Der ultimative Leitfaden für Nachhaltige Events

Heute ist mehr denn je die Rede von nachhaltigen Events – aber wenige wissen, was genau dahinter steckt. Geht es um eine nachhaltige Eventlocation, um das Thema CO₂ bei der Anreise oder um nachhaltige Eventtechnik? Von allem ein bisschen, aber dennoch viel mehr, denn nachhaltige Veranstaltungen sind im Jahr 2023 mehr als nur „grün“.

Sie wollen Ihre nächste Veranstaltung mit einem umweltfreundlichen Ansatz planen? Wir geben Ihnen Inspiration und Tipps, wie Sie Ihre Messe oder Ihren Kongress nachhaltig organisieren können.

Wenn es um nachhaltige Events geht, denken viele sofort an Kaffeebecher aus Papier oder den wieder verwendbaren Gangteppich. Das sind vielleicht alles gute Ansätze, doch Nachhaltigkeit im Veranstaltungsmanagement geht weit darüber hinaus.

Was Nachhaltigkeit eigentlich bedeutet? 

Zuerst: Alles, was wir tun, hat einen Einfluss auf unsere Umwelt. Jedes Jahr werden eine Vielzahl von Events und Veranstaltungen durch Unternehmen und öffentliche Einrichtungen organisiert, die die Umwelt in sehr unterschiedlicher Weise beeinflussen. Deshalb sollten bei nachhaltigen Events frühzeitig Umweltbelange und Aspekte der Nachhaltigkeit in der Planung und Organisation mit einbezogen werden. 

Quelle: MeetGreen

Die Weltkommission für Umwelt und Entwicklung der Vereinten Nationen hat dazu einen Bericht vorgelegt, der in der Folge von vielen nationalen Parlamenten aufgegriffen wurde, darunter auch dem Deutschen Bundestag. Nachhaltigkeit besteht demnach aus 3 Säulen: 

• Ökologische Nachhaltigkeit – was wir im Allgemeinen unter dem Begriff „Green Meetings“ verstehen.
• Ökonomische Nachhaltigkeit – dass eine Tätigkeit wirtschaftlich gestaltet wird. Es bringt ja nichts, einen Kongress zwar ökologisch einwandfrei zu gestalten, aber dabei Geld zu verbrennen!
• Soziale Nachhaltigkeit – hierunter fallen Themen wie Gleichberechtigung, Barrierefreiheit, Einhaltung der gesetzlichen Grenzwerte für Lärm und ein Konzept für die Sicherheit sowie mittlerweile Aspekte wie Gender Mainstreaming und Diversity bei Mitarbeitern und Dienstleistern. Die Wahl des Personals stellt einen wesentlichen Aspekt der Nachhaltigkeit dar. Geben Sie Menschen aus sozial schwachen Gruppen eine Chance. 

Kurz gesagt: Nachhaltige Events sind umweltgerecht, wirtschaftlich, sozialverträglich, divers und inklusiv gestaltet. 

Als 2015 die Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung von den Vereinten Nationen verabschiedet wurde, kamen erstmal die 17 Sustainable Development Goals auf den Tisch. Sie sind mittlerweile das Kernstück für Nachhaltigkeit auf allen Ebenen und werden auch von immer mehr Event-Betreibern als Grundlage für eine nachhaltigere Veranstaltung genommen.

Wenn man sich die 3 Säulen und 17 Ziele für mehr Nachhaltigkeit genauer anschaut, wird schnell klar, wie weitreichend das Konzept Nachhaltigkeit wirklich ist – aber auch, wie wichtig es für den langfristigen Erfolg eines Messe- oder Kongress-Veranstalters ist! 

Also: Ärmel hochkrempeln und ran an die Aufgabe. Nur wie genau? 

Nutzen Sie unsere Ideen und Inspirationen auf Ihrem Weg zu einem nachhaltigen Event.

Nachhaltige Eventplanung: Wie Sie Know-how, Ideen und Inspiration sammeln!

1. Management-System: Plan – Do – Check – Act (PDCA)

Wenn sich Ingenieure und Fachleute über das Thema Nachhaltigkeit Gedanken machen, dann betrachten sie es von vielen Seiten. Ganz besonders, wenn am Ende eine ISO-Norm dabei herauskommen soll! Seit 2012 gibt es die ISO Norm 20121 als Management-System für nachhaltige Events. Der Standard soll Eventmanager dabei unterstützen, die Nachhaltigkeit während des gesamten Event-Management-Zyklus zu verbessern. 

Diese ISO-Norm, speziell für nachhaltige Veranstaltungen bezieht die drei Säulen (ökologische, ökonomische und soziale Nachhaltigkeit) mit ein. Es ist natürlich kein Zufall, dass sie anlässlich der Olympischen Spiele 2012 in London veröffentlicht wurde!

