Hybride Events: Vor- und Nachteile
Sie wollen ein Event veranstalten, sind sich aber nicht sicher, ob es ein rein digitales oder ein hybrides Event werden soll? Damit Sie die richtige Entscheidung treffen können, haben wir Ihnen eine Reihe von Vor-und Nachteilen hybrider Events gegenüber rein virtuellen Veranstaltungen und Live-Events zusammengestellt.
Ein Hybrides Event schafft Ihnen u.a. Vorteile wie eine größere Reichweite und mehr Planungssicherheit, auf Kosten von Organisationsaufwand und technischen Investitionen.
Um die Vor- und Nachteile eines Hybriden Events zu verdeutlichen, stellen wir sie komplett virtuellen Events & Präsenzveranstaltungen gegenüber.
Welche Eventform wählen: Digitale Events oder hybride Events?
Die Eventbranche wurde mit der Corona-Pandemie in ihren Grundfesten erschüttert. Statt Präsenzveranstaltungen konnten lange Zeit nur noch rein virtuelle Veranstaltungen stattfinden. Mit zunehmenden Lockerungen stellen sich Planer und Marketeers bewusst die Frage, ob sie ihre kommenden Events vor Ort, hybrid oder rein digital planen sollen.
Doch was ist eigentlich der Unterschied?
Im Gegensatz zu rein digitalen Events ist eine hybride Veranstaltung eine Kombination aus physischer Präsenzveranstaltung (Live-Event) und einem virtuellen Event. In beschränkter Anzahl können Teilnehmer vor Ort dabei sein, während der Rest der Teilnehmenden das Event online verfolgt.
So verlockend die Planung einer Präsenzveranstaltung unter den zunehmenden Lockerungen scheinen mag, so haben hybride Veranstaltungen unschlagbare Vorteile. Auf der anderen Seite bedeutet ein Mix aus On- und Offsite Event doppelter Aufwand und ist mit Herausforderungen verbunden, die es als Eventplaner zu meistern gilt. Unter diesem Blickwinkel könnte ein rein virtuelles Events eventuell effektiver sein.
Letztendlich müssen Sie die Vor- und Nachteile und die Umstände unter die Lupe nehmen, um für Ihr Event und Ihre Zielgruppe die passende Lösung zu finden. Lesen Sie sich die Vor- und Nachteile hybrider Events genau durch und wägen Sie ab, welche Eventform Ihren Vorstellungen und Zielen am ehesten entspricht.
Hybride Events: Vorteile
Hybride Events werden als die zukünftige Eventform gefeiert. Nicht ganz zu Unrecht, da sie viele Vorteile mit sich bringen. Welche das sind, haben wir Ihnen im Folgenden aufgelistet.
Größte potenzielle Reichweite
Da hybride Events das Beste aus der virtuellen und analogen Welt vereinen, sprechen Sie mit hybriden Formaten eine deutlich größere Zielgruppe als bei rein virtuellen oder rein physischen Veranstaltungen an. Sie überlassen die Entscheidung Ihren Kunden, wie sie am liebsten an Ihrem Event teilnehmen wollen. Der eine Teilnehmer hat sich an die Vorzüge von Online-Veranstaltungen von zu Hause aus gewöhnt, während der andere persönliches Netzwerken vor Ort bevorzugt. Für beide Teilnehmergruppen finden Sie die perfekte Lösung, indem Sie ein hybrides Event planen. Auf der anderen Seite erhöhen Sie mit einer größeren Teilnehmerzahl bei hybriden Events Ihre Reichweite und maximieren den Erfolg Ihrer Veranstaltung.
Vorteil hybrides Event <> rein digitales Event: Teilnehmer, die den persönlichen Charakter von Events bevorzugen, werden sich von Ihrem Onsite-Event angesprochen fühlen.
Vorteil hybrides Event <> Live-Event: Teilnehmer, die durch Reisebeschränkungen nicht kommen können oder die Vorzüge digitaler Veranstaltungen schätzen, können Karten für Ihr Offsite-Event kaufen.
