Beim Internistenkongress 2027 in Wiesbaden zahlen Mitglieder der Deutschen Gesellschaft für Innere Medizin (DGIM) für das Präsenzticket nichts. Nichtmitglieder zahlen 275 Euro im Standardtarif. Derselbe Kongress, dieselben Vorträge, zwei völlig verschiedene Preise. Die unterschiedlichen Preise sind Teil eines bewusst gewählten Preismodells.
Ihr Preismodell legt fest, wie Besucher, Aussteller, Mitglieder und Sponsoren zum Veranstaltungsbudget beitragen. Stimmen Sie diese Verteilung mit der Geschäftsführung oder der kaufmännischen Leitung ab, bevor Sie einzelne Preise festlegen.
In diesem Beitrag vergleichen wir acht Preismodelle für Messen und Kongresse, jeweils mit einem aktuellen Beispiel, und zeigen, wann welches Modell trägt. Wie hoch der einzelne Preis sein sollte und wie Sie Frühbucherstufen aufbauen, erklären wir im Beitrag Wie bestimme ich Ticketpreise für mein Event?.
Welches Preismodell passt zu Ihrer Veranstaltung?
Die alte Gleichung stimmt noch immer: Anzahl zahlender Gäste mal durchschnittlicher Ticketpreis ergibt den Ticketumsatz. Sie ist nur unvollständig. Aussteller, Sponsoren und Mitglieder zahlen ebenfalls, und das Modell legt fest, wie die Rechnung zwischen ihnen aufgeteilt wird.
Standflächen tragen Messen noch, aber ihr Anteil sinkt
Die ersten beiden Zahlen erklären, warum Veranstalter ihre Modelle überdenken. Verliert die Standfläche langsam an Gewicht, muss das Geld anderswo herkommen: aus bezahlten Inhalten, aus Sponsoring oder aus verkauften Terminen. Die dritte Zahl zeigt eine mögliche Antwort. Manche Veranstaltungen verkaufen weder Fläche noch Eintritt. Sie verkaufen Gespräche.
Die Tabelle stellt die acht Modelle nebeneinander: wer zahlt, wann das Modell passt und woran es scheitert.
| Modell | Wer zahlt | Passt, wenn | Hauptrisiko |
|---|---|---|---|
| Der Klassiker (Staffelpreise, Tageskarten) | Besucher und ihre Arbeitgeber | Inhalte der Hauptgrund für den Besuch sind | Jeder vergleicht Ihren Preis mit anderen Veranstaltungen |
| Mitglieder und Nichtmitglieder | Mitglieder über den Beitrag, Nichtmitglieder über das Ticket | ein Verband den Kongress ausrichtet | Ticketerlöse sinken, wenn Mitglieder frei kommen |
| Eintritt frei | Aussteller und Sponsoren | Aussteller für qualifizierte Besucher zahlen | Viele Nichterscheiner, wenig Verbindlichkeit |
| Pay-what-you-want | Jeder Besucher selbst | Communitys, Wissenschaft oder gemeinnützige Träger veranstalten | Erlöse lassen sich schwer planen |
| Freemium | Besucher, die mehr wollen als die Ausstellung | neben der freien Ausstellung ein bezahlter Kongress läuft | Zu viele Zusatzangebote verwirren |
| Matchmaking-basiertes Pricing | Anbieter, die Termine kaufen | beide Seiten den Wert eines Gesprächs kennen | Jeder verkaufte Termin muss stattfinden |
| Hosted-Buyer-Konzepte | Anbieter und Aussteller | Sie Entscheider brauchen, die selbst nicht zahlen würden | Eingeladene Einkäufer, die Termine schwänzen |
| Online und Präsenz | Teilnehmer aus der Ferne | sich Vorträge live zu verfolgen lohnen | Der Online-Zugang ersetzt das Präsenzticket |
Die meisten Veranstaltungen kombinieren zwei oder drei dieser Modelle. Vor der Wahl helfen vier Fragen:
Vier Fragen vor der Wahl des Preismodells
- Nutzen Wer hat den größten Nutzen? Besucher, die lernen, Aussteller, die verkaufen, oder Mitglieder, die dazugehören. Wer am meisten gewinnt, zahlt in der Regel am meisten.
