Braucht ein virtuelles Event Zufallsbegegnungen?

“Seien Sie offen für spannende neue Kontakte, denn Sie wissen nie, wen Sie treffen könnten?” Dieser Satz stammt aus einem Networking-Ratgeber, der Tipps für Zufallsbegegnungen auf Events gibt. Auf virtuellen Veranstaltungen scheint dieser Rat aber kaum noch umsetzbar! Oder doch? Wir von Converve haben uns mit dem Thema Zufallsbegegnungen auf Events näher auseinandergesetzt, um der Kaffeepause oder dem netten Austausch am Stehtisch auch digital mehr Raum zu geben.

Sie wollen wissen, warum Zufallsbegegnungen auch im virtuellen Raum wichtig sind und wie Sie diese digital umsetzen können? Dann lesen Sie einfach weiter!

Virtuelle Events: Gekommen um zu bleiben 

Corona hat die Eventbranche erheblich auf den Kopf gestellt und einen gesamten Markt innerhalb kurzer Zeit zum Umdenken gebracht. Der schnelle Wandel von Live-Veranstaltungen hin zu virtuellen Events hat für einen wahren Umbruch gesorgt. Auch Unternehmen haben das Potenzial von digitalen Events für sich erkannt. Dementsprechend boomt der Markt neuer und innovativer Eventtechnologien: virtuelle Events, hybride Events, Event-Apps und allerlei Möglichkeiten digital zu netzwerken. Event-Plattformen versuchen sich dabei an Live-Erlebnissen zu orientieren, da der Wunsch nach persönlichen Kontakten und realen Erlebnissen bestehen bleibt.

Sind Zufallsbegegnungen virtuell überhaupt noch möglich? 

Virtuelle Events haben viele Vorteile: keine Raummiete, eine größere Reichweite, bessere Planbarkeit, internationale Gäste und jeder kann von zu Hause aus teilnehmen und bereits im Voraus Meetings mit interessanten Kontakten planen. Virtuelle Events lassen Networking dank Datenabgleich und Matchmaking noch effizienter werden und die Qualität der Kontakte steigern.

Doch was ist mit dem Zufall? Geht man nicht auch auf Events, um sich spontan inspirieren zu lassen und kommt zufällig mit Menschen in Kontakt, die sich als äußerst interessant erweisen? Zufallsbegegnungen, wie sie auf Live-Events normal sind, gibt es normalerweise im virtuellen Raum so gut wie gar nicht mehr! Es sei denn, man hat die richtigen Features zur Hand.

Welches Potenzial Serendipität in sich birgt?

“…Serendipität beschreibt den glücklichen Zufall beim Finden von etwas ursprünglich nicht Gesuchtem, das sich als neue und überraschende Entdeckung erweist…” (Wikipedia)

Anders ausgedrückt ist Serendipität die Gabe, den Zufall – oder besser glückliche Zufälle – nutzbar zu machen. Das Serendipitätsprinzip liegt vielen wichtigen Entdeckungen zugrunde, obwohl mit den Ursprungsideen etwas völlig anderes beabsichtigt wurde. Der Klettverschluss, das Post-it, das Teflon, das Linoleum, das Silikon, die Nylonstrümpfe oder auch die Entdeckung des Penicillins sind Zufallsentdeckungen.

Aus Sicht von Organisatoren wird oftmals versucht, Zufälle auszuschließen und alles plan – und kontrollierbar zu machen. Die Effizienz steht im Vordergrund. Da hat der Zufall gar keine Chance. Spannend ist jedoch, dass ganz im Gegenteil dazu der Erfolg von Unternehmer:innen auch an der bewussten Nutzung des Zufalls hängt. Sie stellen sich vielmehr die Frage, wie sie die Zufälle geschickt nutzen können. 

Sollten Veranstalter “Serendipität” virtuell rekonstruieren? 

Braucht es Zufälle auf Events? Das ist die Frage, mit der wir uns immer wieder beschäftigt haben. Vorgeplante Termine, die mithilfe von zugestimmten Terminanfragen organisiert werden, sind einer der Kern-Features der Converve Eventplattform. Das begünstigt effektives Networking, aber ohne jeden Zufall! 

Uns ist aufgefallen, dass gerade bei digitalen Events immer häufiger zusätzliche Meeting-Formate gewünscht werden, die dem sogenannten Serendipitätsprinzip folgen und dem Zufall Raum im Eventkonzept lassen. Konkret heißt das, dass die Nachfrage nach Zufallsbegegnungen auch im virtuellen Raum besteht. Denn Hand aufs Herz, besteht unser Leben letztendlich nicht aus einer Aneinanderreihung von Zufällen, sodass der Zufall ein elementarer Teil davon ist?