Keine Einschränkungen und größere Planungssicherheit
Eine reine Vor-Ort-Veranstaltung führt oft zu Einschränkungen hinsichtlich der Größe des Veranstaltungsortes und der Teilnehmerzahl. In Zeiten der Corona-Pandemie geben hybride Formate mehr Planungssicherheit. Bedenken Sie nur den Fall, dass die Teilnehmerzahlen plötzlich beschränkt oder Onsite-Events ganz verboten werden. Mit hybriden Events können Sie unter allen Umständen eine große Anzahl von Teilnehmern erreichen und die Veranstaltung zur Not auch komplett digital stattfinden lassen.
Vorteil hybrides Event <> Live-Event: Ähnlich wie bei rein virtuellen Veranstaltungen müssen Sie Ihre Teilnehmerzahlen aufgrund der Örtlichkeit oder aufgrund von Corona-Maßnahmen nicht begrenzen.
Mehr internationale Speaker einladen
Des Weiteren können Sie Referenten aus der ganzen Welt an Ihrer Veranstaltung teilnehmen lassen, was bei analogen Events nicht möglich wäre. Auch die Akzeptanz ist bei den Teilnehmern durch Corona stark gestiegen, was das digitale Zuschalten von Sprechern betrifft. Bedenken Sie auch, dass Speaker sich in den letzten Jahren ebenfalls daran gewöhnt haben nicht zwingend verreisen zu müssen, sondern digital ihre Vorträge zu halten. Wenn Sie mit vielen bekannten und eventuell auch internationalen Speaker punkten wollen, dann hilft Ihnen ein hybrides Konzept.
Vorteil hybrides Event <> Live-Event: Wie bei einem virtuellen Event können und wollen mehr Speaker aus der ganzen Welt auf Ihrem Event referieren. Reisebeschränkungen sind keine Hürde mehr.
Daten sammeln und fürs Marketing nutzen
Je digitaler eine Veranstaltung, desto mehr Daten lassen sich von Teilnehmern sammeln und verwerten. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Sie bei hybriden und rein virtuellen Events besser Daten sammeln können, als bei physischen Veranstaltungen. Professionelle Event-Plattformen für hybride und virtuelle Events bieten Ihnen Reporting- und Analysetools, die es möglich machen, Leads zu identifizieren und nachzuvollziehen, was besonders gut bei den Zuschauern ankam. Dieses Wissen können Sie für Ihre zukünftigen Events und Marketingkampagnen nutzen.
Vorteil hybrides Event <> Live-Event: Mehr Chance auf Datengenerierung sowie Reporting und Analysemöglichkeiten, die vom Marketing genutzt werden können.
Knappe Vor-Ort-Tickets höher bepreisen
Da Sie Vor-Ort-Tickets nur in einer limitieren Auflage verkaufen können, ist die Nachfrage höchstwahrscheinlich umso größer. Deshalb können Sie knappe Vor-Ort-Tickets zu höheren Preisen verkaufen.
Vorteil hybrides Event <> Live-Event oder virtuelles Event: Durch zwei Ticketarten haben Sie Online-Tickets sowie die knappen und begehrten Vor-Ort-Tickets, die Sie höher bepreisen können.
Bessere Sponsoringmöglichkeiten
Auch Ausstellern und Sponsoren geben hybride Events größeren Spielraum und neue Möglichkeiten. Sponsoren können selbst entscheiden, ob sie sich live vor Ort oder digital präsentieren wollen. Neben klassischen Ständen können sie virtuelle Stände errichten oder eine Präsentation per Videokonferenz halten. Außerdem können Sie Sponsoren auf hybriden Events mehr Flächen bieten, da diese im virtuellen Raum nicht begrenzt sind. Auf der anderen Seite wird Ihr Event für die Sponsoren attraktiver sein, da Sie höchstwahrscheinlich ein größeres Publikum mit hybriden Event-Formaten erreichen werden, als bei reinen Live-Events oder virtuellen Events. Und Ihre Teilnehmer? Diese können sich, wenn gewünscht alle gesponserten Vorträge, die auf Video aufgezeichnet sind, anhören, anstatt sich wie üblich für einen Vortrag entscheiden zu müssen.