- Budget Wer hat einen Budgetposten dafür? Ein Einkäufer hat oft kein Reisebudget, ein Anbieter dagegen ein Vertriebsbudget. Setzen Sie den Preis dort an, wo das Budget liegt.
- Steuerung Müssen Sie steuern, wer kommt? Zahlen Aussteller für qualifizierte Einkäufer, brauchen Sie Zulassungskriterien, Einladungen oder Freigaben statt freiem Verkauf.
- Klarheit Versteht man den Preis in zehn Sekunden? Braucht die Preisliste einen Anruf zur Erklärung, vereinfachen Sie sie vor der Veröffentlichung.
Der Klassiker
Die vertrauteste Antwort auf die Frage, wer zahlt, lautet: der Besucher. Das klassische Modell ist ein bezahltes Ticket mit wenigen Preisstufen, und es folgt einem alten Spruch: Wat nix kost, taugt auch nix. Für Kongresse mit starken Inhalten gilt das weiterhin, denn der Preis signalisiert Qualität, bevor jemand einen einzigen Vortrag gesehen hat.
Innerhalb des Klassikers treffen Sie drei Entscheidungen. Verkaufen Sie nur Dauerkarten oder auch Tageskarten? Bieten Sie Frühbucherstufen mit Fristen an? Und ändern sich die Preise mit der Nachfrage? Tageskarten senken die Hürde für alle, die nur einen Tag brauchen. Achten Sie darauf, dass zwei Tageskarten mehr kosten als die Dauerkarte. Sonst kauft am Ende jeder einzelne Tage.
Frühbucherstufen und dynamische Preise sind Werkzeuge innerhalb dieses Modells, keine eigenen Modelle. Wie hoch der Frühbucherrabatt sein sollte und wann dynamisches Pricing sinnvoll ist, zeigen wir im Beitrag über Pricing-Strategien für B2B-Veranstalter. Die Schwäche des Klassikers ist der Vergleich. Jeder Besucher prüft Ihren Preis in einer Minute gegen drei andere Termine.
Mitglieder und Nichtmitglieder: der Verbandspreis
Verbände ergänzen den Klassiker um eine zweite Frage: Wer kauft? Die DGIM zeigt, wie weit das gehen kann. Beim Kongress im April 2027 kommen Mitglieder kostenfrei in den Präsenzkongress, Nichtmitglieder zahlen 275 Euro, im Spättarif 285 Euro (DGIM-Kongressseite Teilnahme, abgerufen am 29.10.2026). Studierende und Pflegekräfte zahlen ebenfalls nichts.
Die Teilnahmegebühr wird so zum Argument für die Mitgliedschaft. Wer als Nichtmitglied jedes Jahr kommt, zahlt mehr als manchen Jahresbeitrag, und der Beitritt liegt nahe. Der Kongress verdient dann über Beiträge, Aussteller und Sponsoren statt über Tickets.
Für die Schatzmeisterin oder den Schatzmeister ist das eine echte Abwägung. Freier Eintritt für Mitglieder senkt die Ticketerlöse und erhöht den Wert der Mitgliedschaft. Wie Veranstaltungen Mitglieder über das ganze Jahr binden und warum der Preis dabei nur ein Hebel ist, beschreiben wir im Beitrag zur Mitgliederbindung über Verbandsveranstaltungen.
Eintritt frei!
Messen gehen oft noch einen Schritt weiter als Verbände und verzichten für Fachbesucher ganz auf den Eintritt, sofern diese sich vorab registrieren. Wer das nicht tut oder die Kriterien nicht erfüllt, zahlt an der Kasse. Aussteller verteilen dazu oft Gutscheincodes an ihre eigenen Kunden, und das Ticket wird zum Marketinginstrument des Ausstellers.