Die Norm betrachtet nicht die Events selber, sondern zielt darauf ab, welche Management-Strukturen ein Veranstalter braucht, um nachhaltige Events organisieren zu können. Auf der ISO 20121 Website finden sich viele Checklisten und Roadmaps, wie Sie das Prinzip PDCA (Plan – Do – Check – Act) in der Praxis umgesetzt werden können.

2. Besuchen Sie Veranstaltungen zum Thema Nachhaltigkeit auf MICE-Events

Alle großen Messen und Kongresse für die Veranstaltungsbranche haben das Thema Nachhaltigkeit auf ihre Agenda gesetzt und haben entsprechende Weiterbildungsangebote in ihr Programm integriert. 

Die IMEX in Frankfurt am Main (31.5 – 02.06.2022) bietet an jedem Messetag unter “Education Programme” Seminare, Workshops und Vorträge zum Thema nachhaltige Events. 2022 geht es unter anderem um den ökologischen Fußabdruck von Veranstaltungen, Diversität, Nachhaltigkeitszertifikate, Förderinstrumente und Masterclasses für nachhaltige Veranstaltungsplanung. Für Aussteller hat die IMEX einen Sustainable Exhibiting-Guide aufgelegt. Auch bei den IBTM Events (29.11 – 01.12.2022 in Barcelona) ist Nachhaltigkeit bei Events und Corporate Social Responsibility ein Kernthema. 

Die International Congress and Convention Association ICCA baut in ihren jährlichen ICCA Congress nicht nur Weiterbildungsveranstaltungen zum Thema Nachhaltigkeit ein, sondern erstellt am Ende einer jeden Veranstaltung den “Sustainability Report”. 

Merken Sie sich auch gern den Termin für die Konferenz Greenmeetings und Events 2023 vor, wo es vorrangig um das Thema Events und Nachhaltigkeit geht. 

3. Erfahrungsaustausch über nachhaltiges Eventmanagement

Solche Events dienen nicht nur der Weiterbildung – fast noch wichtiger ist es, dass Sie dort Gleichgesinnte treffen, die sich auch mit dem Thema nachhaltige Events beschäftigen. Optimale Networking-Möglichkeiten also für den Erfahrungsaustausch! Nutzen Sie Matchmaking-Angebote, um sich bereits im Vorfeld zu verabreden und überlassen Sie das Networking nicht dem Zufall. 

Eine gute Quelle, um Gleichgesinnte zu treffen, sind natürlich die sozialen Netzwerke, wo man unter Hashtags wie #sustainabilitytips nützliche Hinweise findet, wie man in der täglichen Arbeit nachhaltig wirtschaften kann.

4. Nutzen Sie Online-Ressourcen zum Thema „Nachhaltige Events“

Es gibt sehr hilfreiche Online-Quellen mit konkreten Empfehlungen, wie Sie Vor-Ort-Veranstaltungen und hybride Events nachhaltiger organisieren können – samt Tipps, Leitfäden und Checklisten für nachhaltige Events, die Sie sofort umsetzen können und die nicht viel kosten müssen. 

Einige der wichtigsten sind: 

• Leitfaden für die nachhaltige Veranstaltungsplanung des Bundesministeriums für Umwelt (Ausgabe 2020 als PDF-Download)
• Checkliste nachhaltige Veranstaltung des Bundesministeriums für Umwelt (passend zum Leitfaden aus der Ausgabe 2020)
• Leitfaden für nachhaltige Events (Ausgabe 2021) von der Initiative Green Events Hamburg
• CO₂-Rechner für Veranstaltungen des Umweltbundesamts
• Nachhaltigkeit Checkliste des Convention Bureaus Kopenhagen
• Website Green Champions 2.0 mit Tipps zur Planung und Ausrichtung von nachhaltigen Sportveranstaltungen samt Checklisten und Beispielen für nachhaltige Events
• Leitfaden für Energie- und Umweltmanagement bei Großveranstaltungen
• Leitfaden für nachhaltige Veranstaltung in Kunst und Kultur der Kulturstiftung des Bundes (samt vieler weiterer inspirierendes Links zum Thema nachhaltige Eventplanung)
• Der Blog der Green Meetings Ninjas
• Erläuterungen und Checklists speziell zum ISO 20121 Verfahren für Messegesellschaften und Best Practices auf der UFI Website

5. Tun Sie Gutes – und reden Sie über Nachhaltigkeit bei Events!

Auch wenn Sie vielleicht mit Ihren Initiativen für nachhaltige Events nicht direkt Messestände oder Kongress-Tickets verkaufen können: Sprechen Sie darüber und informieren Sie Ihre Stakeholder, was Sie tun und warum Sie es tun. 

