Vom Event zur Community – Diesen Trend sollten Eventmanager in 2022 nicht verschlafen

Ihr Online-Event war ein voller Erfolg, aber wie können Sie sich die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer auch an den restlichen Tagen des Jahres sichern? Wie garantieren Sie, dass die Kunden von heute sich auch morgen noch zu Ihren Veranstaltungen anmelden? Mit 365-Tage-Events schaffen Sie eine Plattform, auf der Ihre Kunden das ganze Jahr über aktiv bleiben und Sie sich eine starke digitale Gemeinschaft aufbauen können. 

365-Tage-Event-Communitys liegen im Trend und auch Converve setzt bereits Community Plattformen erfolgreich um. Was genau ist eine 365-Tage-Event-Community und welchen Nutzen ziehen Sie daraus? Mit diesem Beitrag möchten wir einen Überblick über das Thema vermitteln und zeigen, inwiefern Converve Ihnen bei der Umsetzung Ihrer eigenen 365-Tage-Event-Community helfen kann.

Was ist eine Community? 

Unter dem Wort Community versteht man eine Gemeinschaft von Menschen, die ein gemeinsames Ziel oder einen Zweck verfolgen, gleiche Interessen pflegen oder dieselben Wertvorstellungen teilen. In der Regel treffen wir auf den Begriff Community in Verbindung mit den sozialen Netzwerken. Denn gerade der Online-Bereich bietet viele Plattformen, auf denen sich Gruppen mit gemeinsamen Interessen finden und austauschen und aus denen sich feste Communitys entwickeln können. 

Unter einer Community lässt sich also eine besondere Art von Gruppe verstehen, die sich durch ein starkes Zugehörigkeitsgefühl auszeichnet. Innerhalb einer Community können Mitglieder einen Beitrag leisten und etwas bewirken, sie fühlen sich respektiert und gebraucht. Anders als eine herkömmliche Gruppe hat eine Community einen bestimmten Schwerpunkt – eine gemeinsame Leidenschaft oder ein Bedürfnis. Dabei stützt sich eine Community auf starke Beziehungen, deren Aufbau mitunter viel Zeit in Anspruch nimmt und daher in der Regel lange bestehen bleibt.

Zu viele Event-Marketer unterscheiden nicht zwischen einer Community, einer herkömmlichen Gruppe, Menschenmenge oder einem Publikum. Dabei liegen hier durchaus Unterschiede vor: 

• Bei einer Gruppe handelt es sich in der Regel um zwei oder mehrere Personen, die durch eine soziale Beziehung miteinander verbunden sind. Beispiele sind Freunde, Familie, Mannschaftskameraden oder Musikliebhabern.
• Eine Menschenmenge ist insbesondere eine große Gruppe von Menschen, die sich oft in unkontrollierter Weise und generell nur für einen kurzen Zeitraum versammelt. Das kann ein Fußballspiel, eine Theateraufführung oder ein politischer Protest sein. 
• Bei einem Publikum handelt es sich ebenso um eine große Gruppe, die aber in der Regel engagierter ist und oft längerfristig bleibt – Medienunternehmen sprechen oft von ihrem Zielpublikum.

Die Eventbranche eignet sich hervorragend für den Aufbau von Menschenmengen, mit denen über einen Zeitraum von beispielsweise drei Tagen eine transaktionale Beziehung besteht, die aber während der anderen 362 Tage im Jahr völlig ungenutzt bleibt. Um dieses wertvolle Potenzial nicht länger ungenutzt zu lassen, hat sich ein Trend weg von der Einmal-Veranstaltung hin zur 365-Tage-Event-Community entwickelt. 

Der Ansatz: Das zeitlich definierte Event ist nur noch der Höhepunkt der Gesamtveranstaltung. Die Events laufen über das ganze Jahr auf verschiedenen Kanälen weiter, indem die Themen als eine Kombination aus physischer Verfügbarkeit, Content und digitaler Kommunikation sowie Networking verlängert werden. Denn die Digitalisierung bietet uns die Chance, die Grenzen einer Veranstaltung aufzulösen und einfach 365 Tage im Jahr für die Event-Community erreichbar zu sein.

Woher kommt der Wandel vom Einweg-Event zur 365-Tage-Event-Community?

Präsenzveranstaltungen werden ohne Zweifel immer ein Highlight und ein besonderes, emotionales Erlebnis bleiben. Dennoch liegt das Hauptaugenmerk der Event-Marketer immer stärker auf virtuellen Events, die sich spätestens seit der Pandemie zum Kommunikationskanal der Wahl entwickelt haben. Denn virtuelle Events sind krisensicher und können sich flexibel den aktuellen Ereignissen anpassen, weil die Umstellung von Formaten und Zeitplänen erheblich erleichtert wird. 