Gratis ist dabei nichts. Aussteller und Sponsoren zahlen, denn der Veranstalter verkauft ihnen den Zugang zu einem qualifizierten Publikum. Das funktioniert nur, solange Standflächen und Sponsoring das gesamte Budget tragen, und genau diese Basis schrumpft laut Hattendorf. Wer auf freien Eintritt setzt, braucht ein starkes Sponsoringangebot. Was Sponsoren dafür sehen wollen, zeigt unser Beitrag So schreiben Sie einen Sponsoring-Prospekt, der verkauft.
Freier Eintritt hat einen zweiten Preis: die Verbindlichkeit. Wer nichts bezahlt hat, verliert nichts, wenn er fernbleibt. Planen Sie also mehr Nichterscheiner ein. Ein Gratisticket ist eine Zugangskontrolle, kein Geschenk.
Pay-what-you-want (PWYW)
Zwischen festem Preis und gar keinem Preis liegt eine dritte Möglichkeit: Beim Pay-what-you-want bestimmen die Besucher den Preis selbst. Für kommerzielle Messen taugt das selten, denn wer eine Anmeldung freigibt, braucht einen festen Rechnungsbetrag. Bei diesem Gedanken kommen viele Geschäftsführer von Messe- und Kongressveranstaltern ins Schwitzen.
Für Veranstaltungen von Communitys, Wissenschaft und gemeinnützigen Trägern funktioniert eine abgeschwächte Form. Der Digitalrechte-Gipfel RightsCon 2025 in Taipeh und online verkaufte drei Stufen, zum Frühbucherpreis: Supporter (online 250, vor Ort 450 US-Dollar), Standard (85 bzw. 300) und Community (vor Ort 150). Supporter zahlen mehr und finanzieren damit günstigere Tickets der Stufe Community. Deren Online-Ticket war im Preis frei wählbar, kostenlose Online-Tickets gab es weiterhin (RightsCon, Blogbeitrag zur Registrierung 2025).
Für B2B-Veranstalter ist die Struktur die Lehre, nicht die freie Wahl. Eine Unterstützerstufe lässt finanzstarke Unternehmen mehr zahlen und Plätze für Gründer, Studierende oder kleine Mitgliedsfirmen mitfinanzieren. Den Rahmen setzen weiterhin Sie.
Freemium
Freemium verbindet kostenlos und bezahlt in einer Veranstaltung. Die Idee stammt aus der Onlinewelt: Die Grundleistung ist kostenlos, Extras kosten. Auf einer Messe heißt das: Die Ausstellung ist frei, das Kongressprogramm, Workshops, ein Bereich fürs Networking oder die Abendveranstaltung kosten Geld.
Ein Beispiel aus London ist die Learning Technologies. Die Ausstellung im Mai 2027 ist für Fachleute aus Personalentwicklung und Weiterbildung kostenlos, Anbieter von Lernlösungen brauchen dagegen einen Commercial Pass für 199 Pfund zuzüglich Mehrwertsteuer (FAQ-Seite der Learning Technologies, abgerufen am 29.10.2026). Zu den Kongresstickets informiert der Veranstalter näher am Termin. Das Modell lässt die zahlen, die zum Verkaufen kommen, und hält die Tür offen für die, die Aussteller treffen wollen.
Freemium funktioniert, solange die Preisliste einfach bleibt. Zwei bis drei bezahlte Upgrades reichen. Wenn es keiner versteht, kauft auch keiner.
Matchmaking-basiertes Pricing
Auch Freemium verkauft noch Zugang. Manche Veranstaltungen verkaufen weder Standfläche noch Eintritt, sondern Termine. Anbieter zahlen für eine feste Zahl vorab geplanter 1:1-Gespräche mit qualifizierten Einkäufern. Bei Connect South + Faith im November 2026 in Branson (USA) beginnen die Anbieterpakete bei 4.250 US-Dollar für zwölf Einzeltermine mit Hosted Buyern (Informa Connect, abgerufen am 29.10.2026). Das sind rund 354 Dollar pro Gespräch.