Wir haben uns der Frage “Wie kann man Zufallsbegegnungen virtuell nachempfinden” angenommen und ein Konzept entwickelt, dass Zufallsbegegnungen auch vor dem Laptop möglich macht!

Beispiele für Zufallsbegegnungen auf Live-Events

Erinnern Sie sich noch an Ihr letztes Live-Event? Sicher haben Sie nicht nur ganz gezielt Networking betrieben, sondern auch zufällig und zwanglos mit Menschen gesprochen. Dieser entspannte Austausch macht nicht nur Spaß auf Events, sondern stellt im besten Fall einen neuen interessanten Kontakt für Sie dar.

• Stehtische auf Messen und größeren Events: Auf Live-Events gibt es oft einen Bereich, wo sich die Teilnehmer:innen ganz entspannt austauschen können. Nicht selten werden Stehtische mit kleinen Häppchen aufgebaut, um ein ungezwungenes Kennenlernen möglich zu machen. “Ist hier noch frei? Kann ich mich dazustellen?” – diese Fragen können so auf virtuellen Events nicht gestellt werden und machen Zufallsbegegnungen schwieriger.
• Kaffeepause: Eine kleine Pause vom Event-Trubel, ob draußen vor der Tür oder beim Kaffeestand, schnell kommen Sie mit anderen Menschen ins Gespräch, die sie nicht unbedingt auf ihrem Meeting-Kalender stehen haben.
• Event-Lounge: Nicht selten wird auf Live-Events eine Location mit bequemen Sitzmöbeln aufgebaut, wo Teilnehmer:innen durchatmen, relaxen und sich entspannt mit anderen Teilnehmer:innen austauschen können.
• Diner-Event: Auf kleineren Events ist auch ein gemeinsames Diner der perfekte Rahmen, um zufällig mit anderen Menschen in Kontakt zu kommen.
• Abendveranstaltung oder Messeparty : Auf organisierten Messen oder After-Event-Partys sorgen DJ und Barkeeper für eine lockere Atmosphäre. Wer bis dahin noch nicht durch Zufall Teilnehmer:innen kennengelernt hat, wird es spätestens jetzt tun.

Was bringt uns die Freude an Zufallsbegegnungen? 

Zufallsbegegnungen sind die unberechenbare Variable bei einem Event. Man kann sie nicht vorher zu einem Meeting einladen und sich auch am Messestand nicht mit ihnen verabreden. Sie geschehen durch Zufall. Zufallsbegegnungen, die uns inspirieren, neue Möglichkeiten ebnen oder unseren Blickwinkel erweitern, empfinden wir als Glück. Diesem glücklichen Umstand können Sie aber tatsächlich auf die Sprünge helfen, indem Sie allen Menschen mit Offenheit begegnen oder sich öfter in Situationen begeben, wo Sie zufällig Menschen kennenlernen – ob nun im Zug, in einer Bar oder bei einem Event. 

3 Möglichkeiten für virtuelle Zufallsbegegnungen

Speed Networking 

Mit dem Speed-Networking-Feature können sich Ihre Teilnehmer:innen für eine Meeting-by-Zufall-Sessions anmelden. Der Eventplaner legt Gesamtdauer der Session und Meetingdauer der Einzelmeetings fest. Zum Beispiel drei Minuten. Die Teilnehmer:innen werden dann per Zufall mit anderen Teilnehmer:innen vernetzt, wo sie sich wie bei einer Art Speed-Dating kurz per Video-Call kennenlernen können. 

Beim Speed Networking stehen der Austausch von Geschäftskontakten und die Präsentation des eigenen Portfolios im Zentrum. Wenn die Profile zueinander passen, können die Teilnehmer:innen eine Geschäftsbeziehung eingehen. Speed Networking erleichtert den Teilnehmenden den Erstkontakte zu neuen Personen. Aufgrund der begrenzten Dauer der Kommunikation beschränkt sich der Erstkontakt meist auf Fakten wie Name und Beruf, Branche, Zielgruppe und Kund:innen und Motivation.

Workshops mit wechselnden Partnern

Ihr Event bietet verschiedene Workshops online an? Dann können Sie für spontane Zufallsbegegnungen sorgen, indem Sie Ihre Workshops dynamisch aufbauen und die Gruppen immer wieder neu zusammengewürfelt werden. 