Zudem liefern virtuelle und hybride Events wertvollen und bereits produzierten Content für eigene Podcasts, Videokanäle, Webinarreihen und vieles mehr. Auf diese Weise können Zielgruppen deutlich häufiger und intensiver erreicht werden. Daher sehen immer mehr Event-Marketer große Chancen darin, anstatt auf eine kurze Einmal-Veranstaltung, auf eine 365-Tage-Event-Community zu setzen, in der sich Inhalte und Produkte einfach verlängern lassen und den Teilnehmern als On-demand-Angebot über das Event hinaus zur Verfügung stehen und eine ganzjährige Interaktion gepflegt werden kann.

365-Tage-Event-Community: Was sind die Vorteile? 

Physische und größere Online-Veranstaltungen sind ein zuverlässiges Instrument, um Menschen zusammenzubringen und Beziehungen aufzubauen. Um diese wertvollen Verbindungen und das entwickelte Vertrauen in die Marke über das ganze Jahr hin aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu stärken, bieten sich 365-Tage-Event-Plattformen an. 

Denn durch die kontinuierliche Pflege Ihres Stammpublikums ergeben sich viele wichtige Wettbewerbsvorteile für Sie. So ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein bereits bestehender Kunde erneut zu einem Ihrer Events anmeldet, deutlich höher und mit weniger Aufwand verbunden, als dass aus einem Interessenten ein Neukunde wird. Durch das starke Vertrauen in Ihre Marke wird Ihre zufriedene und treue Community Ihre Events weiterempfehlen und auf diese Weise neue Kunden für Sie generieren.

Durch den Aufbau und die Pflege einer 365-Tage-Event-Community können Sie außerdem verhindern, dass Ihre Teilnehmer auf kurz oder lang abwandern und sich anderen Veranstaltungen zuwenden. Denn Sie fördern das ganze Jahr über die Teilnehmerbindung und halten ihre Kunden kontinuierlich bei der Stange. Mit einem 365-Tage-Ansatz laufen wertvoll aufgebaute Netzwerkverbindungen nach dem Event also nicht mehr ins Leere, sondern bleiben auf Ihrer Plattform bestehen. Bleibt Ihnen Ihr Stammpublikum treu, benötigen Sie auch weniger Marketingbudget, um neue Teilnehmer zu akquirieren. So steht Ihnen mehr Marketingbudget zur Verfügung, das in die Pflege der Teilnehmer-Loyalität einfließen kann. Mit einer starken Teilnehmerbindung erschweren Sie es zudem Ihrer Konkurrenz auf dem Markt Fuß zu fassen. 

Durch eine Always-on-Strategie stehen Ihre Inhalte und Produkte der Community immer zur Verfügung und Sie erreichen ein größeres und engagierteres Publikum. Darüber hinaus können Sie dank digitaler Tools mehr Daten und Einblicke über Ihre Teilnehmer sammeln und herausfinden, welche Wünsche und Ansprüche sie an Ihre Produkte und Inhalte stellen. Auf dieser Grundlage haben Sie dann die Möglichkeit, immer wieder neue und individuell zugeschnittene Erlebnisse für Ihre Nutzer zu schaffen – ähnlich wie bei Netflix, Amazon oder Spotify. 

Ein weiterer Vorteil einer 365-Tage-Event-Community besteht darin, dass Ihre Einnahmen nicht länger ausschließlich von physischen Veranstaltungen oder größeren Online-Events abhängen. Sie haben die Möglichkeit Ihren Ausstellern eine ganzjährige Präsenz auf Ihrem Marktplatz anzubieten und zudem über Sponsoring, etwa von Inhalten, Artikeln und Webinaren sowie durch Werbung oder mobile Benachrichtigungen weiteren Umsatz zu generieren. Je größer der Anteil Ihrer digitalen Einnahmen ist, desto krisensicherer sind Sie zudem aufgestellt.

Die Vorteile von 365-Tage-Events im Überblick

• Förderung der Teilnehmerbindung und -loyalität 
• Aufbau von Vertrauen in die Marke 
• Weiterempfehlung der Events: Teilnehmerwachstum
• Nutzung von On-demand-Angebot
• Mehr Daten und Einblicke über Teilnehmer
• Umsatzwachstum
• Nachhaltigkeit (keine Anreise der Teilnehmer etc.)
• Krisensicher und flexibel
• Förderung der Wettbewerbsfähigkeit

Ganzjährige Interaktion: Wie Sie Berührungspunkte mit ihrer Community schaffen

Die Vorteile einer 365-Tage-Event-Community liegen auf der Hand. Doch wie verlängern Sie nun Ihr eigenes Event von einem oder wenigen Tagen auf ein ganzes Jahr und wie bauen Sie neben Ihrem Veranstaltungsportfolio erfolgreich eine ganzjährige Community auf? Nun, beim Wechsel von einem Event- zu einem Community-Modell sollten Sie zunächst auf das schauen, was Ihnen bereits als Grundlage zur Verfügung steht: 

• E-Mail-Datenbank
• Bestehende Social-Media-Kanäle
• Ausstellerstamm
• Webinare & Workshops

Auf der bereits bestehenden Infrastruktur lässt sich nach und nach eine 365-Tage-Strategie entwickeln. 

