10 Beliebte Virtuelle Event-Formate für B2B Networking & Matchmaking

Immer mehr Events werden in den digitalen Raum verlegt. Die Transformation der Eventbranche hat aber schon längst vor Corona begonnen und virtuelle Veranstaltungsformate werden auch darüber hinaus immer beliebter werden. Wir haben die neun beliebtesten und bekanntesten virtuellen Eventformate zusammengetragen – von kleinen Seminaren bis hin zu 365-Tage-Events. 

Virtuelle Hosted-Buyer-Events

Hosted-Buyer-Programme werden meist auf Messen umgesetzt. Dabei werden im realen Leben Kunden oder Besucher gezielt eingeladen und betreut sowie deren Kosten übernommen. Das Ziel: die Touchpoints unter den Teilnehmern und den ROI des Events zu steigern. 

Diese gezielte Strategie lässt sich auch für Ihr virtuelles Event einfach umsetzen, indem Sie Eventtools wie Converve mit Matchmaking-Funktion nutzen. Dabei können Sie mit Hilfe von Keywords, Interessen und KI bestimmen, welche Teilnehmer in den Austausch treten sollten.

Die Vorteile des digitalen Formats liegen auf der Hand. Sie sind nicht mehr an einen bestimmten Ort oder eine bestimmte Region gebunden, sondern können Events global planen. Mit den richtigen Tools samt Matchmaking können Sie die Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme vor und während der Veranstaltung verbessern und den ROI Ihres Events steigern. Um den gezielten Austausch zu fördern, können Sie außerdem virtuelle 1-zu-1-Meetingräume einrichten, ohne dass die Veranstaltungsplattform verlassen werden muss. 

Ein Hosted Buyer Event steht bevor? Hier sind die 5 größten Fehler, die Sie bei der Planung vermeiden sollten.

Virtuelle Messen

Obwohl virtuelle Messen eine der herausforderndsten virtuellen Veranstaltungsformate sind, werden sie durch die Corona-Pandemie immer häufiger umgesetzt. Das Erlebnis durch die Messehallen zu schlendern, mit Standbetreibern ins Gespräch zu kommen oder am Buffet neue Kontakte zu knüpfen ist virtuell natürlich nur schwer nachzubilden. 

Doch neue Herausforderungen bergen immer neue Möglichkeiten. Durch die Virtualität haben Veranstalter die Möglichkeit viel mehr Interessenten zu erreichen, Vor-Ort-Kosten zu sparen, mehr Sponsoren zu gewinnen und wichtige Entscheider mittels Matchmaking zusammenzubringen.  Die Präsentationen von Produkten und Services können zum Beispiel in Form von Webinaren oder virtuellen Keynotes stattfinden. An den Ständen gibt es wiederum Videos, Präsentationen, Live-Chats mit dem Standpersonal oder sogar 1:1 Videosessions mit dem Aussteller.

Der Aufwand eine Messe als virtuelles Event zu organisieren, ist zwar vergleichsweise hoch, doch Softwares für virtuelle Messen helfen Ihnen dieses Eventformat erfolgreich umzusetzen. Messehallen, Stände und Vortragsbühnen werden in 2D- oder 3D-Welten simuliert, Teilnehmer melden sich vorab mit Ihren Daten und Interessen an und können über die Plattform bereits im Voraus Kontakte knüpfen und Ihren Messeaufenthalt mit 1-zu-1-Gespräche planen. Online können Sie einen vergleichsweise strukturieren und effizienter Messebesuch umzusetzen.

Bedenken Sie bei der Digitalisierung Ihrer Messe, dass auch diese ein interessantes Vortragsprogramm benötigt, damit Sie überhaupt Teilnehmer anlocken können.

Virtuelle Tagungen (Online-Konferenzen)

Bei einer Konferenz kommen Teilnehmer für ein bis zwei Tage in einer Location zusammen und nehmen an Vorträgen und Workshops teil, die nach einem festen Zeitplan ablaufen. Diese Art von Veranstaltung lässt sich ohne Probleme digitalisieren – zumindest in Bezug auf die Vorträge und Workshops. Mithilfe von Videocalls und Software können Präsentationen problemlos virtuell übertragen werden.