Reichen Sie Ihre Initiativen für Branchen-Awards ein (z.B. für den Sustainable Development Award der UFI, dem European Green Award oder dem Green Award der Biz Awards). Stellen Sie Ihre Maßnahmen als Best Practice auf Branchen-Events vor. Richten Sie auf Ihrer Website einen speziellen Bereich ein, wo Sie Ihre Nachhaltigkeits-Initiativen vorstellen – wie das z.B. Web Summit macht, Preisträger des Sustainable Development Award 2021 der UFI.

6. Nicht bierernst, sondern spielerisch

Wenn man sich mit dem Thema Nachhaltigkeit beschäftigt, kann es schnell passieren, dass man ein schlechtes Gewissen bekommt. Denn bei Events kommt es naturgemäß immer zu Umwelteinflüssen: egal ob bei Präsenzveranstaltungen oder bei virtuellen Veranstaltungen – schließlich verbrauchen auch diese Energie.

Packen Sie das Thema nachhaltige Events also nicht zu ernst an, sondern versuchen Sie Ihren Initiativen eine gewisse „Leichtigkeit“ zu verleihen. 

Ein Beispiel hierfür ist die Technologie, die das Unternehmen Pavegen anbietet. Spezielle Bodenplatten erzeugen Strom, wenn Ihre Messebesucher darüber laufen! Eine tolle Idee, um Handy-Ladestationen mit Energie zu versorgen. 

Auch schön: Das Future 2 Festival ist ein energieautarkes Event, das mit Solaranlagen die eigene Stromversorgung gewährleistet. 

7. Schulen Sie Mitarbeiter in Sachen Nachhaltigkeit

Institutionen wie das German Convention Bureau oder Meeting Professionals International (MPI) bieten spezielle Kurse an, die Ihre Mitarbeiter zum Nachhaltigkeitsberater (GCB) ausbilden oder ein Sustainable Meeting Professional Certificate (SMPC) verleihen. Nutzen Sie solche Weiterbildungsangebote, um Ihre Mitarbeiter fit zu machen. 

8 Tipps: Wie Sie Ihre Events nachhaltig gestalten können

Unsere Tipps reichen von nachhaltigen Eventlocations und Hotels, über die Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr bis zum Thema Catering und Energieverbrauch. Auch soziale Belange, wie etwa Barrierefreiheit, Inklusion und Chancengleichheit werden berücksichtigt.

Tipp 1: Virtuelle oder hybride Events veranstalten

Da die An- und Abreisen der Teilnehmer in der Regel die stärkste Umweltbelastung

bei einer Veranstaltung verursachen, reduziert die Planung virtueller oder hybrider Events den CO₂-Fußabdruck Ihres Events signifikant.

Quelle: MeetGreen

Tipp 2: Verkehrsbedingte Umweltbelastungen reduzieren

Wenn virtuelle Meetings keine Option sind, dann suchen Sie eine nachhaltige Eventlocation mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel. Verfolgen Sie immer das Prinzip der „kurzen Wege“. Alternativ können Sie auch Fahrräder zur Verfügung stellen oder emissionsfreie Shuttle-Fahrzeuge.

Den mit Abstand größten Beitrag zum CO₂ Fußabdruck leistet mit 70% bei der Anreise zu Events das Fliegen. Doch manchmal lässt sich das Flugzeug für lange Reisen nicht vermeiden. Grüner Fliegen bietet eine einfache Möglichkeit die saubersten Flüge herauszufiltern. Machen Sie Ihre Teilnehmer beim nächsten Live Event auf solche Optionen aufmerksam.

Tipp 3: CO₂-Emissionen Ihrer Teilnehmer ausgleichen

Selbst wenn Sie noch so ökologisch wirtschaften und Ihre Veranstaltung gestalten, es werden durch Events Emissionen erzeugt. Verschiedene Dienstleister bieten an, dass Sie mittels Online-Kalkulator die CO₂-Emissionen Ihrer Veranstaltung ermitteln – und dann in Klima-Projekte investieren, durch die das ausgestoßene CO₂ ausgeglichen werden kann, z.B. durch die Wiederaufforstung von Regenwald. 

Die Kosten pro Teilnehmer hängen dabei davon ab, ob es ein internationaler Event ist, wie viele Aussteller dabei sind, wie die Besucher anreisen etc. Als Faustregel können Kosten pro Teilnehmer zwischen 0,75 EUR bis 3,50 EUR gelten. Hier finden Sie entsprechende Dienstleister und Online-Kalkulatoren: 

• MyClimate
• Carbonfund
• ClimatePath
• NatureOffice

Tipp 4: Nachhaltige Events papierlos organisieren

Online-Formulare und Event-Apps sind nicht die einzigen Möglichkeiten, um Papier einzusparen. Viele Eventlocations haben leere Flächen, auf die sich Nachrichten, Logos und andere Brandings projizieren lassen. Dabei können Sie nicht nur dazu beitragen, papierlos den Regenwald zu schützen, sondern auch noch Geld sparen.