Sie möchten Sponsoren in Ihre Veranstaltung einbinden aber wissen noch nicht wie? Hier haben wir 37 kreative Sponsoring Ideen für Sie zusammengetragen.
Vorteil hybrides Event <> Live-Event: Mehr Sponsoren und neue Sponsoringformate sind möglich, da die Fläche virtuell unbegrenzt ist.
Vorteil hybrides Event <> rein digitales Event: Sponsoren können sich weiterhin klassisch vor Ort mit einem Stand präsentieren.
Format mit lebendigem Event-Charakter
Da Hybride Events auch live vor Ort stattfinden, also keine bloßen Aufzeichnungen sind, handelt es sich um ein lebendigeres Format mit Event-Charakter, welcher auch bei den Zuschauern vor den Bildschirmen rüberkommt. Referenten und Moderatoren auf einer attraktiven Bühne zu sehen, fühlt sich deutlich mehr wie ein Event an.
Vorteil hybrides Event <> rein digitales Event: Hybride Events spiegeln den Event-Charakter besser wider, als virtuelle Veranstaltungen.
Niedrigere Kosten und kleinerer CO₂-Fußabdruck
Eine große Präsenzveranstaltung ist mit höheren Kosten verbunden. Indem Sie ein hybrides Event planen, können Sie Kosten für Raummiete, Catering und Reisen minimieren – bei rein virtuellen Events sogar komplett sparen. Ein weiterer Vorteil hybrider Events, bei denen weniger Teilnehmer anreisen, ist ein geringerer CO₂- Fußabdruck. Und das ist nicht unerheblich, wenn man bedenkt, dass An- und Abreise etwa 70 % der CO₂-Emissionen der gesamten Veranstaltung ausmachen.
Vorteil hybrides Event und rein digitales Event <> Live-Event: Weniger Reiseaktivitäten führen zu weniger CO₂-Ausstoß.
Hybride Events: Nachteile
Hybride Events haben viele Vorteile, dennoch ist es wichtig, dass Sie sich auch über die Herausforderungen im Klaren sind, damit Sie die passenden Lösungen finden.
Doppelter Aufwand in der Planung
Im Endeffekt planen Sie zwei Events in einem: klassisch vor Ort mit Catering und Speakern auf einer Bühne und auf der anderen Seite virtuell. Gleichzeitig müssen Sie für Interaktion und Überschneidungen zwischen virtuellen Zuschauern und Teilnehmern vor Ort sorgen. Die Komplexität in der Planung nimmt bei hybriden Events deutlich zu. Das beginnt bei den Registrierungsprozessen, die online und offline möglich sein müssen bis hin zum zeitlichen Ablauf, bei dem Online- und Offline-Teilnehmer zusammengeführt werden. Durch die höhere Komplexität ist eine Software für hybride Events fast unerlässlich, wenn Sie ein hybrides Event mit Erfolg planen wollen.
Lösung: Mit der All-In-One-Lösung Converve können Sie Ihr hybrides Event mit nur einem Tool planen und umsetzen. Sie haben auf der intuitiven und webbasierten Plattform alle Bausteine für Ihr Event zur Hand. Ob Registrierung für verschiedene Teilnehmergruppen, Teilnehmermanagement, Event-Website und Event-App, Matchmaking, Networking zwischen den Teilnehmern oder Reportingfunktion zur Erfolgskontrolle.
Investition in Technik und Know-how für qualitative Streams
Sie werden mit anfänglichen Investitionskosten rechnen müssen, um Streams in guter Bild- und Tonqualität garantieren zu können. Das heißt Ihre Kosten, die Sie für Räumlichkeiten, Reisen und Catering auf der einen Seite durch weniger Vor-Ort-Teilnehmer sparen, werden Sie bei Ihrem ersten hybriden Event in ein passendes Tool für hybride Veranstaltungen sowie hochwertige Technik investieren müssen. Außerdem sollten Sie damit rechnen, Personal schulen zu müssen, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Arbeiten Sie Mitarbeiter ein, damit sie die Technik für Live-Streams, die neuen Abläufe und den gleichzeitigen Umgang mit virtueller und Live-Kommunikation beherrschen.