Für das dazugehörige Networking sollten Sie sich dennoch etwas überlegen, damit 1-zu-1 Gespräche bei Online-Konferenzen möglich sind. Räumen Sie zum Beispiel Spaces ein für 1:1-Videosessions ein. Das Konzept Ihrer Konferenzen sollten Sie außerdem an das virtuelle Format anpassen. Ein oder zwei Tage vor dem Bildschirm zu verbringen, ist für Konferenzteilnehmer sehr anstrengend. Sorgen Sie deshalb für kürzere Redebeiträge, Pausen, viel Interaktivität und ausreichend Abwechslung. Nur so werden Sie Ihre Teilnehmer auch online begeistern können.

Gut zu wissen: Ob online oder offline, die Wahl der Speaker ist entscheidend und ein wichtiger Faktor Ihres Events. Sorgen Sie für fesselnde Vorträge und spannende Online-Sessions – am besten mit Rednern, die bereits Erfahrung mit virtuellen Veranstaltungsformaten haben. 

Virtuelle Berufsmessen

Berufsmessen sind Messen bei der sich Ausbilder, Arbeitgeber und Organisationen an Schüler, Studenten, Azubis und Arbeitnehmer richten. Um diese wichtigen Karrieremessen zur Rekrutierung von passendem Personal auch in Corona-Zeiten zu gewährleisten, haben viele Veranstalter virtuelle Berufsmessen veranstaltet. Diese virtuelle Lösung macht es Unternehmen ebenso möglich, für offene Stellen zu werben und ein Programm mit informativen Live-Präsentationen und HR-Keynotes zusammenstellen – und das alles mit entsprechendem Employer Branding. Interessierte können von zu Hause aus an der Messe teilnehmen und mit Ausstellern per Chat-Messenger oder Videocall in den Austausch treten. Ein weiteres Highlight sind die Live oder Re-Live Vorträge, die sich die Teilnehmer anhören können. Während der Speakerslots können auch Fragen gestellt werden, entweder über den Chat oder ein Moderator übernimmt die Kommunikation zwischen Teilnehmern und Speaker.

365-Tage Communitys 

365-Tage Communitys sind virtuelle Veranstaltungsformate, bei denen das gesamte Jahr über regelmäßig kleine Events stattfinden und durchlaufende Networking-Funktionen möglich sind. So können Sie die Dynamik nach einem großen virtuellen oder hybriden Event nutzen, um die den Austausch fortzusetzen. Das heißt, anstatt ein Jahr auf die jährliche Veranstaltung Ihres Unternehmens zu warten, bleiben Sie mit Ihrer Community, die Ihre Produkte oder Dienstleistungen bereits mögen, in Kontakt. Ihre harte Arbeit als Planer rentiert sich in diesem Fall umso mehr, denn Sie kreieren fortwährend wichtige Touchpoints mit Ihrem Publikum und verlieren es nicht aus dem Auge. Auch Ihre Community wird es freuen, die weiterhin von der Networking-Plattform und Ihren Veranstaltungen profitieren kann. 

Indem Sie Ihre Veranstaltungen mit einer ganzjährigen Online-Community-Plattform ergänzen, können Sie für Produkte werben, durch häufigere Sponsoring-Angebote neue Einnahmequellen erschließen, die Markentreue stärken und wertvolles Kundenfeedback gewinnen.

In 2020 haben wir zusammen mit SAP die CONNECT Remote Plattform ins Leben gerufen. Hier ein kleiner Einblick.

Virtuelle Workshops 

Bei einem Workshop sollen in einer Gruppe Arbeitsergebnisse entstehen. Ein Leiter bzw. Moderator begleitet dabei den kreativen Entstehungsprozess. Gerade weil es sich hier nicht nur um einen Vortrag, sondern um die Zusammenarbeit in Kleingruppen handelt, ist diese Art von Event schwieriger in die virtuelle Welt zu übersetzen. Sollten Sie dennoch einen Workshop digital abhalten, dann achten Sie auf möglichst kleine Gruppen und eine gute Moderation – schließlich wollen Sie alle Teilnehmer mit einbinden. 

Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auch virtuell aufrechtzuerhalten, können Sie Ihre Kunden bereits im Vorab nach Wunschthemen befragen. Auch bei diesem Eventformat sollten Sie kürzere Sessions mit Pausen einplanen. Um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, während des Workshops Fragen zu stellen, empfehlen wir ein Tool mit Chat-Funktion.  