• Digitale Einladungen
• Event-Apps
• QR-Codes
• Online-Agenda

Tipp 5: Unterbringung und Eventlocation nachhaltig aussuchen

Bei der Wahl der Hotels und Locations sollten Sie Nachhaltigkeitsaspekte einfließen lassen und auf Zertifizierungen achten (EMAS- oder Europäisches Umweltzeichen). 

Tipp 6: Barrierefreie Zugänge & Beachtung der Diversität des Publikums

Ob bei der Eventlocation, bei der Anfahrt oder der Unterbringung – achten Sie immer auf barrierefreie Zugänge. Ob in Vorstellungstexten oder Werbeplakaten – achten Sie auf eine inklusive und gendergerechte Sprache.

Tipp 7: Energieeffizienz und Energieeinsparung anstreben

Indem Sie auf die Mobilität vor Ort sowie das Heizen, Kühlen und die Veranstaltungstechnik in der Location achten, können Sie wichtige Maßnahmen zur Energieeffizienz Ihres nachhaltigen Events ergreifen. Nur wenige Beleuchtungsarten sind so grün wie LED-Leuchten. Heizen Sie nicht über 20 Grad und kühlen Sie nicht mehr als sechs Grad unter der Außentemperatur. Indem Sie Strom aus erneuerbaren Quellen beziehen und die IT-Geräte die „Blauer-Engel“-Zertifizierung haben, achten Sie auf saubere Energie und umweltschonende Produkte.

Tipp 8: Catering fair, regional und saisonal

Das Anbieten von Getränken und/oder Speisen gehört zu nahezu jeder Veranstaltung. Um Ihr Event nachhaltig zu gestalten, empfehlen wir Ihnen mit regionalen Herstellern zusammenzuarbeiten, nur saisonale und umweltgerecht transportierte Lebensmittel zu verwenden und bestenfalls auf Fleisch und Fisch zu verzichten. Da regionale und fairgehandelte Produkte oft teurer sind, gibt es die Möglichkeit auf Sponsoring durch regionale Unternehmen zurückzugreifen. Bieten Sie Leitungswasser in Karaffen an und verwenden Sie Mehrweggeschirr, -besteck und -gläser. Um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden, treten Sie am besten mit einer örtlichen Wohltätigkeitsorganisation in Kontakt und spenden Essensreste an Bedürftige.

Nachhaltige Events: Beispiele

Wenn Sie nach Beispielen für nachhaltige Events suchen, dann können wir Ihnen folgende Beispiele ans Herz legen: 

• Web Summit: Web Summit war 2021 der Gewinner der “Sustainable Development Awards” der UFI. Sie haben sich mit den Umweltauswirkungen von Online-Veranstaltungen befasst und ihre soziale Wirkung durch die Unterstützung bedürftiger Gemeinden erhöht.
• Köln Messe: Reduzierung von Emissionen und Verbesserung der Lebensqualität von Besuchern und Bewohnern (Wirtschaft, Luft, Klima) mit digitalisiertem Verkehrsmanagement.
• CIBJO Congress: ist ein komplett klimaneutrales Schmuckevent, indem der CO₂-Ausstoß komplett kompensiert wird. 
• Die altonale: war bereits 2018 die erste Großveranstaltung in der Hamburger Stadtgeschichte, die zu 100 Prozent mit Strom aus erneuerbaren Energien versorgt wurde. Seitdem arbeitet das Event Jahr für Jahr an nachhaltigeren Konzepten anhand der Sustainable Development Goals. 
• Oracle OpenWorld: spendete 9.390 Mahlzeiten und ungenutzte verderbliche Güter für wohltätige Zwecke.
• Futur 2 Festival: Umsetzung eines Zero-Waste-Konzepts und autarke Energiegewinnung über eine gemietete 22k Solaranlage.

Fazit

Nachhaltigkeit wird im Zusammenhang mit Events immer wichtiger. Sie beginnt mit dem ersten Schritt – trauen Sie sich, den ersten Schritt in Richtung nachhaltige Messen und Kongresse zu gehen! 

Sollten Sie Interesse an einem virtuellen oder hybriden Eventkonzept mit passender IT-Lösung haben, dann kontaktieren Sie uns. Wir von Converve sind Experten auf dem Gebiet digitale Events und ermöglichen Ihnen mit unserer Event-Matchmaking-Software Lösung einen unvergleichliches Eventerlebnis. Unsere Projektmanager mit jahrelanger Erfahrung im Bereich Events & Softwareentwicklung stehen Ihnen für Ihre nachhaltige Eventplanung dabei hilfreich zur Seite.