Das Modell trägt, weil beide Seiten den Wert eines Gesprächs kennen. Ein Anbieter vergleicht das Paket mit den Kosten von zwölf Vertriebsbesuchen. Für Sie als Veranstalter ändert sich dadurch das Versprechen. Sie verkaufen keine Gelegenheit mehr, sondern ein Ergebnis. Jedes ausgefallene Gespräch ist eine Reklamation.
Damit gehören die Qualität des Matchings und der Umgang mit Nichterscheinern zur Preisgestaltung. Sie brauchen klare Regeln, wer wen treffen darf, verlässliche Terminpläne und vor der Freigabe die Kontrolle, ob jeder Anbieter die bezahlten Termine wirklich hat.
Im Converve Matchmaking legen Sie in einer regelbasierten Meeting-Matrix fest, welche Teilnehmerkategorien einander anfragen, nur ansehen oder gar nicht sehen. Der Meeting-Generator baut aus den Prioritäten der Teilnehmer überschneidungsfreie Terminpläne, und Sie sehen vor der Veröffentlichung, wer wie viele Termine hat. Das ist die Grundlage, um eine garantierte Zahl an Gesprächen zu verkaufen.
Invitation-only und Hosted-Buyer-Konzepte
Von Meetingpaketen ist es nicht weit zu Hosted-Buyer-Konzepten. Einkäufer bewerben sich um einen Platz. Passen sie ins Profil, übernimmt der Veranstalter Anreise und Unterkunft, und im Gegenzug verpflichten sich die Einkäufer zu einem Programm an Lieferantenterminen.
Die IMEX in Frankfurt, Leitmesse der Meeting- und Eventbranche, legt diesen Tausch offen. Qualifizierte Hosted Buyer erhalten Flug und Hotel kostenfrei und verpflichten sich zu sechs bis acht Terminen pro Tag. Im Schnitt buchen sie 16 oder mehr Termine pro Messe (IMEX, Seite zum Hosted-Buyer-Programm, abgerufen am 29.10.2026).
Bezahlt wird all das von Anbietern und Ausstellern über ihre Pakete. Der Einkäufer ist das Produkt, die Auswahl muss also streng sein. Wie viele Termine ein Einkäufer sinnvoll schafft, rechnen wir im Beitrag Wie viele Meetings braucht ein Hosted Buyer? durch. Ob ein geschlossenes Programm oder eine offene Anmeldung besser zu Ihrer Veranstaltung passt, vergleichen wir unter Hosted Buyer vs. offene Registrierung. Die typischen Fehler haben wir in den 5 größten Fallstricken bei Hosted-Buyer-Programmen gesammelt.
Online-Preis, Offline-Preis
Hosted Buyer reisen zu Ihnen. Das letzte Modell richtet sich an alle, die gar nicht anreisen: Viele Kongresse verkaufen inzwischen einen Online-Zugang neben dem Präsenzticket. Die Kernfrage lautet: Ist der Online-Zugang ein eigenes Produkt oder ein Zusatz? Die DGIM macht beides. Mitglieder, die vor Ort kostenfrei teilnehmen, zahlen für den Online-Zugang im Standardtarif 95 Euro, Nichtmitglieder 110 Euro (DGIM, abgerufen am 29.10.2026).
Ein Zusatz hält das Präsenzticket als Hauptprodukt und gibt Teilnehmern die Möglichkeit, verpasste Vorträge nachzuholen. Ein eigener Online-Pass erreicht Menschen, die nie anreisen würden, verleitet aber auch andere dazu, zu Hause zu bleiben. Bepreisen Sie den Online-Zugang nach dem, was Teilnehmer damit tun können, nicht nach dem, was Sie beim Catering sparen.
Tickets sind allerdings nur eine Einnahmequelle. Auf Messen kommt die Ausstellerseite hinzu, und dort folgt der Preis einer anderen Logik: ein Quadratmeterpreis nach Lage des Stands, dazu Pflichtgebühren und Zusatzleistungen. Wie Veranstalter diese Preise aufbauen, erklären wir im Beitrag Standpreise kalkulieren.