Tipp: Die Teilnahme an einem digitalen Workshop, einer Online-Konferenz oder -Tagung darf auch gern mit einem Zertifikat belegt werden. Das bringt zusätzliche Motivation für die Teilnehmer. 

Online Teambuilding-Events

Besonders in Homeoffice-Zeiten sind Online-Teambuildings-Events immer wichtiger geworden, um Mitarbeiter trotz Kontaktbeschränkungen zusammenzubringen und das Zusammengehörigkeitsgefühl  zu stärken. Bei diesem digitalen Format geht es vor allem darum, Erlebnisse zu schaffen. Um das virtuell zu schaffen, bedarf es ein wenig Kreativität. Online Escape Rooms, Online Event Boxen und Online Games sind nur ein paar Beispiele die auch digital für Teamspirit in Unternehmen sorgen.

Virtuelle Seminare = Webinare

Bei Seminaren liegt der Fokus meist auf  Weiterbildung. Findet ein Seminar rein virtuelle statt, spricht man von einem Webinar. In der Regel hält ein Referent einen Vortrag, der mit Fragen der Teilnehmer ergänzt wird. Webinare können auch Aufgaben für Teilnehmer enthalten, damit sie das Gelernte in die Praxis umsetzen. Während ein Seminar oft an einem ganzen Tag stattfindet (oder auch mehrere), sollten Sie darauf achten ein Webinar deutlich kompakter zu gestalten und die einzelnen Vorträge zu kürzen. Am besten eignen sich 20 Minuten Vortragszeit und danach eine Pause bevor es zum nächsten Vortrag übergeht. 

Digitales World Café

Auch wenn diese Art von Event noch relativ jung ist, erfreut es sich immer größerer Beliebtheit, besonders im Change Management. Es eignet sich vor allem, um Gedanken, Ideen und Wissen einer größeren Gruppe zusammenzutragen. Die Teilnehmer befinden sich zu viert oder zu fünft an kleinen Tischen – wie in einem Café und schreiben Ihre Ergebnisse auf Papiertischdecken. Bei einem klassischen World Café wechseln die Teilnehmer von Tisch zu Tisch, nur der Moderator bleibt an seinem Tisch sitzen. Er begrüßt Neuankömmlinge und stellt bei jeder Runde vor, was die vorherige Gruppe an diesem Tisch erarbeitet hat. Am Ende wird das Ergebnis eines jeden Tischs präsentiert.

Das Veranstaltungsformat des “World Cafés” lässt sich gut in die digitale Welt übersetzen. Um dieses Format virtuell umzusetzen, müssen Sie mit verschiedenen Räumen arbeiten, die die einzelnen Tische darstellen. Achten Sie darauf den Wechsel in die einzelnen Räume einfach zu gestalten und natürlich sollten sich die Teilnehmer in den Räumen sehen können. Nutzen Sie ein Onlinetool mit Videofunktion, mit dem Sie einzelne Räume einrichten können. Als Alternative zu den Tischdecken können Sie integrierte Whiteboards oder Online-Programme wie Google Docs nutzen. 

In der realen Welt können Sie ein World Café von 12 bis 1.600 Personen abhalten. Als virtuelles Format sollten Sie den Rahmen unbedingt klein halten, damit sich das Event nicht zu sehr in die Länge zieht. Schließlich ist die Aufmerksamkeitsspanne bei Online-Events viel kürzer als im realen Leben. 

Virtueller Produktlaunch

Apple macht uns seit Jahren vor, wie man ein Produkt erfolgreich auf den Markt bringt. Und auch in Corona-Zeiten hat der Technologiekonzern mit virtuellen Veranstaltungen gezeigt wie es geht. Die Präsentationen von Apple Chef Tim Cook werden per Live-Stream an Millionen von Menschen auf der ganzen Welt übertragen werden. Dabei wird an nichts gespart und Tausende von Apple-Fans und Tech-Begeisterten fiebern jedes Jahr auf die Show hin. 

Die passende Plattform fehlt noch?

Sie sind noch auf der Suche nach dem richtigen Tool für Ihre virtuelle Veranstaltung? Converve bietet Ihnen eine All-In-One Eventplattform samt Networking- und Community-Bereich, mit der Sie Ihr Publikum mit digitalen Events, Workshops, Seminaren, Messen und anderen virtuellen Veranstaltungsformaten begeistern können. Kontaktieren Sie uns gern. Zusammen finden wir die richtige Event-Lösung für Sie!