realisieren können? Kein Problem – wir passen unsere Event-Plattform Ihrem Stil und Ihren Bedürfnissen an.
Von der Landingpage über die Event App bis zum Networking können alle Elemente Ihre Markensprache sprechen und Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung bieten. Teilen Sie uns ganz einfach Ihre Wünsche mit und wir prüfen, mit welchen Funktionen wir Ihre Herausforderungen lösen können.
Zudem können wir neue Features für Sie entwickeln, die Ihnen helfen, Ihr Event erfolgreich umzusetzen. Außerdem ist es möglich, auch weitere Tools wie MS Teams oder Zoom auf Ihrer Event-Plattform einzubinden. Mithilfe unserer Experten können Sie sich so eine ganz individuelle Event-Website zusammenstellen, die keine Wünsche offen lässt.
Beispiele: Wann ist eine maßgeschneiderte Event-Plattform sinnvoll?
- Sie benötigen komplexe Registrierungsmöglichkeiten, weil sich Ihre Teilnehmer für mehrere Kurse, Events und Workshops anmelden können und auch die Teilnahmegebühr direkt zahlen können
- Sie wünschen sich eine individuelle Event-Website, die sich nicht ohne Weiteres mit dem Website Baukasten umsetzen lässt.
- Sie möchten Ihr CI & Branding ganz individuell hervorheben.
- Sie benötigen die Entwicklung von Event-spezifischen Funktionen für besondere Event-Formate.
- Sie haben ganz besondere Ansprüche an Sicherheit und Datenschutz.
- Sie veranstalten komplexe Event-Formate, wie zum Beispiel große Messen mit dem Fokus auf Matchmaking und Teilnehmerinteraktion.
- Sie benötigen spezielle Anbindungen und schnellen Datentransfer.
Sie möchten mehr über die maßgeschneiderten Event-Plattformen von Converve erfahren? Dann sollten Sie jetzt eine Demo vereinbaren!
Fazit: Es gibt für alles eine Lösung
Standard-Event-Plattformen können für viele Unternehmen die ideale Wahl sein, um digitale Veranstaltungen bestmöglich zu planen, durchzuführen und auszuwerten. Denn Software-Lösungen sind ganz speziell auf die Anforderungen von Digital-Events ausgerichtet.
Eine maßgeschneiderte Event-Plattform bietet sich hingegen an, wenn Ihre digitalen Veranstaltungen komplexe und sehr spezifische Anforderungen an die Event-Software stellen. Sind Sie auf individuelle Funktionen und Features angewiesen und wünschen sich den bestmöglichen Support eines Tech-Experten, dann ist eine customized Event-Website die richtige Lösung für Ihr Unternehmen.
Natürlich kann es mitunter auch eine Budgetfrage sein, ob Sie sich für eine standardisierte oder maßgeschneiderte Event-Plattform entscheiden. Bei Converve können Sie bei der Umsetzung mehrerer Events mit vergünstigten Preisen rechnen.
Sprechen Sie uns an – unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung.