Ob Präsenz- oder Onlinepreis: Verkaufen Sie an Unternehmen, werden beide Tickets auch umsatzsteuerlich unterschiedlich behandelt. Was das für Rechnung, Ticketarten und Gruppenbuchungen bedeutet, erklären wir im Beitrag Ticketshop für B2B-Veranstaltungen einrichten.
Häufig gestellte Fragen
Welche Preismodelle gibt es für Messe- und Kongresstickets?
Die acht gängigen Modelle sind Tickets mit Preisstufen, Mitglieder- und Nichtmitgliederpreise, freier Eintritt für registrierte Fachbesucher, Pay-what-you-want, Freemium, matchmaking-basiertes Pricing mit Meetingpaketen, Hosted-Buyer-Konzepte sowie getrennte Online- und Präsenzpreise. Die meisten Veranstaltungen kombinieren zwei oder drei davon.
Was kostet ein Kongressticket?
Das hängt stärker vom Modell ab als von der Branche. Beim DGIM-Kongress 2027 zahlen Nichtmitglieder 275 Euro im Standardtarif, Mitglieder, Studierende und Pflegekräfte kommen kostenfrei in den Präsenzkongress. Wie Sie den Preis für Ihre eigene Veranstaltung festlegen, erklären wir im Beitrag über Pricing-Strategien für B2B-Veranstalter.
Wie legen Veranstalter Teilnahmegebühren für Konferenzen fest?
Zuerst klären sie, wer den größten Nutzen hat und wer ein Budget dafür besitzt. Daraus folgt das Modell, etwa Staffelpreise, Mitgliederpreise oder freier Eintritt mit Ausstellerfinanzierung. Erst danach setzen sie die Höhe fest, mit den Kosten als Untergrenze.
Wann lohnt sich freier Eintritt für eine Messe?
Wenn Aussteller und Sponsoren für den Zugang zu einem qualifizierten Publikum zahlen und das Budget tragen können. Kombinieren Sie freien Eintritt mit Vorabregistrierung und klaren Kriterien, und rechnen Sie mit mehr Nichterscheinern als bei bezahlten Tickets.
Was ist matchmaking-basiertes Pricing?
Anbieter zahlen für eine feste Zahl vorab geplanter Termine statt für einen Stand oder ein Ticket. Bei Connect South 2026 beginnen die Pakete bei 4.250 US-Dollar für zwölf Einzeltermine mit Hosted Buyern. Der Veranstalter muss jeden verkauften Termin liefern.
Zahlen Hosted Buyer für ihre Teilnahme?
In der Regel nicht. Bei der IMEX in Frankfurt erhalten qualifizierte Hosted Buyer Flug und Hotel kostenfrei und verpflichten sich dafür zu sechs bis acht Terminen pro Tag. Finanziert wird das Programm von Anbietern und Ausstellern.
Fazit
Ein Preismodell entscheidet, wer Ihre Veranstaltung trägt. Besucher zahlen, wenn Inhalte der Grund für den Besuch sind. Aussteller und Sponsoren zahlen, wenn das Publikum das Produkt ist. Mitglieder zahlen über ihren Beitrag, und Anbieter zahlen für Termine, wenn das Gespräch selbst das ist, was alle wollen.
Wählen Sie das Modell gemeinsam mit der Person, die den Erlösplan unterschreibt, und setzen Sie erst danach den Preis. Halten Sie die Preisliste so einfach, dass man sie in zehn Sekunden versteht. Und stellen Sie sicher, dass Sie liefern können, was das Ticket verspricht, besonders wenn es Gespräche verspricht.
Sie möchten Meetingpakete verkaufen oder ein Hosted-Buyer-Programm mit klaren Regeln für die Terminvergabe aufsetzen? Sprechen Sie mit Converve, ob Sie schon Ihre nächste Veranstaltung planen oder einfach eine Frage haben.