Richten Sie dafür Stationen ein, an denen Teilnehmer:innen etwas zusammen erarbeiten können. Geben Sie den Teilnehmer:innen am besten ein Thema, das sich auf Ihre Veranstaltung bezieht. Gemeinsam etwas zu erarbeiten verbindet und schafft die beste Kommunikationsbasis für Erstkontakte. Mit einem Workshop-Moderator oder einer Workshop-Anleitung können Sie eine Durchmischung der Gruppe anleiten.

Gamification: Spielerisch für neue Kontakte sorgen

Bei kleinen bis mittleren Events bieten sich sogenannte “Icebreaker-Spiele” an, um die Teilnehmer:innen gegenseitig bekannt zu machen. Der spielerische Aspekt (Gamification) nimmt den Druck und sorgt für eine entspannte Atmosphäre. Viele dieser Ideen lassen sich live und online umsetzen, wie zum Beispiel:

• Snap: Jede(r) Teilnehmer:in sucht sich eine Spielkarte aus (oder etwas anderes, seien Sie kreativ!). Anschließend müssen Teilnehmer:innen gefunden werden, die die passende Karte haben.
• Bingo: Bereiten Sie 5×5 Bingo-Matrizen mit einer Reihe persönlicher oder geschäftsbezogener Aussagen vor und teilen Sie diese mit den Teilnehmer:innen. Anschließend stellen sich alle gegenseitig die Bingo-Fragen und kreuzen die Aussage ab, wenn sie zutreffen. Das Ziel ist es, wie beim Bingo eine vollständige Reihe anzukreuzen. Mit diesem Frage- und Antwortspiel können sich Teilnehmer:innen spontan kennenlernen und feststellen, ob das Gegenüber ein interessanter Kontakt ist.

Wie viel Zufall in virtuelles Event-Networking bringen? 

Bleiben Sie bei Ihrem Event weiterhin bei einem gut durchdachten Programm, das Ihren Teilnehmer:innen planbares und gezieltes Networking ermöglicht. Schließlich ist Networking einer der Hauptgründe für Eventbesucher:innen. Je mehr interessante Kontakte Ihre Gäste sammeln, umso zufriedener sind sie. Bauen Sie Zufallsbegegnungen als Extra, entweder zum Kennenlernen oder gegen Ende des Events ein.

Indem Sie beispielsweise zu Beginn des Events für eine Icebreaker-Session auf spielerischer Basis sorgen, können sich die Teilnehmer:innen kennenlernen. Gegen Ende des Events bietet sich das Speed-Networking Feature an, um für zufällige Begegnungen zu sorgen und der Realität von Live-Events gerechter zu werden. Warum gegen Ende? Erst nach der eigentlichen Netzwerkveranstaltung haben die meisten Teilnehmer:innen Zeit, um die Geschäftsbeziehung weiter auszubauen.

Auf welchen Events lohnen sich solche Formate besonders?

In digitalen Branchen ist das Speed Networking aus der B2B-Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Aber auch in anderen Branchen ist das Speed Networking ein beliebtes Netzwerk-Format. 

Dazu gehören folgende Tätigkeitsbereiche: 

• Informationstechnologie und Programmierung
• Handel und B2B Kommunikation in den verschiedensten Wirtschaftsbereichen
• Alumni Verbände, Universitäten und Nichtregierungsorganisationen
• Online Marketing und Affiliate Marketing

Neben der Branche, eignen sich auch bestimmte Event-Formate besser für diese Art von Networking als andere. 

Besonders nützlich ist das Speed Networking für:

• Digitale Berufsmessen
• Konferenzevents
• Digitale Investoren-Vernetzung
• Hybride Formate, als Vorbereitung für physische Eventbestandteile
• Meet-Ups und Camps 

Digitale Events setzen nicht auf Zufallstreffer, sondern ermöglichen gezieltes Netzwerken – bis jetzt! Sorgen Sie für ein Rundum-Paket für Ihre Event Teilnehmer:innen, das beides ermöglicht. Mit der Speed-Networking Funktion können Sie auch bei virtuellen Events neben effizientem Networking auch für Zufallskontakte sorgen. Das neue Converve Feature simuliert ähnlich einer Kaffeepause das zufällige Treffen mit anderen interessanten Teilnehmer:innen. 

Kontaktieren Sie jetzt unser Team von Converve und besprechen Sie mit unseren Spezialisten, wie Sie Ihr virtuelles oder hybrides Event mit effizientem Networking und Zufallsbegegnungen umsetzen können!