Networking zwischen On-und Offline-Teilnehmern wird anspruchsvoller
Sie veranstalten ein Event, damit sich die Teilnehmer miteinander vernetzen können. Und genau das ist gar nicht so einfach, wenn ein Großteil der Zuschauer vom Bildschirm aus teilnimmt. Bei hybriden Events müssen Eventplaner ganz neu denken, um kreative Konzepte in Bezug auf das Networking zu erarbeiten. Schließlich wollen Sie alle Teilnehmer, ob online oder vor Ort miteinander in den Austausch bringen. Sie sollten folgende Fragen für sich beantworten: Sind die Online-Teilnehmer zeitgleich oder zeitversetzt dabei? Wie können Sie alle Teilnehmer via Text- oder Videochat miteinander in Verbindung bringen? Und welche Ideen können Sie einbringen, damit Sie die Aufmerksamkeit der Online-User das ganze Event über aufrechterhalten?
Lösung: Eine Matchmaking-Event-App kann das verbindende Element für beide Gruppen sein und das Networking – ob on- oder offline fördern.
Achten Sie auf die richtige Eventlocation
Wählen Sie Ihre Eventlocation mit Bedacht aus und achten Sie darauf, dass das WLAN für viele gleichzeitige Videocalls und eine gute Sendequalität ausgelegt ist. Viele Locations kommen diesem Bedarf noch nicht nach, weshalb Sie sich unbedingt im Voraus informieren sollten. Es wäre ein Fiasko, würde Ihre Veranstaltung wegen zu wenig Bandbreite plötzlich nicht mehr übertragen werden können.
Transport von Erlebnis und Emotion
Es ist schwieriger ein Event für Bildschirm-Zuschauer als Erlebnis zu konzipieren. Emotionen und Experience im digitalen zu transportieren ist eine neue Herausforderung, der Sie sich annehmen müssen. Bedenken Sie auch, dass Sie das physische Konzept nicht 1:1 auf die virtuelle Welt übertragen können, da die Müdigkeit vor einem Bildschirm viel schneller einsetzt. Prüfen Sie deshalb alle Inhalte Ihrer Veranstaltung genauestens, ob sie auch virtuell kompatibel sind.
Tipp: Kurze, aber dafür gute Inhalte mit viel Abwechslung eignen sich virtuell bestens, um die Aufmerksamkeitsspanne der Online-Teilnehmer zu erhalten. Räumen Sie unbedingt genügend Platz für Networking und Interaktionen für die Online-Teilnehmer ein, damit sie sich als Teil der Veranstaltung fühlen.
Fazit: Hybride Events Vor- und Nachteile
Hybride Events sind die Zukunft und das mit Recht, denn sie bieten unschlagbare Vorteile: größere Reichweite, höhere Attraktivität für Sponsoren und mehr Planungssicherheit (besonders in der jetzigen Zeit) und viele mehr. Dennoch sollten Sie wissen, dass die Planung hybrider Veranstaltungen deutlich komplexer ist, da Sie zwei Events in einem planen und die verschiedenen Schnittmengen beider Teilnehmergruppen bedenken müssen. Aufgrund des hohen Aufwands rentiert sich ein hybrides Event erst ab einer gewissen Teilnehmerzahl. Um die Nachteile hybrider Events zu meistern und von den vielen Vorteilen zu profitieren, empfehlen wir Ihnen, mit einer Software zu arbeiten, die Sie in Ihrem hybriden Konzept unterstützt. Converve bietet Ihnen genau die richtige Softwarelösung für Ihre hybriden Events.
Sie wollen mehr über Converve wissen? Dann kontaktieren Sie uns und wir finden eine maßgeschneiderte Lösung für die Planung Ihrer hybriden Veranstaltungen.