Aber beachten Sie dabei: 365-Tage-Events basieren nicht nur auf Technologie, es bedarf eines Wertversprechens, mit dem sich Ihre Teilnehmer identifizieren können und was letztendlich aus einer breiten Ansammlung von Individuen eine wirklich definierbare Gemeinschaft macht. 

Wie erfüllt Ihr Produkt die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe?

Mithilfe von Umfragen innerhalb Ihrer bereits bestehenden Datenbank können Sie unter anderem herausfinden, wie Sie Ihrer Community Mehrwerte bieten und welche Produktmerkmale Ihrer Community besonders wichtig sind. Das können unter anderem Preise und Angebote, technische Neuerungen, Kundensupport, Produktinformationen oder Testimonials sein. Auf den Ergebnissen lässt sich dann Ihr 365-Tage-Event auf die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden zuschneiden. Wodurch sich letztendlich Veranstaltungsteilnehmer zu einer Community zusammenführen lassen. 

Ein Beispiel: Fragen Sie Ihre Datenbank, welche Unternehmen Ihrer Meinung nach die interessantesten und einflussreichsten der Branche sind? Laden Sie anschließend Speaker dieser Unternehmen zu Ihren Online-Events ein und integrieren Sie diese als Testimonials in Ihre Community. 

Aber nur mit einer Vorab-Recherche werden Sie nicht weit kommen. Durch das Testen verschiedener Arten von Inhalten und Nachrichten können Sie jeden Tag mehr über Ihre Community herausfinden und lernen. Hören und verfolgen Sie zudem kontinuierlich, was in Ihrer Community gerade gut ankommt und was nicht. Entwickeln Sie Inhalte, die genau darauf abzielen und die Sie dann wieder an die Community ausspielen können. 

So pflegen Sie Ihre 365-Tage-Event-Community

Für die Pflege einer lebendigen 365-Tage-Event-Community benötigen Sie guten Content, starke Vernetzungsmöglichkeiten und einen aktiven Marktplatz.

Der Content

Inhalte sind das Lebenselixier Ihrer Community. Denn hier können Sie Ihr Wertversprechen jeden Tag mit neuem, nützlichen Content für Ihre User erlebbar machen. Es sind die Inhalte, die Ihre Social-Media-Kanäle attraktiv halten, die dafür sorgen, dass Ihre E-Mail-Newsletter geöffnet werden und die neue Zielgruppen über Suchmaschinen anziehen. In der heutigen Zeit ist der Markt überflutet von Content, umso wichtiger ist es, Ihrer Zielgruppe ganz genau zuzuhören, um Inhalte anzubieten, die einen echten Mehrwert für Ihre Community schaffen. Dabei haben Sie viele Möglichkeiten, Ihren Content über eine Reihe von Formaten auszuspielen:

• Social Media Kanäle
• Newsletter
• Podcast, Vlog oder Blog
• Checklisten
• E-Books & Guides
• Kostenrechner-Tool
• Infografiken
• Trend Reports & Whitepaper
• Studien & Umfragen
• Wettbewerbe & Quizze
• Influencer Kooperationen & Markenbotschafter akquirieren
• Webinare / Workshops / Livestreams
• Produktvideos / How-to-Videos etc.
• Community Foren
• Testimonials
• News Meldungen aus der Branche
• Interviews mit Branchenvertretern

Wer eine erfolgreiche 365-Tage-Event-Community aufbauen möchte, sollte seine Community pflegen und regelmäßig mit hochwertigen Inhalten versorgen. Hier sind journalistische Fähigkeiten, die Bereitschaft, mit verschiedenen Multimedia-Formaten zu experimentieren und die Einsicht, auf die Ergebnisse der Analyse zu vertrauen, unumgänglich. Doch der beste Content nützt Ihnen nichts, wenn keiner davon erfährt. Sie sollten Ihre Inhalte daher zum Beispiel durch

• SEO-orientierte Artikel, 
• über Soziale Medien 
• Hashtags vergeben
• How-to-Post verschicken
• Weekly Chats durchführen
• oder durch E-Mail-Marketing verbreiten. 

