18 Erfolgsfaktoren für gelungenes Matchmaking auf Business-Events

Matchmaking steht bei Veranstaltern von B2B Events hoch im Kurs. Damit es gelingt, sollten die folgenden Aspekte bei der Planung berücksichtigt werden.

52% der Veranstalter von Messen, Kongressen und B2B-Events halten B2B Matchmaking für einen entscheidenden Erfolgsfaktor ihrer Veranstaltungen. Das war das Ergebnis einer Umfrage, die wir kürzlich in einem Converve-Whitepaper veröffentlicht haben. Zu einem ähnlichen Ergebnis kam der m+a Verlag im Vorfeld der diesjährigen FAMA-Messefachtagung in Frankfurt: 49% der TeilnehmerInnen sehen einen Bedarf nach einem Ausbau von Matchmaking-Services.

Klar, immer mehr TeilnehmerInnen an B2B-Events erwarten einen messbaren Return-on-Investment für ihre Beteiligung – das gilt für Aussteller und Sponsoren genauso wie für Besucher. Dabei steht im Fokus, welche neuen Kontakte der TeilnehmerInnen von einer Veranstaltung mitbringt.

Oft ist es jedoch so, dass Veranstalter erst ganz am Ende des Planungsprozesses über Matchmaking, insbesondere software-gestütztes Matchmaking nachdenken. Dann wird versucht, das Pferd von hinten aufzuzäumen – was oft schiefgeht. 

Converve bietet seit gut 18 Jahren Lösungen für Business Networking an. Wir haben unsere Projektleiter, Software-Entwickler und Kommunikations-Experten befragt, was sie für die wichtigsten Erfolgskriterien halten, damit Matchmaking funktioniert, und als Ergebnis ist diese Liste herausgekommen. 

Das richtige Timing

Machen Sie es Ihren TeilnehmerInnen so einfach wie möglich, sich anzumelden. Lange Anmeldeformulare schrecken nur ab. Besucher von B2B-Events entscheiden sich nicht nur immer später für eine Teilnahme, sie bereiten ihren Besuch auch immer später vor.

Aus Erfahrung empfehlen wir, das software-basierte Matchmaking 2-4 Wochen vor dem Event freizuschalten. Bis dahin müssen die TeilnehmerInnen auch ihre Profile für das Matchmaking optimiert haben, z.B. durch Verlinkung ihrer LinkedIn- oder XING-Profile. Setzen Sie einen Countdown ein (z.B. “Noch 12 Tage, bis Sie Termine ausmachen können”) und erzeugen Sie so einen Spannungsbogen.

Entscheidungs- und Machtstrukturen im Markt kennen und das Matchmaking daran ausrichten

Welche Teilnehmergruppe soll welche andere Teilnehmergruppe sehen können und Termine anfragen können? Sollen Besucher in der Lage sein, untereinander Termine über die Plattform zu vereinbaren? Sollen Aussteller aktiv Besucher ansprechen können zur Terminvereinbarung oder nur andersherum? Diese konzeptionellen Fragen hängen vom jeweiligen Markt ab und müssen bei der Planung des B2B Matchmakings berücksichtigt werden. 

Payment und Discount Codes gezielt einsetzen

Damit die Anmeldungen auch schon Wochen vor der Veranstaltung hereinkommen, sollten gezielt Discount-, VIP- und Early-Bird Codes eingesetzt werden. Denn für ein gelungenes Matchmaking ist es wichtig, dass eine relevante Zahl an TeilnehmerInnen rechtzeitig virtuell auf der Plattform aktiv sind.  

Aktives Anmelden für das Matchmaking

Die Teilnehmer müssen in der Lage sein, sich ganz bewusst für die Teilnahme am Matchmaking zu entscheiden. Abgesehen von datenschutzrechtlichen Bestimmungen: einfach alle Besucher in das Tool zu übertragen wird nicht gelingen, da dann zu viele “inaktive” Personen auf der Plattform vorhanden sind und die “aktiven” Teilnehmer frustriert werden. 

Gatekeeper als Qualitätsgarant

Ähnlich wie ein Türsteher in einem Club sollte der/die Verantwortliche(n) der Matchmaking-Plattform alle Anmeldungen anschauen und entscheiden, wer teilnehmen darf und wer nicht. Dadurch kann eine hohe Qualität der Teilnehmenden sichergestellt und Missbrauch oder Spam vermieden werden. Mit der Converve Plattform bspw. können Sie dieses Rechtemanagement granular einstellen, wie z.B.: “Herr Schmidt betreut alle Neuanmeldungen aus der Teilnehmergruppe Einkäufer, die aus Norwegen und Schweden stammen”.

Teilnehmer involvieren und Kontakt aufrecht erhalten

Personalisierte Nachrichten wie “Es haben sich weitere TeilnehmerInnen angemeldet, die Deinen Suchkriterien entsprechen” motivieren Matchmaking-Teilnehmer, sich in ihr Profil einzuloggen und die Plattform aktiv zu nutzen. Gut ist auch, passende Event-Formate anzukündigen, wie z.B. “Es gibt weitere Workshops, die Deinen Interessen entsprechen”. 

