7 Tipps: So begeistern Sie Sponsoren von Ihrem Event!

Sponsoren zu akquirieren ist die Königsdisziplin im Messe-, Kongress- und Event-Geschäft. Das Potenzial ist riesig, aber wie geht man es am besten an?

Event-Manager können ein Lied davon singen: Ihre Messe, ihr Kongress oder Ihr Event hat eine tolle Zielgruppe, die Location ist hochwertig, das Programm ist super, die Keynote Speaker sind spektakulär – da sollte es doch möglich sein, über Sponsoring noch Zusatzeinnahmen zu generieren!

Aber schon nach wenigen Anrufen zeigt sich: Die Akquisition von Sponsoring ist die Kür für jedes Vertriebsteam. 

Nehmen Sie als Beispiel eine Messe. Viele Messe-Vertriebsmitarbeiter sind sehr gut geschult und effizient, wenn es um den Verkauf von Flächen geht. Aber bei Zusatzleistungen, Werbe- oder Sponsoring-Angeboten (auch als Non-Space-Einnahmen bekannt) kommen sie an ihre Grenzen.

Dabei ist es aber in Zeiten rückläufiger Einnahmen durch die Vermietung von Messeständen für Veranstalter besonders wichtig, neue Erlösquellen zu erschließen.

Warum fällt der Sponsoring-Verkauf vielen Event-Planern so schwer?

Da gibt es so einige Gründe:

• Das Sponsoring-Geschäft ist hochindividuell. Hier gibt es kein One-Size-Fits-All. Jeder Sponsor hat unterschiedliche Bedürfnisse und Präferenzen und braucht dafür individuelle Lösungen.
• Event- und Messe-Manager hingegen arbeiten am liebsten mit Standards. Anders ist es auch nicht möglich, große Veranstaltungen effizient zu bewerben und zu organisieren.
• Während die Organisation eines Messestandes geübte Praxis in den Unternehmen ist, sind die Mechanismen beim Sponsoring völlig andere. Letztlich ist es auch für die Unternehmen aufwändig, ein Sponsoring-Engagement öffentlichkeitswirksam umzusetzen.
• Sponsoring- und Werbeangebote sind hochgradig erklärungsbedürftig. Während die meisten Unternehmen wissen, wie eine Standposition innerhalb einer Messe zu beurteilen ist hinsichtlich des Besucherstroms, der Frequenz oder des Umfeldes, ist das bei Werbe- und Sponsoringleistungen nicht immer so einfach zu beurteilen und muss durch das Vertriebsteam erläutert werden.

Was lässt sich alles “versponsern”?

Prinzipiell gibt es kaum einen Service oder kaum eine Plattform auf Messen, die sich nicht für Sponsoring anbieten würde. Das kann von der gebrandeten Event-App über die Kleidung der Promotoren, das Catering bis hin zu Besucherservices wie Handy-Ladestationen oder das W-LAN reichen.

Wie können Sie und Ihr Vertriebsteam es also schaffen, potenzielle Sponsoren und Werbekunden von Ihrem Event und ihren Angeboten zu begeistern und dadurch mehr Umsatz zu generieren?

Hier sind unsere sieben Tipps!

1. Finden Sie im Vorfeld so viel wie möglich über den potenziellen Sponsorpartner heraus

Natürlich gilt das auch für den Vertrieb von Ständen auf Messen, aber es gilt in noch stärkerem Maße für die Akquisition von Sponsoren. Womit beschäftigt sich das Unternehmen? Welche aktuellen Produkte oder Themen hat es? Gibt es besondere Aufhänger, die sich für die Ansprache als Sponsor oder Werbekunde eignen?

Ideale Quellen sind neben der Firmen-Website natürlich die Social Media Kanäle des Unternehmens. Dort lassen sich nicht nur die Themen erkennen, die dem Unternehmen am Herzen liegen. Sie können auch oft über gezielte Suchabfragen auf Linkedin, Xing, Facebook oder Twitter die passenden Ansprechpartner ausfindig machen, die für die Sponsoren-Akquise in Frage kommen.

Oft werden diese Ansprechpartner eher in der Unternehmenskommunikation oder in der Geschäftsleitung angesiedelt sein – seltener im Vertrieb.

2. Individuelle Ansprache zählt

Wenn ein Unternehmen sich dafür entscheidet, in Werbe- oder Sponsoring-Angebote zu investieren, so liegen die Gründe oft darin, sich von den Wettbewerbern abzuheben. Das können Sie schon bei der Formulierung eines Sponsoring-Angebotes berücksichtigen.

Ihr Angebot sollte IMMER das Logo des potenziellen Sponsors tragen und auf seine/ihre Firma zugeschnitten sein. Potenzielle Sponsoren verabscheuen Standard-Angebote – denn sie wollen ja gerade aus der Masse hervorstechen. 

3. Sponsoring verkauft sich mit Emotionen

Während ein Messestand die Basis ist, wie ein Unternehmen sich auf einer Messe präsentieren kann, ist das Sponsoring das “Tüpfelchen auf dem i”. Der Fokus liegt klar auf den Image-Aspekten, die ein Sponsoring bieten kann. Also ist mit Sponsoring eher ein emotionaler Nutzen (Goodwill) verbunden, und so sollten Sie einen potenziellen Sponsor auch ansprechen.