Vernetzungsmöglichkeiten schaffen (Networking)

Eine weitere wichtige Rolle beim Aufbau einer Community besteht darin, hochwertige Verbindungen unter den Teilnehmern herzustellen. Denn als Event-Marketer sollten Sie sich nicht nur als Organisator, sondern auch als Vermittler zwischen den Menschen innerhalb der Community verstehen. Eines Ihrer Ziele ist es, ein ganzjähriges Networking-Erlebnis zu schaffen, ebenso wie es das Publikum auch von der Teilnahme an einer Einmal-Veranstaltung kennt. Dabei reicht es allerdings nicht aus, einfach nur die Technologie zur Verfügung zu stellen, die es den Menschen ermöglicht, sich zu vernetzen, es bedarf ebenfalls gewisser Methoden, um Vernetzungsmöglichkeiten zu schaffen.

Beispiele Networking-Instrumente:

• Community-Gruppen nutzen, um Diskussionen über Nischenthemen zu fördern.
• Online-Treffen von Mikro-Communitys durchführen, die nach Themen oder geografischen Gesichtspunkten kategorisiert werden.
• Meet and Greet Bereiche mit den Rednern einrichten
• Concierge Service vereinbaren, um ein Treffen zwischen Käufern und Verkäufern zu fördern (Hosted Buying)

Bei der Vernetzung Ihrer Community sollten Sie unbedingt auf die erhobenen Daten zurückgreifen, die Sie haben, um zu verstehen, was ihre Community braucht und mithilfe von Matchmaking genau die Personen ganz gezielt zusammenzubringen, die voneinander profitieren können.

Ein reger Marktplatz

Ein Marktplatz ist heute ein wesentlicher Baustein, um ein Omnichannel-Erlebnis zu schaffen. Denn Käufe und Verkäufe warten nicht auf das eine Event. Um ganzjährige Geschäftsbeziehungen zu ermöglichen, sollten Sie daher einen Marktplatz im Portfolio haben, mit dem Sie Ihrer Community jederzeit eine Kombination aus persönlichen und digitalen Transaktionen ermöglichen. So können Käufer nahtlos zwischen digitalen und persönlichen Erlebnissen wechseln, ganz wie es ihnen beliebt. 

Aber eines sei noch gesagt: Sie können Ihrer Community eine Plattform bieten, Sie können Ihre Community unterstützen und den Austausch untereinander erleichtern, aber die goldene Regel lautet: Sie können Ihre Community nicht besitzen oder kontrollieren. Denn erfolgreiche Communitys führen ihr eigenes Leben. 

Wie können Sie Ihre Community übers Jahr mit Inhalten versorgen? 

Damit Sie sich grob ein Bild davon machen können, wie eine 365-Tage-Event-Community funktionieren kann, werfen Sie einen Blick auf die nachfolgende Animation. 

Die beiden großen Events, hier zu Beginn und am Ende des Jahres, finden in regelmäßigen Abständen auf der Event-Plattform statt und stellen besondere Highlights innerhalb Ihrer Strategie dar. Über das Jahr verteilt, werden dann immer wieder kleinere Event-Formate zum Beispiel in Form von Webinaren, Livestreams oder Workshops angeboten, die die Community dazu ermutigen, immer wieder auf der Plattform vorbeizuschauen und sich mit anderen Teilnehmern auszutauschen. Die Möglichkeit des Networkings innerhalb der Community ist das gesamte Jahr über freigeschaltet, in der Animation wird dieser Bereich durch die lilafarbene Fläche repräsentiert. Die große hellblaue Bubble umfasst das große Ganze und stellt die gesamte 365-Tage-Event-Community dar.

Mit Converve Ihr 365-Tage-Event-Community aufbauen

Steht die Strategie für Ihre 365-Tage Event-Community, dann geht es im nächsten Schritt darum, die passende Technik für die Umsetzung zu finden, die allen Ihren Anforderungen entspricht. Als einer der führenden deutschen Anbieter für Event Software für B2B Matchmaking und Networking können wir bei Converve gemeinsam mit Ihnen alle Aufgaben Ihrer Eventplanung realisieren. Denn wir setzen bereits 365-Tage-Event-Plattformen um und verfügen über die richtigen Tools und Methoden, die Sie benötigen, um eine aktive Community aufzubauen. 

Community-Plattformen werden in der Zukunft eine bedeutende Rolle spielen, weil sie bei der Kundenbindung von großer Bedeutung sein können. Auch in Krisenzeiten können Sie so Reichweite und Akzeptanz für Ihre Marke generieren.

Erfahren Sie in einer kurzen Demo, wie Sie Converve als maßgeschneiderte Lösung für Ihre Events & Community nutzen können.