Inaktive Teilnehmer ansprechen

Wenn angemeldete TeilnehmerInnen noch keine Termine über die Plattform arrangiert haben, senden Sie Reminder-Emails an genau diese Zielgruppen, nach dem Motto “Die Veranstaltung XY beginnt in 6 Tagen – arrangieren Sie jetzt Ihre Meetings über unsere Matchmaking-Plattform”. Über die Converve-Plattform können Sie sehr zielgerichtet solche Personenkreise ansprechen. 

Telefonmarketing in Richtung Aussteller oder Besucher

Es empfiehlt sich der Einsatz von gezielten Telefonmarketing-Aktionen, um Aussteller oder VIP-Besucher-Zielgruppen über das Matchmaking zu informieren und ein kurzes Telefon-Tutorial durchzuführen. So finden Sie auch heraus, ob die hinterlegten Kontakte (z.B. Standbauer oder Marketing-Entscheider) wirklich die richtigen sind, um Matchmaking-Termine auszumachen, oder ob das im Unternehmen vielleicht an anderer Stelle besser aufgehoben ist (z.B. Vertrieb). 

Sponsoren platzieren

Auf der Basis gewisser Kriterien (z.B. Auslandsadresse, Jobtitel) kann man besondere Bedarfe der TeilnehmerInnen ableiten und dann gezielt Sponsorenbotschaften platzieren – z.B. das Angebot eines VIP-Shuttles vom Flughafen, Hotelangebote, International Visitors Lounge.

Initiales Kick-Off Mailing

Bei der Erstansprache von (potenziellen) Teilnehmern einer Matchmaking-Plattform feuern Sie nicht mit der Kanone. Die gezielte Ansprache von Teilnehmern – möglichst persönlich – ist erfolgsversprechender als die Gießkanne. 

Kurze und knackige Anmeldeformulare

Halten Sie die Anmeldeformulare möglichst kurz und fragen Sie im ersten Schritt nicht zu viele Infos ab. Für die Customer Experience ist ein unkomplizierter Anmeldeprozess entscheidend. Lassen Sie die für das Matchmaking benötigten Infos später erfassen oder per Social Login generieren.

Nicht zu viele verschiedene Plattformen

Gerade bei großen Messen gibt es oft das Phänomen, dass verschiedene Plattformen und Anbieter im Prozess involviert sind. Eine Plattform für die Teilnehmerregistrierung, eine andere für das CRM, eine weitere für die Event-Website, noch eine für das E-Mail Marketing, die Event-App, das Reporting… Das erhöht die Komplexität und erschwert den Datenaustausch zwischen den Systemen.

Keine unterschiedlichen Passwörter

In dem Zusammenhang ist auch die Passwort-Problematik zu nennen. Machen Sie es Ihren Teilnehmern möglichst einfach und vermeiden Sie mehrere unterschiedliche Passwörter für Ihre Services. Immer aus Sicht des Kunden denken!

Vorausgefüllte Registrierungen

Am besten ist es, wenn der Anmeldeprozess für das Event (Ticketing) direkt mit dem Matchmaking verbunden ist. Sollte dies nicht möglich sein, exportieren Sie die Daten aus dem Ticketing und füllen Sie die Registrierungsformulare für das Matchmaking damit bereits aus. Sie erleichtern Ihren Teilnehmern so die Anmeldungen.

Weniger ist mehr

Lassen Sie sich bei allen Kommunikationen mit Ihren TeilnehmerInnen davon leiten, was die beste Experience für Ihre Kunden bietet. Welche Infos brauchen die TeilnehmerInnen wirklich? Auf was können Sie verzichten?

Kommunikation über die Plattform statt nur E-Mail

Bei der Converve Plattform können Sie sämtliche Kommunikation mit Ihren Teilnehmern auch über die Plattform abwickeln. Damit sind alle relevanten Infos immer an einem Ort zu finden und die TeilnehmerInnen müssen nicht lange nach Infos suchen. Das erleichtert die Beteiligung deutlich.

Setzen Sie Erklärvideos ein

Setzen Sie nicht zu viele Kenntnisse voraus und informieren Sie Ihre TeilnehmerInnen optimal über die Vorteile und die Mechanismen des Matchmakings. Dieses Beispiel zeigt, wie informativ und emotional Videokommunikation funktionieren kann: 

Setzen Sie Matchmaking Manager ein

Die erste deutsche Messegesellschaft hat kürzlich die Funktion einer Matchmaking-Managerin etabliert (Reed Exhibitions Deutschland). Das zeigt, welche Bedeutung diesem Thema zukommt. Matchmaking ist kritisch, um den Erfolg von Messen und B2B-Events künftig sicherzustellen.

Das Converve-Team hat schon 3000 Veranstaltungen dabei begleitet, erfolgreiche Matchmaking-Plattformen einzurichten und zu betreiben. Lassen Sie uns über das passende Konzept für Ihre Veranstaltung sprechen und kontaktieren Sie uns!