Das gilt sowohl für die graphische Gestaltung der Sponsoren-Unterlagen (schauen Sie sich z.B. einmal an, wie die SXSW Konferenz dabei vorgeht) als auch für die persönliche Ansprache und Nutzenargumentation.

Benchmark: Die Sponsoring-Angebote der SXSW

4. Flexibilität ist gefragt

Beim Sponsoring-Vertrieb ist es wie so oft im Leben: Gut, wenn man einen Plan hat – noch besser, wenn man den auch mal über den Haufen werfen kann! Gerade große Sponsoring-Deals im fünf- bis sechsstelligen Bereich kommen in den seltensten Fällen genau so zustande, wie es in den Sponsoring-Unterlagen stand.

Jedes Unternehmen wird hier seine individuellen Wünsche äussern. Stellen Sie sich darauf ein, sowohl durch flexible Bestandteile als auch flexibles Pricing.

5. Think out-of-the-box

Für einen Sponsor ist es super spannend, das Logo auf einer Broschüre zu haben (laaaangweilig…)! 

Ganz ehrlich: Kreative Sponsorings haben den Wow-Faktor. Sie bieten dem Besucher einen Mehrwert und erhöhen so die Attraktivität der Veranstaltung. Daher können Sponsorings durchaus auch durch Sachleistungen erbracht werden – wenn sie das Budget des Event-Planers auf der anderen Seite entlasten.

Aktuelles Beispiel: die Olympischen Spiele in Rio fallen in eine wirtschaftlich sehr schwierige Zeit in Brasilien. Das nationale Organisations-Komitee macht aus der Not eine Tugend – und hat mehr als 60% der Sponsoring-Einnahmen durch Sachleistungen erzielt.

Gute Inspirations-Quellen für kreative Sponsorings sind Events wie z.B. die bereits genannte SXSW, die Consumer Electronics Show in den USA, die TED Konferenzen oder der Sponsoring-Blog von Kim Skildum-Reid.

Die Matchmaking-Services, die Converve anbietet, sind Leistungen, mit denen ein Messe- oder Kongress-Veranstalter den Nutzen seiner Aussteller und Teilnehmer erhöhen kann – und die ein Aussteller nutzen kann, um über seine reine Standpräsenz hinaus Leads zu generieren und die Effizienz seiner Messebeteiligung zu steigern. 

Wie wäre es, wenn z.B. auf einer großen Automobil-Ausstellung ein eigentlich branchenfremdes Unternehmen – sagen wir ein Versicherungskonzern – die Networking-Plattform für Besucher und Aussteller sponsert? Dadurch lässt sich viel Goodwill für den Sponsor erzielen – und die Einnahmen des Veranstalters können gesteigert werden!

6. Der persönliche Kontakt entscheidet

Oft hängt die Entscheidung über ein Sponsoring-Engagement davon ab, ob Sie eine spezielle Person für Ihr Projekt begeistern können. Auch wenn es eine Gruppe von Entscheidern auf Unternehmens-Seite ist, die über solche Engagements entscheiden: Versuchen Sie, mindestens eine Person so zu überzeugen, dass sie als Botschafter im Unternehmen für Ihr Projekt kämpft.

Bieten Sie dieser Person ggf. auch die Möglichkeit an, sich persönlich zu positionieren. Nicht wenige Sponsoring-Engagements z.B. im Bereich Sport und Kultur sind davon getrieben, dass auf Unternehmensseite ein Fürsprecher sich für das Projekt stark macht. 

7. Auch nach dem Event: “Pampern” gehört dazu! 

Kommen wir zurück auf das Thema Messbarkeit. Der Erfolg eines Messestandes bemisst sich – unter anderem – an der Anzahl der Leads, die man während der Messe generiert hat. Das lässt sich also ein Stück weit objektivieren. 

Beim Sponsoring ist das nicht so einfach. Der Effekt auf das Marken-Image ist nur schwer messbar. Trotzdem müssen Ihre Ansprechpartner das Sponsoring intern verkaufen und die Ausgaben rechtfertigen. Helfen Sie Ihren Kunden dabei, indem sie aussagekräftige und vor allem optisch gut aufgemachte Dokumentationen zur Verfügung stellen. Denken Sie daran, wenn Sie Ihre Fotografen briefen oder Video-Dokumentationen während Ihres Events erstellen. 

Zusammenfassung

Das Event-Sponsoring-Geschäft ist sehr individuell. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter darauf vor, indem Sie sie entsprechend schulen.

Wenn Sie vor, während und nach dem Event auf die Bedürfnisse der Sponsoren eingehen, erschließen Sie sich eine attraktive Quelle an Zusatzeinnahmen und können auch branchenfremde Unternehmen für Ihren Event gewinnen.

Möchten Sie wissen, wie Sie die Networking Plattform von Converve als Sponsoring-Angebot positionieren können? Sprechen Sie uns gern an, wir haben da so ein paar Ideen…!